第1篇 文件管理制度范本
1、文件管理人員收到文件后，要立即登記，填寫文件處理單，及時(shí)送分管主任批辦。
2、批辦后的文件，要根據(jù)批辦意見及時(shí)辦理或傳閱，保證在盡可能短的時(shí)間內(nèi)傳閱完畢，并將文件處理結(jié)果填寫在文件處理單上，及時(shí)送交領(lǐng)導(dǎo)閱知。
3、密級(jí)文件不準(zhǔn)在個(gè)人手里過夜，不得帶到家中或公共場所，借閱文件要嚴(yán)格完備手續(xù)。
4、對上級(jí)文件（包括領(lǐng)導(dǎo)人講話）未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印，經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)印的要搞好登記、編號(hào)，將復(fù)印件及時(shí)收回，不得遺失。
5、中央、省市委文件、領(lǐng)導(dǎo)人講話，每年清退一次，按規(guī)定到指定地點(diǎn)銷毀。留存文件和有保存價(jià)值的材料，要及時(shí)搞好立檔工作。
第2篇 某事業(yè)單位文件管理制度
事業(yè)單位文件管理制度
一、文件統(tǒng)一由秘書科管理。
二、文件的起草,要全面、客觀、完整體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖,合理使用文種,重點(diǎn)突出,觀點(diǎn)鮮明,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚。
三、文件在送領(lǐng)導(dǎo)審批或簽發(fā)之前,須經(jīng)辦公室主任和秘書科有關(guān)人員校核。
四、重要文件由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),一般事務(wù)性文件,可由主持日常工作或分管工作的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā),聯(lián)合行文,需由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)主管負(fù)責(zé)人會(huì)簽。
五、辦公室的文件一律由辦公室主任簽發(fā),重要文件須報(bào)請主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同意。
六、未經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā),文件不能生效。
七、正式文件的標(biāo)印格式由秘書科審核重點(diǎn)把關(guān)。
八、正式行文應(yīng)加蓋機(jī)關(guān)印章。
九、簽收文件要逐件清點(diǎn),重要文件要逐頁查點(diǎn)。
十、登記文件須將標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、緩急時(shí)限、來文單位、發(fā)往單位、收發(fā)時(shí)間及處理情況等逐項(xiàng)登記清楚,以利查詢。
十一、需辦理的文件,由辦公室主任閱批,由秘書科根據(jù)批示及時(shí)辦理。
十二、嚴(yán)格登記手續(xù),隨時(shí)掌握文件去向,避免漏傳、誤傳和延誤。
十三、印發(fā)文件要做到文面清晰,字體適當(dāng),用紙規(guī)范,美觀大方。
十四、秘密文件的復(fù)制要嚴(yán)格遵守保密制度的規(guī)定。
十五、秘書科在每年三、四月份對上年度收進(jìn)和發(fā)出的秘密文件進(jìn)行清理和清退。
十六、具有查閱和保存價(jià)值的文件材料,辦理完畢后,由秘書科及時(shí)整理立卷,在下一年的上半年向檔案局移交。
第3篇 電子文件管理制度
電子文件管理制度
1.目的和適用范圍
為保證我公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全順利運(yùn)行,提高工作效率特制定本辦法。
本辦法規(guī)定計(jì)算機(jī)電子文件的編制、批準(zhǔn)、傳遞、反饋、歸檔、作廢等要求。
本辦法的規(guī)定適用于我公司局域網(wǎng)電子文件的管理。
2.術(shù)語
電子文件:相對于紙質(zhì)文件而言,凡將儲(chǔ)存、編輯、使用于計(jì)算機(jī)媒體的信息,如文件、表單、記錄等,均稱為電子文件。
3.職責(zé)
3.1人事行政部負(fù)責(zé)局域網(wǎng)的建立和系統(tǒng)運(yùn)行的維護(hù)管理,以及各部門計(jì)算機(jī)的維護(hù)管理。
3.2各部門按本規(guī)定執(zhí)行。
4.管理內(nèi)容和要求
4.1局域網(wǎng)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的建立
4.1.1操作系統(tǒng)的應(yīng)用
a)服務(wù)器安裝windowsnt4.0
b)客戶機(jī)安裝windows98第二版,需要時(shí)可安裝windows2000/*p/me等。
4.1.2基本應(yīng)用軟件
a)office2000/*p辦公自動(dòng)化軟件
b)autocad2000計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)軟件
4.1.3操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的安裝必須由人事行政部微機(jī)維護(hù)技術(shù)員同意或在其指導(dǎo)下方可進(jìn)行安裝和卸載。
4.2網(wǎng)絡(luò)軟件的建立和應(yīng)用
4.2.1我公司局域網(wǎng)電子文件的傳輸采用microsoftmail電子郵局進(jìn)行管理,該軟件安裝在windows98啟動(dòng)組程序中,隨系統(tǒng)自行啟動(dòng),各部門必須保證郵件箱在工作時(shí)間內(nèi)開放,任何單位不得自行改動(dòng)。
4.3網(wǎng)上鄰居的管理
4.3.1網(wǎng)上用戶的設(shè)置具體見附表1《計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)編號(hào)及用戶名稱對稱表》
4.3.2網(wǎng)上鄰居中各部門在服務(wù)器中設(shè)專用文件夾,各部門把有關(guān)文件分類歸檔。
4.3.3設(shè)定訪問權(quán)限分類控制。
4.4電子文件的管理
4.4.1電子文件的管理不能違背質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件和資料、質(zhì)量記錄等控制程序的規(guī)定,編制必須以擴(kuò)展名為.txt、.doc、.*ls、.eml、.dwg文件方式進(jìn)行編寫。
4.4.2電子文件的發(fā)放采用局域網(wǎng)郵件進(jìn)行發(fā)放,審核、審批處加蓋受權(quán)為專用電子印章或電子簽名后方可有效。具體流程見附件。
4.4.3各部門收到電子文件后,必須進(jìn)行文件回復(fù)以確保你部門正常收到電子文件。
4.4.4作好電子文件收發(fā)登記工作,發(fā)放文件有專用文件夾,接收文件有專用文件夾,作廢文件由使用者按時(shí)刪除。
4.4.5電子文件不允許自行進(jìn)行更改,必須由編制單位提請《文件更改申請單》報(bào)品質(zhì)管理小組審核、管理者代表批準(zhǔn)后,由品質(zhì)管理小組進(jìn)行整體更改。
4.4.6電子文件有效性由文件發(fā)放部門對文件的有效性進(jìn)行檢查,并添寫《電子文件有效性檢查記錄》。
4.4.7由發(fā)文部門負(fù)責(zé)把回復(fù)存到專用文件夾中,做為收發(fā)文登記。
4.4.8上級(jí)部門郵件的處理方式,當(dāng)收到上級(jí)部門發(fā)來的郵件時(shí)由人事行政部網(wǎng)關(guān)計(jì)算機(jī)負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門,相關(guān)部門要對文件的有效性進(jìn)行反饋,最后按文件要求發(fā)回上級(jí)部門。
4.4.9對于標(biāo)準(zhǔn)、顧客圖樣和技術(shù)條件等外來文件和資料必須在5個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行評審和轉(zhuǎn)化,并填寫《外來文件和資料評審表》。
4.5局域網(wǎng)質(zhì)量體系文件的控制
4.5.1電子文件不違背《質(zhì)量體系文件和資料控制程序》、《質(zhì)量記錄控制程序》要求,以“電子文件為主、紙質(zhì)文件為輔”的原則。
4.5.2質(zhì)量體系文件和資料、質(zhì)量記錄樣式均以質(zhì)量檢驗(yàn)科計(jì)算機(jī)中《網(wǎng)上鄰居-正式版qms文件》為有效受控版本,其他部門和單位計(jì)算機(jī)中復(fù)制的文件和記錄表樣均為非受控版本,不得在體系運(yùn)行中使用。如需要,必須經(jīng)綜合辦確認(rèn)同意,管理者代表批準(zhǔn),印制紙質(zhì)文件,并加蓋受控印章后下發(fā)到使用部門和人員。
4.5.3計(jì)算機(jī)中與質(zhì)量管理體系相關(guān)的所有文件夾和文件名稱的命名應(yīng)采用實(shí)名、全稱或簡稱的方式,避免采用數(shù)字、字母代號(hào)和個(gè)性化的名稱;以防止文件和資料的混亂、丟失和無意中刪除。
4.5.4對于保密和未經(jīng)授權(quán)不得閱讀的文件和資料,必須進(jìn)行文檔加密和標(biāo)識(shí)。
4.5.5對于重要文件和資料必須設(shè)置為“只讀”屬性,以避免無意中被修改。
4.6計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全
4.6.1每臺(tái)計(jì)算機(jī)必須安裝瑞星2002、金山毒霸、kv3000等正版殺毒軟件;并定期進(jìn)行查毒和殺毒,需要時(shí),由人事行政部微機(jī)維護(hù)技術(shù)員進(jìn)行。
4.6.2對一些保密的電子文件要進(jìn)行加密處理,可使用office2000文件加密工具或者其他windows98操作系統(tǒng)下的文件加密工具。
4.7電子文件的備份
4.7.1客戶機(jī)要每季度對電子文件進(jìn)行備份,其備份方式可視情況自行確定。
4.7.2服務(wù)器中歸檔后的重要文件要在半年內(nèi)或服務(wù)器儲(chǔ)存空間接近臨界容量時(shí),要刻錄光盤備份,并進(jìn)行分類保管。
5.相關(guān)文件和記錄
《電子文件有效性檢查記錄》
第4篇 調(diào)度中心文件信息資料管理制度
一、文件、信息、資料的登記:
接收上級(jí)的來電、文件、傳真及各礦上傳或報(bào)送的資料應(yīng)立即登記,認(rèn)真填寫《文件信息接收報(bào)送登記表》。
二、文件、信息、資料的報(bào)送:
1、每天白班收到上級(jí)來電、文件、傳真等,應(yīng)立即送局辦公室。
2、每天白班收到各礦上傳的文件、傳真或其它資料,應(yīng)于當(dāng)天下班前送局辦公室。
3、每天夜班收到上級(jí)下發(fā)的文件、傳真,應(yīng)立即把相關(guān)內(nèi)容電話通知分管領(lǐng)導(dǎo),按分管領(lǐng)導(dǎo)的指示及時(shí)或于第二天早8:30分之前報(bào)送到局辦公室。
4、每天夜班收到各礦報(bào)送的文件、傳真、資料等,應(yīng)于第二天早8:30分之前報(bào)送到局辦公室。
三、文件、資料的傳達(dá):
1、以傳真電文形式下傳:電話通知各礦調(diào)度員接收傳真,記錄接收人姓名,填寫《轉(zhuǎn)發(fā)文件(傳真)登記簿》。
2、復(fù)印文件(傳真)形式下發(fā):電話通知各礦來局調(diào)度中心取文件,記錄接收通知人姓名,填寫《發(fā)放文件(傳真)登記簿》。要求來取人員簽字。
四、文件、資料的存檔:
將存檔文件按要求填寫文件索引目錄,以電子文檔形式保存,然后將文件分類保存至檔案柜。
五、文件、資料的梳理、存檔、報(bào)送職責(zé):
1、各類表格、記錄的內(nèi)容由當(dāng)班相關(guān)人員填寫。
2、每天接收各礦井(公司)向局上報(bào)的資料,由當(dāng)班相關(guān)人員負(fù)責(zé)梳理、匯總、報(bào)送、存檔。
第5篇 變電所文件管理制度
1.目?? 的: 為加強(qiáng)文件管理工作, 使文件在生產(chǎn)過程中有效實(shí)施，確保生產(chǎn)過程可控和文件的充分、適宜、有效性，特制定本制度。
2.適用范圍：適用于與供電車間有關(guān)的所有文件的控制。
3.職??? 責(zé)：
3.1車間文件管理員負(fù)責(zé)管理車間所有文件，對文件的版本、發(fā)放、變更、作廢等管理活動(dòng)負(fù)責(zé)。
3.2各班段工程師（技術(shù)員）根據(jù)生產(chǎn)過程負(fù)責(zé)編制本班段三級(jí)文件，對文件的正確性、全面性負(fù)責(zé)。
3.3各班段段長負(fù)責(zé)評審、監(jiān)督、考核本班段三級(jí)文件的執(zhí)行。
3.4車間分管主任負(fù)責(zé)檢查分管班段文件的充分性、適宜性、有效性。
4．文件的編制、審核、批準(zhǔn)：
4.1文件編制
4．1．1各班段工程師（技術(shù)員）負(fù)責(zé)本班段所有相關(guān)文件的編制工作，做到每個(gè)生產(chǎn)過程有文件支持。段長組織本段工作負(fù)責(zé)人、有經(jīng)驗(yàn)的工人評審制定的文件。
4．1．2安檢員負(fù)責(zé)安全管理文件的編制工作。
4．1．3工會(huì)主席負(fù)責(zé)辦公類文件的編制工作。
4．2文件的審核：
車間主任負(fù)責(zé)生產(chǎn)、技術(shù)、安全方面文件的審核簽字。
4．3文件的批準(zhǔn)：
4．3．1編制審核完的文件上報(bào)公司主管副經(jīng)理或副總工程師批準(zhǔn)后執(zhí)行。
4．3．2車間制定的四級(jí)文件由各段工程師（技術(shù)員）編制，分管主任審核，上報(bào)車間主任批準(zhǔn)后執(zhí)行。
5．文件的標(biāo)識(shí)：
5．1車間級(jí)文件編號(hào)：sdrl-jcgd-[文件批準(zhǔn)發(fā)布年號(hào)]-文件序號(hào)
5．2班組級(jí)文件編號(hào)：
sdrl-jcgd-хх（本班段拼音開頭字母代碼）-[文件批準(zhǔn)發(fā)布年號(hào)]- 文件序號(hào)
6．文件的發(fā)放、使用及保管
6．1車間及各班段（所）的文件管理嚴(yán)格按公司《管理手冊》、《文件控制程序》及車間制定的《文件管理制度》執(zhí)行。
6．1．1車間及班段（所）受控文件清單填寫規(guī)范、無空項(xiàng)，并經(jīng)責(zé)任人簽字。
6．1．2車間及班段（所）紙版文件資料柜統(tǒng)一管理，電子版文件保存在車間及班段（所）oa網(wǎng)指定位置，落實(shí)責(zé)任人。
6．1．3車間及班段（所）修改文件：文件作局部文字更改及需大幅修訂時(shí)，應(yīng)按新文件重新報(bào)批，報(bào)批后一周內(nèi)工程技術(shù)人員組織段（所）學(xué)習(xí)，段（所）長考核并有考核記錄。
6．1．4車間及班段（所）新增加文件報(bào)批后一周內(nèi)工程技術(shù)人員組織段（所）學(xué)習(xí)，段（所）長考核并有考核記錄。
6．1．5車間及班段（所）應(yīng)是最新版本的受控文件清單。
6．2車間的黨政文件及外來文件的接收與傳閱由工會(huì)主席填寫《收文登記簿》，車間內(nèi)部文件由文件管理員負(fù)責(zé)發(fā)放、回收。文本形式的文件發(fā)放要填寫《發(fā)文登記表》，記錄發(fā)放人員名單；電子版形式的文件在上傳公司oa辦公網(wǎng)時(shí)，先填寫《發(fā)文登記表》，記錄發(fā)放人員名單，再通過電話確認(rèn)、記錄收文人姓名。電子版文件由文件管理員加密上傳到oa網(wǎng)，不能隨意改動(dòng)。收到文件的班組填寫《收文登記簿》，有宣貫記錄。
6．3各類外來文件（包括法律、法規(guī)及其他要求），都須加蓋紅色“受控”印章，填寫《發(fā)文登記簿》和《收文登記簿》并保存。
6．4上述文件如需打印，可由文件管理員填寫《文件打印、復(fù)印、速印審批單》，經(jīng)部門(單位)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)打印后發(fā)放，做好發(fā)放記錄，由領(lǐng)取人簽字。
6．5公司內(nèi)部使用的體系文件都屬受控文件，在發(fā)放受控文件時(shí)應(yīng)加蓋“受控”印章，
紙版文件發(fā)放應(yīng)注明分發(fā)號(hào)。
6．6受控文件不得隨意自行復(fù)印。如需要時(shí)，使用者經(jīng)車間主任批準(zhǔn)后，向車間技術(shù)組文件管理員領(lǐng)用。
6．7文件因破損嚴(yán)重而影響使用時(shí)，使用者應(yīng)到車間辦理文件更換手續(xù)，換發(fā)的文件可使用原文件的分發(fā)號(hào)。
6．8各段工程師（技術(shù)員）每半年識(shí)別法律、法規(guī)和其他要求，并對其適用性進(jìn)行評審，填評審記錄。新增、更換的法規(guī)和其他要求上報(bào)車間技術(shù)主任、文件管理員，文件管理員變更車間法律法規(guī)清單。
7．文件的更改：
7.1文件需要更改時(shí)，由各段工程師（技術(shù)員）說明更改原因后報(bào)車間文件管理員，由文件管理員填寫《文件更改通知單》方可執(zhí)行。
7.2文件作局部文字更改時(shí)，應(yīng)將被修改文字或數(shù)據(jù)用雙線劃去；并在臨近適當(dāng)?shù)奈恢脴?biāo)明修改內(nèi)容，修改者、批準(zhǔn)人及批準(zhǔn)年、月、日。
7.3當(dāng)文件需大幅修訂時(shí)，應(yīng)予以換頁或換版。原頁或原版文件作廢，換發(fā)新頁或新版本。
7.4文件更改的審批及發(fā)放管理，按原文件的管理程序辦理，當(dāng)采用換頁或換版方式時(shí)，應(yīng)在發(fā)放新頁或新版的同時(shí)，收回舊頁或舊版文件。
8文件的作廢
8.1文件作廢時(shí),文件管理員應(yīng)按原《發(fā)文登記薄》名錄逐一收回,電子版文件由文件管理員統(tǒng)一刪除,更新后的電子版文件由車間文件管理員上傳至oa網(wǎng),做發(fā)文登記,,班組做好收文 記錄，以防止誤用。
8.2作廢紙版文件銷毀時(shí)應(yīng)經(jīng)系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并填寫《文件回收、銷毀記錄》后方可銷毀。
作廢保留文件由文件管理員在《作廢文件留用記錄》中注明，系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文件管理員加蓋 “作廢保留”印章后歸檔。
8．3作業(yè)現(xiàn)場不準(zhǔn)保存“作廢”的文件。
9文件的借閱：
各類文件的借閱應(yīng)由借閱人填寫《文件借閱記錄》由文件管理員簽字付出，歸還時(shí)需經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。文件的借閱時(shí)間最多為7天，如因需要延長應(yīng)再敘借。
10文件定期評審：
10.1文件管理員負(fù)責(zé)每年11月1日—12月30日期間，督促車間對車間級(jí)三級(jí)文件評審一次，(各班段負(fù)責(zé)評審本班段使用的各類三級(jí)文件)，必要時(shí)進(jìn)行修訂。文件評審的記錄由文件管理員負(fù)責(zé)保存。
10.2各班段技術(shù)員負(fù)責(zé)每年11月1日—12月30日期間，評審本班段使用的各類三級(jí)文件，必要時(shí)進(jìn)行修訂。文件評審的記錄由本班段負(fù)責(zé)保存。
11考核辦法
11．1? 主任、分管主任每季對車間及各班段（所）進(jìn)行一次文件管理檢查。（注：標(biāo)準(zhǔn)化檢查中進(jìn)行）。
11．2 《收文記錄簿》中少記、漏記、錯(cuò)記一處各扣1分。
11．3 在次月復(fù)檢中仍未按管理制度整改的一處扣5分。
11．4 各班段段長在實(shí)際工作中和年末對職工掌握的三級(jí)文件情況進(jìn)行考核，有考核記錄。
第6篇 iso9000文件-消防管理程序制度
公 司 程 序 文 件版號(hào): a
修改號(hào): 0
ej-qp4. 2消防管理程序頁碼: 1/3
1.目的:
加強(qiáng)消防工作的管理,貫徹以防為主的方針,確保小區(qū)人身財(cái)產(chǎn)的安全。
2.適用范圍:
適用于本小區(qū)的消防管理。
3.引用文件:
3.1質(zhì)量手冊第4.8、4.9、4.10、4.13章
3.2 iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4.8、4.9、4.10、4.13章
4.職責(zé):
4.1公司全體員工及分承包商員工為義務(wù)消防員;
4.2公司管理者代表為義務(wù)消防隊(duì)總指揮;
4.3保安服務(wù)部負(fù)責(zé)日常消防的預(yù)防工作;
4.4保安服務(wù)部主任檢查、監(jiān)督日常消防工作。
5.工作程序:
5.1成立義務(wù)消防隊(duì)。
5.1.1由保安服務(wù)部成立義務(wù)消防隊(duì),保安服務(wù)部主任即為義務(wù)消防隊(duì)負(fù)責(zé)人。
5.1.2將義務(wù)消防隊(duì)成員名單交給綜合辦公室備案。
5.1.3義務(wù)消防隊(duì)負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)有關(guān)消防工作的監(jiān)督和檢查。
5.2消防設(shè)備管理和檢查:
5.2.1根據(jù)深圳市消防局制定的《消防條例》,配備消防器材和設(shè)施。
5.2.2義務(wù)消防隊(duì)建立《消防設(shè)備登記表》和《消防設(shè)備平面圖》。
5.2.3對小區(qū)消防設(shè)施按《消防設(shè)備、設(shè)施標(biāo)識(shí)各檢查方法》標(biāo)出明顯標(biāo)記。
5.2.4每月保安服務(wù)部根據(jù)制定的《消防檢查制度》負(fù)責(zé)對消防設(shè)施進(jìn)行檢查,并在《消防器材設(shè)施檢查表》中作好記錄。
5.3消防檢查:
5.3.1保安服務(wù)部主任制定消防檢查制度,根據(jù)該制度對小區(qū)及地下車庫的消防情況進(jìn)行檢查,做質(zhì)量記錄。
5.3.1.1對損壞消防設(shè)施、器材的,要求先行修復(fù)并賠償損失。
5.3.1.2對違章使用、更改天然氣管道的,要求停止作業(yè),恢復(fù)原狀。
5.3.1.3對裝修使用易燃易爆物品的,責(zé)令停業(yè)使用,更換其它物品方可再施工。
5.3.1.4其它:視具體情況提出改進(jìn)要求。
5.3.2對違章情況由消防隊(duì)長提出《整改通知書》,發(fā)至相關(guān)單位,
限期改進(jìn)并跟蹤驗(yàn)證整改效果。
5.4消防知識(shí)培訓(xùn):
5.4.1對住戶的消防要求:
5.4.1.1通過發(fā)放《住戶須知》向住戶宣傳安全用電、用水、安全專用樓宇等常識(shí)。
5.4.1.2義務(wù)消防員必須接受消防技能培訓(xùn)。綜合辦公室組織義務(wù)消防隊(duì)消防知識(shí)的培訓(xùn),并將培訓(xùn)結(jié)果填寫在各人培訓(xùn)檔案。
5.4.2對員工每年學(xué)習(xí)消防知識(shí),增強(qiáng)消防意識(shí),學(xué)習(xí)內(nèi)容:公司制定的《消防檢查制度》、學(xué)習(xí)情況,參加人員要詳細(xì)記錄。
5.5消防演練:
5.5.1由保安服務(wù)部每年組織一次消防演練。
5.5.2由保安服務(wù)部主任擬制演練計(jì)劃,由管理者副代表批準(zhǔn)后,責(zé)成保安服務(wù)部實(shí)施。
5.5.3演練后,由保安服務(wù)部組織座談、總結(jié),將總結(jié)形成文字后上報(bào)綜合辦公室存檔。
5.6火災(zāi)事故處理:
5.6.1火災(zāi)事故處理程序參見《火災(zāi)應(yīng)急措施》。
5.6.2由保安服務(wù)部主任責(zé)成具體事故單位寫出火災(zāi)事故報(bào)告。
6.支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《消防檢查制度》 ej-wi-qp4.2-01
6.2《火災(zāi)應(yīng)急措施》 ej-wi-qp4.2-02
6.3《整改通知書》 &
nbsp; ej-wi-qp4.9-05
6.4《消防器材設(shè)施檢查表》 ej-qr-qp4.2-01
6.5《消防設(shè)備登記表》 ej-qr-qp4.2-02
6.6《消防設(shè)備、設(shè)施標(biāo)識(shí)和檢查方法》 ej-wi-qp4.2-03
6.7《火災(zāi)隱患檢查表》 ej-qr-qp4.2-03
6.8《消防設(shè)備、設(shè)施檢查卡》 ej-qr-qp4.2-04
6.9《消防設(shè)備平面圖》 ej-wi-qp4.2-04
6.10《消防演練計(jì)劃表》ej-qr-qp4.2-05
6.11《消防演練總結(jié)》ej-qr-qp4.2-06
6.12《消防值班記錄》ej-qr-qp4.2-07
6.13《消防系統(tǒng)的檢測和保養(yǎng)規(guī)程》ej-wi-qr4.2-05
第7篇 工程文件管理工作制度
1.總則
1.1本工作制度依據(jù)工程承建合同文件、國家和行業(yè)行政規(guī)章制度以及工程建設(shè)管理文件有關(guān)規(guī)定制訂。
1.2.本制度適用于建設(shè)單位單位、監(jiān)理單位(監(jiān)理機(jī)構(gòu))及承包商之間所有工程文件的傳遞與管理。
1.3.工程文件分類及其組成。
1.3.1設(shè)計(jì)文件。指由設(shè)計(jì)單位通過建設(shè)單位提供,或由建設(shè)單位提供,或按承建合同規(guī)定由承包商提供可用于工程實(shí)施的施工圖紙、設(shè)計(jì)說明書、技術(shù)要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及其相應(yīng)的設(shè)計(jì)修改通知,或按合同規(guī)定可由監(jiān)理工程師簽署的變更批示等文件。
1.3.2施工文件。指承包商根據(jù)工程承建合同規(guī)定或根據(jù)監(jiān)理文件要求必須報(bào)送監(jiān)理單位的施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)措施、施工計(jì)劃、材料供應(yīng)計(jì)劃、工程項(xiàng)目開工申請、工程檢測試驗(yàn)報(bào)告、合同支付報(bào)表、合同索賠與合同商務(wù)文件、各種工程施工問題請示以及與工程實(shí)施、竣工、維護(hù)等一切工程承建活動(dòng)有關(guān)的各種圖紙、報(bào)告、圖片和原始記錄、報(bào)表、材料與資料等。所有反映工程承建合同過程與工程承建活動(dòng)的文件。
其中由分包施工承包商蓋章并由承包商授權(quán)簽發(fā)的施工文件屬于二級(jí)施工文件。
1.3.3監(jiān)理文件。指監(jiān)理工程師在建設(shè)單位授權(quán)和按工程承建合同規(guī)定開展監(jiān)理工作所編制發(fā)布的文件,以及有關(guān)工程建設(shè)活動(dòng)的批復(fù)、簡報(bào)、通報(bào)、通知、規(guī)定、簽證以及協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要等,所有反映工程承包與建設(shè)監(jiān)理合同履行過程和建設(shè)監(jiān)理過程的文件。
1.3.4建設(shè)單位指示。指經(jīng)建設(shè)單位或建設(shè)單位有關(guān)部門依照工程承建合同和建設(shè)監(jiān)理文件規(guī)定簽發(fā)、下達(dá)、批轉(zhuǎn)的與工程建設(shè)活動(dòng)有關(guān)的紀(jì)要、簡報(bào)、通報(bào)、通知、規(guī)定、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、以及與此有關(guān)的各種文圖、函件等。
1.4.具有合同效力的一切工程文件,均以書面文件為準(zhǔn)。特殊情況下可先口頭或電話通知,并在二日內(nèi)補(bǔ)發(fā)書面文件。
1.5.除非建設(shè)單位另有指示或工程承建合同文件另有規(guī)定,否則不符合文件傳遞程序的文件,可能被視為非正式文件或無效文件而不具有合同所賦于的效力。由此所造成的工程延誤與合同責(zé)任,由責(zé)任方承擔(dān)。
2.設(shè)計(jì)文件管理
2.1建設(shè)單位提供用于工程實(shí)施的設(shè)計(jì)文件均為一式十八份,監(jiān)理審核備查及監(jiān)理工作留存二份,其中四份依照工程承建合同文件規(guī)定批轉(zhuǎn)承包商執(zhí)行。
2.2設(shè)計(jì)文件應(yīng)根據(jù)建設(shè)單位與設(shè)計(jì)單位簽訂的供圖計(jì)劃,按時(shí)提供給建設(shè)單位。監(jiān)理公司于收到建設(shè)單位設(shè)計(jì)文件后七天內(nèi)組織完成審核工作。對于需要修改的設(shè)計(jì)文件,提出修改意見,通過建設(shè)單位轉(zhuǎn)達(dá)回設(shè)計(jì)單位研究處理;審核合格圖紙,交承包商執(zhí)行。
2.3承包商對收到的設(shè)計(jì)文件應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)閱讀和檢查(包括核對所有的尺寸、高程和數(shù)量),對發(fā)現(xiàn)的或在作業(yè)實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)文件中存在的缺陷或錯(cuò)誤,應(yīng)在3天內(nèi)以書面通知監(jiān)理單位,供監(jiān)理工程師在施工前或該項(xiàng)作業(yè)實(shí)施前作出修改和補(bǔ)充,避免由此引起返工和造成損失。
2.4正式施工前設(shè)計(jì)文件必須經(jīng)過會(huì)審。
2.5施工過程中,若地形、地質(zhì)或其他自然條件發(fā)生了與設(shè)計(jì)文件不符的重大變化,承包商應(yīng)及時(shí)書面通知監(jiān)理單位,并提出處理或變更建議報(bào)監(jiān)理工程師審批。
2.6施工期間,監(jiān)理公司依據(jù)工程承建合同文件規(guī)定的建設(shè)單位授權(quán)所簽發(fā)的施工變更指示,承包商應(yīng)予執(zhí)行。
2.7除非合同文件另有規(guī)定,或監(jiān)理文件另有要求,否則經(jīng)監(jiān)理批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)文件(包括監(jiān)理公司簽發(fā)的施工變更指示),在送達(dá)承包商6小時(shí)后生效。
2.8承包商可根據(jù)施工需要自行復(fù)制所需數(shù)量的設(shè)計(jì)文件,也可通過監(jiān)理公司向建設(shè)單位申請追加提供圖紙份數(shù),并為此支付其費(fèi)用。
2.9由建設(shè)單位或監(jiān)理公司所提供的設(shè)計(jì)文件,承包商不得用于本合同項(xiàng)目范圍以外或轉(zhuǎn)給第三方。
3.施工文件管理
3.1承包商應(yīng)依照工程承建合同規(guī)定和監(jiān)理文件要求,報(bào)送或遞交工程活動(dòng)全過程的施工文件。施工文件的報(bào)送期限、內(nèi)容、格式和細(xì)節(jié)應(yīng)符合建設(shè)單位和監(jiān)理公司的要求。
3.2對于已經(jīng)批準(zhǔn)的施工文件,若因自然條件或施工條件發(fā)生重大變化,或必須對施工文件作實(shí)質(zhì)性的變更,承包商仍應(yīng)按上述要求及時(shí)提出書面文件重新報(bào)請建設(shè)單位或監(jiān)理公司審批。
3.3合同文件規(guī)定由承包商負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)的工程項(xiàng)目,承包商必須于開工十四天以前,一式四份報(bào)監(jiān)理工程師審批。
3.4承包商(含二級(jí)單位)編制的施工文件均應(yīng)一式四份遞交監(jiān)理公司,并由監(jiān)理公司資料員負(fù)責(zé)簽收。經(jīng)建設(shè)單位審批的施工文件或其審簽意見單也由承包商指定的資料員向監(jiān)理公司資料員領(lǐng)取。
3.5對于應(yīng)報(bào)送審批并業(yè)已送達(dá)的施工文件,監(jiān)理公司將在合同規(guī)定期限內(nèi)完成審批工作,審批意見包括“照此執(zhí)行”、“按意見修改后執(zhí)行”、“修改后重新報(bào)送”或“已審閱”四種。返回承包商的施工文件審簽或批復(fù)意見若為“修改后重新報(bào)送”。承包商必須按有關(guān)規(guī)定和要求修改后重新報(bào)送,并承擔(dān)由此所造成施工延誤及經(jīng)濟(jì)損失等的合同責(zé)任。
3.6施工文件的報(bào)送期限以監(jiān)理公司或指定簽收人的簽收日期為準(zhǔn)。該報(bào)送期限按合同文件規(guī)定執(zhí)行。若合同文件未明確規(guī)定時(shí),按有關(guān)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則或監(jiān)理工作規(guī)程的要求執(zhí)行。
3.7監(jiān)理公司超過審批期限仍未完成對施工文件的審批,可認(rèn)為該報(bào)審文件已經(jīng)得到監(jiān)理工程師同意。事后,監(jiān)理仍有權(quán)對該報(bào)審文件提出異議和批復(fù),承包商應(yīng)予執(zhí)行。
4.建設(shè)單位指示或向建設(shè)單位單位報(bào)送的文件
4.1除非建設(shè)單位中有指示或合同文件另有規(guī)定,否則承包商向建設(shè)單位報(bào)送的施工文件都必須主送監(jiān)理公司,并經(jīng)監(jiān)理公司審核和轉(zhuǎn)達(dá)。
4.2除非建設(shè)單位另有指示或合同文件另有規(guī)定,否則建設(shè)單位關(guān)于工程項(xiàng)目施工的主要意見和決策,都將通過監(jiān)理公司向承包商下達(dá)實(shí)施。
5.監(jiān)理文件管理
5.1監(jiān)理文件的送達(dá)時(shí)間以承包商授權(quán)部門與機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或指定簽收人的簽收時(shí)間為準(zhǔn)。
5.2承包商對收到的監(jiān)理文件有異議,可于接到該監(jiān)理文件的3天內(nèi)或合同規(guī)定時(shí)限內(nèi),向監(jiān)理公司提出確認(rèn)或要求變更的申請。監(jiān)理公司在7天內(nèi)或合同規(guī)定時(shí)限內(nèi)對承建單位提出的確認(rèn)或變更要求作出書面回復(fù),逾期未予回復(fù)表示監(jiān)理公司對原指令予以確認(rèn)。
5.3承包商如對監(jiān)理文件或監(jiān)理公司的確認(rèn)意見有異議,可于該文件或確認(rèn)意見送達(dá)后的3天內(nèi)向建設(shè)單位單位申請復(fù)議,并承擔(dān)由此而產(chǎn)生的一切費(fèi)用與損失。
5.4若承包商對監(jiān)理文件(包括監(jiān)理的確認(rèn)意見)或建設(shè)單位的指示(包括其復(fù)議意見)有異議,應(yīng)首先在總監(jiān)理工程師的協(xié)調(diào)下,通過友好協(xié)商尋求全面解決。
若經(jīng)協(xié)商仍未能取得一致意見,建設(shè)單位和承包商任何一方均可依據(jù)合同規(guī)定進(jìn)行仲裁或提交法律程序,但應(yīng)事先將此意向通報(bào)監(jiān)理單位
5.5除非監(jiān)理公司或建設(shè)單位復(fù)議指示或合同爭議評審組或通過仲裁程序?qū)ΡO(jiān)理文件已作出撤消、變更或修改,否則在復(fù)議、評審或仲裁期間,原已送達(dá)的監(jiān)理文件繼續(xù)有效。
6.工程文件傳遞與受理
6.1工程文件傳遞流程圖:
設(shè)計(jì)文件
設(shè)計(jì)單位
項(xiàng)目法人
項(xiàng)目法人指示
監(jiān)理單位
監(jiān)理文件
承包商
施工文件
主導(dǎo)流向
反饋流向
6.2屬緊急工程文件,必須在其左上角一個(gè)明顯位置加蓋“急件”章,受理方應(yīng)在一個(gè)合理的短時(shí)間內(nèi)作出處理。在非常情況下,還可以先通過電話或口頭傳遞文件內(nèi)容要點(diǎn),并在隨后的8小時(shí)內(nèi)補(bǔ)送書面正式文件。
6.3為促進(jìn)工程建設(shè)的順利進(jìn)展和工程建設(shè)合同的切實(shí)履行,根據(jù)《工程建設(shè)監(jiān)理合同》文件規(guī)定,建設(shè)單位應(yīng)在14天(對于急件,應(yīng)在一個(gè)更短的時(shí)間)內(nèi),就監(jiān)理方書面提交并要求建設(shè)單位作出決定的事宜作出書面決定送達(dá)監(jiān)理方。若超過期限監(jiān)理方未收到建設(shè)單位的決定意見,可理解為建設(shè)單位對監(jiān)理方的明確建議意見無異議,并將該建議意見視為建設(shè)單位的決定。
第8篇 煙花爆竹技術(shù)管理制度產(chǎn)品管理文件
1、技術(shù)資料是企業(yè)的無形資產(chǎn),必須穩(wěn)妥管理,使之為企業(yè)生產(chǎn),企業(yè)效益,品牌提升提供有力的技術(shù)保證。
2、建立技術(shù)檔案室,廠內(nèi)所有產(chǎn)品的詳細(xì)規(guī)格,含量、藥量均應(yīng)按統(tǒng)一格式記錄入檔。
3、廠內(nèi)開發(fā)的新產(chǎn)品,在未推入市場前,嚴(yán)禁對外泄露,試驗(yàn)的新產(chǎn)品其外表不得粘褙任何有文字或圖案的招紙。
4、對泄露廠內(nèi)技術(shù)資料或盜竊廠內(nèi)技術(shù)資料的行為,輕微的罰款處理,嚴(yán)重情形依法追究當(dāng)事人的刑事責(zé)任
5、原材料倉庫對各類藥物材料必須設(shè)立明顯的標(biāo)識(shí)卡。
6、成品倉庫對各類成品必須改正明顯的表示卡,并堆碼整齊。
7、各道工序生產(chǎn)必須改正工藝卡片。
8、在生產(chǎn)過程中,必須設(shè)立質(zhì)量跟蹤卡片。
9、建立質(zhì)量反饋信息記錄與檔案。
10、及時(shí)對反饋信息作出研究和處理。
第9篇 房地產(chǎn)公司文件管理制度
房地產(chǎn)公司文件管理制度
(三)
(一) 總則為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。
(二) 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三) 收文的管理
1、 公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對口”核定,如果其中一項(xiàng)不對口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
2、 公文的編號(hào)保管辦公室文書對上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。
3、 公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、 文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
(四) 發(fā)文的管理
1、 發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2、 公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。
3、 公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。
(五) 文件的立卷與歸檔
1、 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:①上級(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對公司報(bào)告、申請的批復(fù);②公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會(huì)記錄;④公司一級(jí)組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等;⑤有保存價(jià)值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;⑥參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;⑦上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級(jí)請求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、 業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
3、 立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、 文件的銷毀對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊,并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第10篇 附七醫(yī)院醫(yī)療文件管理制度
第七醫(yī)院醫(yī)療文件管理制度
一、病房護(hù)士長負(fù)責(zé)醫(yī)療文件的管理,護(hù)長不在時(shí),由當(dāng)班護(hù)士負(fù)責(zé)管理,各班人員均需按管理要求執(zhí)行。
二、住院期間的醫(yī)療文件要求存放有序,病歷中各種表格均應(yīng)排列整齊,不得撕毀毀,涂改或丟失,病歷用后必須歸還原處。
三、病人不得自行攜帶病歷出科室,外出會(huì)診或轉(zhuǎn)院時(shí)攜帶病歷摘要。
四、病人出院或死亡后,病歷次序按規(guī)定排列,一周內(nèi)送病案室保留管理。
五、病房交接班記錄,必須按要求書寫,并妥善保管一年,以備查閱。
六、病房醫(yī)囑本的保存期限,按各醫(yī)院規(guī)定,一般不少于一年。
七、護(hù)士長必須定期檢查護(hù)理文件書寫質(zhì)量。
第11篇 公司文件管理制度
公司文件管理制度（一）
一、總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文、同級(jí)函、電、來文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條 公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時(shí)，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對政府部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對口”核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第四條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條 文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條 各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級(jí)的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條 各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條 文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
2、各種專業(yè)例會(huì)記錄；
3、企業(yè)召開重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等；
4、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果；
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條 立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條 對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條 本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條 本制度自公布之日起執(zhí)行。
公司文件管理制度（二）
（一）總則
第一條 減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條 公文的簽收
1、凡來廠公文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）後分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對口核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管
1、兩辦機(jī)要秘書對上級(jí)來文拆封後應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親文件，廠領(lǐng)導(dǎo)封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。
3、加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
（三）發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3、對全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：
（1）公布全廠規(guī)章制度；
（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件；
（3）公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；
（4）公布全廠性的重大生、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；
（6）其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：
（1）對上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用廠部名義發(fā)文。
（四）發(fā)文程式與要求
第十條 發(fā)文程式規(guī)定：
1、各單位元需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；
2、黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；
5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
7、對審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；
9、文稿審核會(huì)簽後，按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)送打字室列??；
11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
（五）文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級(jí)的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 兩辦機(jī)要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
（1）上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對工廠報(bào)告、申請的批復(fù)；
（2）黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生經(jīng)營工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
（3）廠黨委會(huì)、廠長辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄；
（4）廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等；
（5）有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
（6）叁加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；
（7）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；
（8）反映本廠生、經(jīng)營活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
（10）工廠向上級(jí)請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷毀
第十七條 對於多馀、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
公司文件管理制度（三）
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。
第二條 負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。
第三條 堅(jiān)持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。名單報(bào)檔案室備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第二章 文書檔案立卷歸檔方法
第一節(jié) 文件資料的收集管理
第四條 凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。
第五條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會(huì)議文件由會(huì)議召集部門收集保管。
第六條 公司員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)在核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后會(huì)計(jì)部才給予核報(bào)差旅費(fèi)。
第七條 各系統(tǒng)、部門檔案員的職責(zé)：
（一） 了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。
（二） 認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。
（三） 承辦人員借用文件資料時(shí)，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件資料登記手續(xù)。
第二節(jié) 歸檔范圍
第八條 重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。
第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。
第十條 公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
第十一條 公司的請示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
第十二條 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄（表單）及工作簡報(bào)。
第十三條 信訪工作資料。
第十四條 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。
第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。
第十六條 公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。
第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第十八條 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。
第十九條 公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案材料。
第三節(jié) 平時(shí)歸卷
第二十條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統(tǒng)一保管。
第二十一條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸卷使用的'案卷類目'。'案卷類目'的條款必須簡明確切，并編上條款號(hào)。
第二十二條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。
第二十三條 檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照'案卷類目'條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)'對號(hào)入座'，并在文件處理登記薄上注明。
第四節(jié) 立卷
第二十四條 立卷工作由相關(guān)部門檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十五條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
第二十六條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十七條 在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十九條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第三十條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號(hào)。
第三十一條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十二條 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十三條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
（一） 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
（二） 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。
第12篇 維修技術(shù)資料、工藝文件管理制度
1、技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集汽車維修的法律、法規(guī)和國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，具備所承修車型相關(guān)維修技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工藝文件，確保文件完整并及時(shí)更新，以上資料交由資料管理員保管。
2、資料管理員對所有資料進(jìn)行分類編號(hào)，定期對資料進(jìn)行盤點(diǎn)并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
3、借用資料時(shí)，資料管理員應(yīng)認(rèn)真、完整地填寫資料借用登記表。
4、借用人對資料必須愛護(hù)，保證資料的完好、整潔。對于使用中出現(xiàn)的損壞現(xiàn)象，應(yīng)主動(dòng)向管理員說明，并酌情賠償。
5、如資料遺失，將追究借用人責(zé)任，限期購回此書或及時(shí)復(fù)印此書，資料管理員對借用人進(jìn)行遺失登記，當(dāng)再次出現(xiàn)遺失情況，限制其使用權(quán)，并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。
6、為保證資料內(nèi)容清晰完整，翻閱資料時(shí)雙手一定要潔凈，凡出現(xiàn)資料破損，粘上油膩、不清潔將追究借用人責(zé)任，限制其使用權(quán)。
