第1篇 z醫(yī)院檔案管理制度
人民醫(yī)院檔案管理制度
第一章
第一條:根據(jù)中華人民共和國《檔案法》規(guī)定要求,加強醫(yī)院檔案管理,更好地保護和開展檔案利用,為社會主義現(xiàn)代化服務,特制定本管理制度。
第二條:圍繞醫(yī)院工作職能,積極開展各項工作,認真做好在職能活動中所形成的文件、資料、圖片、文書檔案、科技檔案、人事和財務檔案的收集、整理工作。
第三條:檔案工作是醫(yī)院整個工作的一部分,列入醫(yī)院工作計劃之內(nèi)。
第二章
第四條:收發(fā)登記是文件的“帳目”,凡是正式往來條文,本院內(nèi)部文件、會議材料、人民來信,均應逐件登記。
第五條:收文和發(fā)文,橫向文件和縱向文件分別分開登記。
第六條:登記內(nèi)容包括收(發(fā))文機關、標題、順序號等。
第七條:發(fā)文在經(jīng)領導簽發(fā)后,編號登記。收文經(jīng)領導批閱后,分送經(jīng)辦人閱辦。
第八條:每月清理一次收(發(fā))文件,凡是辦理完畢的文件及時收集妥為保管。
第九條:在辦理文件過程中,注意文件整潔,不得用圓珠筆或鉛筆書寫,如有復寫紙打印的材料應用碳素墨水書寫整齊附后。
第十條:文件應做到及時登記書寫清楚,及時分發(fā),及時督辦。
第三章
第十一條:歸檔范圍:凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。
1.上級機關的文件材料:上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料;上級機關頒發(fā)的需要執(zhí)行的文件,以及普發(fā)的、非主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;上級領導視察、檢查時的重要指示、講話、照片等材料。
2、本院工作中形成的文件材料:本院制定的各種規(guī)定、計劃、規(guī)劃、方案、統(tǒng)計報表、預決算;黨政工團各級領導召開的工作會議材料;各項工作的請示和批復;各職能部門活動形成的工作計劃、總結、報告;新技術應用的技術資料、科研成果、技術鑒定、技術標準等技術文件材料;人員編制、工資標準、調資升級名冊、干部任免文件;有保存價值的照片、錄像、磁帶;重要的信訪材料、印模和啟用印章的文件材料;本院編印的出版物原稿和樣書;10萬元以上設備申購的全套材料材料;房改材料、養(yǎng)老保險、工程計劃預算決算、合同契約等。
3.個人檔案:經(jīng)過評聘的專業(yè)職(稱)的個人申報、審批表、學歷證明、總結、論文以及評委會議意見等專業(yè)技術干部的檔案材料。
4.會計檔案:經(jīng)濟活動中形成的原始憑證、帳冊、收據(jù)、報表等財務檔案。
第十二條:歸檔時間
每年辦理完后的所有文件材料于次年3月份前交檔案室歸檔。
第十三條:歸檔要求
1.按照歸檔范圍,將應歸檔的文件材料收集齊全、完整。
2、按照文件性質立卷歸檔,保持聯(lián)系,不同保管期限分開立卷。
3.根據(jù)文件內(nèi)容和保存價值確定永久、長期、短期三種保管期限。
4.卷內(nèi)目錄清楚、案卷標題確切、案卷登記有序、編制檢索工具。
第四章
第十四條:檔案查閱
凡因工作需要查閱檔案,必須持有明確的有效證件,說明查閱理由和查閱內(nèi)容范圍,經(jīng)過同意,先登記再查閱。本單位工作人員如因工作需要查閱,提出正當理由,內(nèi)容范圍,盡量做到隨要隨查。
第十五條:借閱
檔案一般不得借出檔案室,如特殊情況確實需要借出,必須經(jīng)過分管領導批準,辦理借閱手續(xù),閱后及時歸還。
第五章
第十六條:非檔案室專(兼)職人員不得隨便進入檔案室,進檔案室查閱檔案,經(jīng)辦理手續(xù)后,才能進入。
第十七條:查閱檔案應在指定地點查閱。
第十八條:保護檔案安全,根據(jù)現(xiàn)有條件盡量做到能防盜、防光、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲。
第十九條:檔案庫房要保持清潔每月一次對檔案全面檢查。
第二十條:檔案人員要嚴格執(zhí)行《保密法》,保守秘密。
第二十一條:統(tǒng)計
1.為了及時了解檔案及檔案工作情況,研究制定工作計劃,提高檔案管理水平,必須做好檔案統(tǒng)計工作。
2、統(tǒng)計工作堅持實事求是,如實反映情況,各種數(shù)字力求準確。
3.本院檔案室應建立檔案、設備、利用效果、檔案移進移出等統(tǒng)計臺帳,平時做好登記,年終進行匯總。
4.對各類情況的統(tǒng)計要定期分析記載。
5.及時完成縣檔案局的統(tǒng)計報表任務。
第二十二條:鑒定和銷毀
1.有組織、有領導、有計劃地開展檔案鑒定工作,以緩解檔案庫房和保管設備的緊張狀況,減少保管工作量,提高室藏檔案的質量。
2、建立鑒定小組(檔案管理領導小組),其成員由分管檔案的院領導、辦公室主任及檔案人員組成,負責鑒定工作。
3.定期對室藏檔案中超過保管期限的檔案直接進行鑒定,用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點科學地判斷檔案的價值,并確定其存毀。
4.對確無保存價值的檔案必須銷毀時,造好檔案銷毀清冊(一式二份)經(jīng)本院分管領導簽字同意后,連同須銷毀的檔案送交縣檔案局,縣檔案局在銷毀清冊上簽字蓋章后,一份交檔案館,一份交本院存檔,其銷毀檔案由縣檔案局統(tǒng)一處理。
第2篇 x醫(yī)院檔案管理制度
****醫(yī)院檔案管理制度
一、歸檔范圍
1、醫(yī)院與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等相關法律文件及各類審批文件(合同、工程的審批)。
2、重要的會議紀要，醫(yī)院的管理委員會、各委員會的討論決議。
3、醫(yī)院與上級單位的交流文件，包括向上級單位的遞交材料以及上級單位的批復文件。
4、醫(yī)院的醫(yī)技人員及醫(yī)療輔助人員的任免決議、獎勵以及相關的處分文件。
5、醫(yī)院的年終總結、各類重要會議的報告性文件。
6、醫(yī)院重大事跡的照片、音頻影像材料等電子數(shù)據(jù)。
7、醫(yī)院人事資料、各職工入職信息、身份信息、相關資質證書。
8、醫(yī)院各項論文雜志、學術、科教資料。
9、醫(yī)院的各項材料，包括但不限于醫(yī)療機構許可證、稅務登記證、營業(yè)執(zhí)照。
10、醫(yī)院的患者病歷、手術記錄、會診記錄等相關醫(yī)療類記錄。
二、歸檔時間
1、各科室于每個星期對檔案進行分類、總結、按統(tǒng)一歸檔要求整理立卷。
2、每月最后一日為檔案總結歸類時間，各科室需要將已歸納好的檔案材料統(tǒng)一交于各檔案管理人員處。
3、1月為總歸檔時間，各檔案管理人員需要對全年檔案匯總、梳理、排序、分類，并向醫(yī)院辦公室上交統(tǒng)一的檔案匯總報告。
三、歸檔條件
1、歸檔材料如無其他特殊情況則必須是原件。歸檔材料如有電子材料需要一并存檔。(電子材料應統(tǒng)一歸檔名稱)
2、各科室的歸檔材料必須保證材料干凈整潔無污染，書寫規(guī)范，不能隨意涂改、添加與歸檔材料不相關的內(nèi)容。
3、合同、協(xié)議類文件應符合醫(yī)院關于合同、協(xié)議的簽訂標準，需要加蓋公章的
原件，如合同內(nèi)容有修改，應注明修改內(nèi)容，并經(jīng)承辦人簽字入檔。
3.1、醫(yī)院的單次付款(收款)金額在1000元以上的醫(yī)療材料、機器設備(產(chǎn)品)采購(銷售)業(yè)務，均須以書面形式簽訂合同：;
3.2、合同承辦部門對經(jīng)辦的合同，經(jīng)審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續(xù)。
⑴所經(jīng)辦合同必須先經(jīng)由法務部門審核，并經(jīng)院長簽字確認方可簽約;
⑵依據(jù)合同性質確定合同類別，正確使用合同示范本本。
3.3、合同的保管：
⑴各類合同，醫(yī)院至少保留兩份原件。醫(yī)院辦公室一份，科室負責人一份，如科室需額外保留原件，應在合同簽訂時明確規(guī)定份數(shù)(此項不包含勞動合同)。
⑵合同的實施進度由經(jīng)辦人督促，并保證醫(yī)院方于約定合同期內(nèi)完成相關義務。
4、照片、音頻影像等電子數(shù)據(jù)材料需要統(tǒng)一拷貝、并編排文件夾，拷貝份數(shù)為兩份，其中一份為母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。
四、檔案歸檔處
1、醫(yī)療類(即患者病歷、手術記錄等)檔案統(tǒng)一交由病案室存儲。
2、非醫(yī)療類(采購、營銷、行政等)檔案統(tǒng)一交由辦公室檔案管理處。
3、醫(yī)院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。
4、醫(yī)院的人事材料、職工信息由人力資源部管理。
5、醫(yī)院的醫(yī)生資質證書由醫(yī)務部管理，護士資質證書由護理部管理。
五、檔案借閱
1、院內(nèi)各部門人員需要借用檔案，須在醫(yī)院各總檔案負責人員處進行借用登記，如醫(yī)療類的需要找病案室檔案負責人、非醫(yī)療類找辦公室檔案負責人，以此類推。
2、各部門人員需要借出檔案時，必須出示由各部門負責人簽字的《檔案借出單》(可參考附件1)。借出檔案時必須保證檔案不污染、不破損。嚴禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。
3、查、借閱者不得私自泄露檔案內(nèi)容。
4、檔案歸還時，檔案管理人員必須要核實驗收，保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。
六、歸檔責任
1、各科室必須保證檔案的完整性、準確性，不得私自涂改、偽造。
2、各部門負責人應承擔起管理檔案并督促各部門下屬員工及時制作檔案、跟進檔案的義務。
3、任何員工都不得因私用而對檔案進行留用、復制、拍攝。
七、檔案庫存
1、檔案入庫必須要辦理交接，所有檔案必須要經(jīng)各總檔案管理人員統(tǒng)一核對，確定檔案內(nèi)容無瑕疵、質量無破損、無缺失后，所在部門負責的經(jīng)辦人員在《檔案入庫登記表》(可參考附件2)上簽字。
2、所有檔案按專業(yè)類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學化，編號科學規(guī)范、標志明顯、查找方便。(編號可參考附件3)
八、檔案保密
1、檔案管理人員須嚴格保管檔案，不得跟無關人員討論檔案內(nèi)容，不允許無關人員隨意翻看檔案。
2、檔案管理人員應嚴格遵守檔案接收登記制，保證一案一登，不漏登，不錯登，不亂登。
3、檔案柜鑰匙必須由專人保管，未經(jīng)允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。
4、不得將醫(yī)院檔案隨意帶出檔案管理處，若因工作原因需要攜帶檔案資料，攜帶檔案員工須做好保密工作。
九、本制度自2023年7月1日起執(zhí)行***醫(yī)院
2023年6月2日
附件1：河北燕達****醫(yī)院檔案借出單
使用日期：*年*月*日
歸還日期：*年*月*日
檔案名稱：
使用部門：
用途及內(nèi)容：
共計**(份)×(頁)
用檔案申請人：
部門負責人：
附件2：河北燕達****醫(yī)院檔案入庫登記表
檔案編號
檔案名稱
檔案內(nèi)容
檔案份數(shù)
所屬部門
經(jīng)辦人
簽字
備注
附件3：河北燕達****醫(yī)院檔案編號(參考版)
序號
所屬部門
檔案名稱
編號
備注
1人事部
勞動合同ldp17-rs-ht001
人力資源部負責
2人事部
職工信息ldp17-rs-zx001
3辦公室
采購合同ldp17-bg-ht001
辦公室負責
4辦公室
采購匯總ldp17-bg-cz001
5辦公室
申報資料ldp17-bg-sb001
6辦公室
法務資料ldp17-bg-fw001
7辦公室
信息材料ldp17-bg-xs001
8辦公室
其他文件ldp17-bg-hz001
9后勤保障部
保障材料ldp17-hq-bz001
10營銷部
營銷合同ldp17-yx-ht001
11營銷部
推廣材料ldp17-yx-tg001
12宣傳部
宣傳合同ldp17-xc-ht001
13宣傳部
宣傳資料ldp17-xc-xc001
宣傳部負責
14藥劑科
病案室負責
15普通血液科
16免疫實驗室
17移植科
18病理醫(yī)學科
19社會服務部
20科教部
21醫(yī)務部
醫(yī)務部
22護理部
護理部
23
24
25
附件4：檔案編號：ldp17-***-**001
河北燕達****醫(yī)院檔案匯總表(部門)*年*月*日至*年*月*日
所屬部門：
檔案內(nèi)容(簡要版)：
檔案名稱：
檔案內(nèi)容(詳細版)：
共計**(份)×(頁)
檔案經(jīng)辦人：
部門負責人：
檔案管理員：
備注：
第3篇 附五醫(yī)院檢驗檔案管理制度
醫(yī)院檢驗檔案管理制度
一.檔案管理范圍:包括科室人員業(yè)務技術情況、業(yè)務資料(含有檢驗操作規(guī)程、質控資料、檢驗結果登記等)、儀器及試劑資料、財產(chǎn)情況、教育及科研資料、醫(yī)療糾紛資料、管理制度等。
二.檔案資料應注意完整、規(guī)范、保密,不得用圓珠筆書寫,不得用熱敏紙打印,不得任意抽樣或丟失,不得向無關人員泄露。
三.所有檔案資料應登記、分類、編號,并由專人保管。
四、歸檔資料中的質控資料、檢驗結果登記及操作規(guī)程應至少保存五年。銷毀前必須經(jīng)科室領導審批。
五.檔案資料多時為便于查閱可建立索引。
六.外來人員查閱檔案資料,均應經(jīng)科主任同意。
七.上述檔案亦可存入計算機,并按上述管理辦法進行管理。未經(jīng)允許,不得任意打開。可用加密措施保護檔案的安全。
第4篇 第1人民醫(yī)院會計檔案管理制度
第一人民醫(yī)院會計檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括:
(1)會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
(2)會計記帳簿類:總帳,明細帳,日記帳,固定資產(chǎn)卡片,輔助帳簿,其他會計帳簿。
(3)財務報告類:月度、季度、年度報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。
(4)其他類:銀行存款余額調節(jié)表,銀行對帳單,其他應當保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
2、會計檔案每年形成,由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管兩年(會計機構內(nèi)部指定專人保管,出納人員不得兼管會計檔案)。期滿后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會同會計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責任。
3、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的保管期限按照國家《會計檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。
4、會計檔案不得借出,如有特殊需要,經(jīng)本單位負責人批準,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
5、保管期限滿的會計檔案,可以按以下程序銷毀:
(1)由會計機構提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(2)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(3)銷毀會計檔案時,由會計機構派員監(jiān)銷。
保管期滿但未結清的債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第5篇 某腫瘤醫(yī)院干部人事檔案管理工作制度
腫瘤醫(yī)院干部人事檔案管理工作制度
(一)干部檔案查(借)閱制度
1、查(借)閱人員必須是*黨員,持有《查閱干部檔案審批表》。不得憑借'調查證明材料介紹信'和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門,應根據(jù)規(guī)定,確定是否提供和提供什么材料,并對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、查閱人員要愛護干部人事檔案,嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經(jīng)主管部門同意,不得復制干部人事檔案材料;不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上,摘錄的材料要細致核對,經(jīng)主管部門簽署意見蓋公章后,方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出,因特殊需要,須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理,并填寫借條,借出的檔案要妥善保管,不得交無關人員翻閱,不得轉借,不得復制,限期歸還。
(二)干部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設備,熟悉機器性能,按程序規(guī)范操作。
2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能,建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫,利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和'四統(tǒng)一'管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時維護,確保信息內(nèi)容的準確、完整和新鮮。
4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三日內(nèi)完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次,并做好有關資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理信息要及時備份,并登記備份的時間和主要內(nèi)容。
6、不得隨意使用外來磁盤,確需要使用時要進行病毒檢查,防止機器故障造成信息的損壞和丟失。
7、未經(jīng)批準不得提供、復制干部信息,無關人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析,為領導決策提供服務。
(三)干部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,經(jīng)常通過有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實檔案內(nèi)容。
2、收集的干部人事檔案必須是組織上形成的,或是組織上審定認可的材料,未經(jīng)組織同意,個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉業(yè)干部,都應填寫'干部履歷表',審核后,補充進干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個月內(nèi),將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內(nèi)容。
7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。
(四)干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部人事檔案材料必須根據(jù)中組部的有關規(guī)定進行認真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備。
3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。凡銷毀材料,必須詳細登記,并報主管負責人審查批準。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純監(jiān)墨水書寫的材料,必須經(jīng)過復制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
(五)干部人事檔案轉遞制度
1、轉遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、縣及相當于縣以上的黨委組織、人事部門,可以直接轉遞干部檔案。
3、轉出的檔案必須完整齊全,并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出。
4、干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取,不準郵寄或交干部自帶。
5、轉遞檔案必須填寫'干部人事檔案轉遞通知單',辦理登記手續(xù)。
6、接受單位收到檔案后,應認真核對,并在'干部人事檔案轉遞通知單'的回執(zhí)上簽名蓋章,立即退回。逾期一個月未退回,轉出單位要查詢,以防丟失。
7、干部人事檔案應隨著干部的工作調動或職務的變動及時轉遞,避免人檔分離。
8、凡是轉出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封,并加蓋機密章。
(六)干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對,一般每半年核對一次,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時,要嚴格檢查,經(jīng)核對無誤后,方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對,發(fā)現(xiàn)差錯,及時糾正。
4、轉出和接受干部人事檔案時,應將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料,應檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續(xù)完備。
6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后,方可使用。
(七)干部人事檔案保管保密制度
1、嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門,應設立專用檔案庫房(室),配置鐵質檔案柜,妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經(jīng)常檢查,保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房(房)和檔案拒,應明確專人管理。管理人員工作變動時,必須辦理好交接手續(xù)。
5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關人員談論泄露有關干部人事檔案的內(nèi)容。
8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
(八)
送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監(jiān)察、教育培訓、審計培訓、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門,應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門,應在材料形成的一個月內(nèi),主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人,不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門,應與各有關部門建立聯(lián)系制度,保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門,對未能按時遞交檔案材料的部門,應主動與有關部門聯(lián)系。
第6篇 z醫(yī)院檔案庫房管理制度
人民醫(yī)院檔案庫房管理制度
1.檔案室未經(jīng)檔案人員許可不得入內(nèi)。
2、檔案庫房應配置防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染等“七防”設施,并檢查登記使用情況。
3.堅持定期檢查庫房,保持室內(nèi)整潔、空氣流通。
4.庫房內(nèi)禁止吸煙、使用明火,嚴禁存放易燃易爆物品和食品。
5.檔案庫房鑰匙應有專人保管,不得隨身攜帶,未經(jīng)批準不得交給他人。
6.每天下班前應關閉門、窗、切斷電源,確保檔案安全。
第7篇 醫(yī)院會計檔案管理制度
醫(yī)院會計檔案管理制度3
一、會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算專業(yè)材料。
二、財務科的全部會計檔案,由財務科長指定專人負責整理,裝訂成冊并妥善保管。
三、會計檔案的存放要做到有專廚,科學管理查找方便。
四、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管的期限為五年、十五年、二十五年三種,期限從會計年度終了后的第一年算起。
五、會計檔案的保管要嚴格保守經(jīng)濟秘密,原則上不得借出,如有特殊需要,須經(jīng)財務科負責人批準,并限期歸還。
六、嚴格執(zhí)行會計檔案保管期限規(guī)定,對不超過保管期限的一定要妥善保管,對超過保管期限的也一定要按規(guī)定報批后,方可銷毀。
第8篇 醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理制度
人民醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理制度
醫(yī)療儀器設備檔案是醫(yī)院整個檔案的組成部分,也是醫(yī)療儀器設備動態(tài)管理工作中不可能缺少的部分。它對醫(yī)療儀器設備的計劃、購置論證、安裝、驗收、使用、維護、計量、質量管理、調劑、報廢等全過程管理中有著特別重要的作用,特制訂如下制度:
(一)檔案管理的要求:要體現(xiàn)真實、完整、動態(tài)。
(二)確定兼職檔案員一名,負責醫(yī)療儀器設備的建檔工作。
(三)凡屬固定資產(chǎn)管理的醫(yī)療設備,均應建立醫(yī)療設備檔案;5萬元及以上的醫(yī)療設備應建立完整的檔案,5萬元以下的醫(yī)療設備建立簡易檔案(具體簡易程度要根據(jù)儀器設備的特性、使用的場合來決定)。
(四)醫(yī)療儀器設備完整檔案的內(nèi)容包括:
1.籌購資料:申請報告、論證表、合同、安裝調試、驗收記錄及有關醫(yī)療器械的合法證件等。
2.儀器設備隨機資料:產(chǎn)品樣本、使用手冊、維修手冊、線路圖及其它有關資料。
3.管理資料:操作規(guī)程、維修保養(yǎng)制度、應用質量檢測與評價、計量、使用維修記錄、效益評價及調劑、報廢情況記載等。
(五)檔案的建立:
1.兼職檔案員參與大型儀器設備的開箱驗收,并詳細記錄隨機所附的有關技術資料。
2.收集建檔范圍內(nèi)的有關資料。
3.整理、分類、登記,建立設備檔案。
(六)檔案的管理:
1.5萬元以上的醫(yī)療設備檔案交醫(yī)院總檔案室保管,5萬元以下的檔案由醫(yī)療設備科負責保管。
2.上一年度的醫(yī)療儀器設備技術檔案應在本年度末完成建檔工作,5萬元及以上的設備檔案移交給醫(yī)院總檔案室保管。
3.及時做好動態(tài)檔案信息的補充更新工作。
4.醫(yī)療設備檔案的借用手續(xù),遵守醫(yī)院總檔案室的規(guī)定。
5.技術檔案要按規(guī)定保存時間進行保管;銷毀檔案資料要經(jīng)過批準。
6.兼職檔案管理人員工作變動時,要辦理好檔案移交工作。
第9篇 ss醫(yī)院綜合檔案室管理制度
第一人民醫(yī)院綜合檔案室管理制度
1、認真貫徹執(zhí)行《檔案法》,依法管理檔案。不斷完善醫(yī)院檔案的各種管理制度。
2、檔案是指在醫(yī)療、科研、教學、基建、設備、財務、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的,對醫(yī)院和社會有保存價值和各種文字、圖表、照片、磁介質(錄音帶、錄像帶、軟盤、光盤)及其他實物的真實記錄。
3、按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則,綜合檔案室負責全院醫(yī)療、教學、科研、基建、設備、財務、文書檔案的管理工作,以確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全,有利于開發(fā)利用。任何部門、科室或個人不得私自保存醫(yī)院檔案。
4、指導全院各科室的檔案業(yè)務工作,并實行'四同步管理'(即布置、檢查、總結、驗收與檔案工作同時進行)。
文藝工作檔案包括黨、政、工、團形成的檔案,由文書部門統(tǒng)一立卷歸檔。
各科室按照歸檔范圍要求,將上年的檔案在本年度3月底前完成立卷,并向檔案室移交。
(1)會計檔案在本科室保存二年;然后列清冊,向綜合檔案室移交。
(2)基建檔案在工程(或項目)完成竣工驗收后,兩個月內(nèi)完成立卷后向市城建檔案移交的同時向綜合檔案室移交一套復制件。
(3)綜合檔案室永久、長期保管的文書檔案,保管滿十年后向市檔案館移交。
綜合檔案室利用現(xiàn)代化工具管理檔案,編制各種索引工作。檔案一般不外借,如確需外借,需信息處負責人批準;密級、受控檔案報分管院長審批。外單位憑介紹信或身份證查閱檔案。
嚴格執(zhí)行檔案的安全、保密制度。做好'七防'(即防火、防盜、防高溫、防光、防塵、防潮、防蟲鼠)。
建立檔案鑒定小組,根據(jù)檔案的保管期限,定期對檔案進行鑒定,對于超過保管期限的檔案,列清冊,經(jīng)分管院長審批后,定點銷毀。
第10篇 a醫(yī)院會計檔案管理制度
醫(yī)院會計檔案管理制度4
1、會計檔案包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算業(yè)務資料,必須嚴格按照財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》規(guī)定,進行科學管理,妥善保存,存放有序,查找方便。
2、財務處的全部會計檔案,由財務處長指定專人負責裝訂、整理及造冊,財務處長(或指定人員)負責保管一年,一年后移交檔案室保管。
3、對記賬憑證,應在每月終了10日內(nèi)按編號順序裝訂成冊,裝盒保存。
4、每年終了20日內(nèi),要將全年所有賬簿集中整理,裝袋保存,將所有會計報表按順序裝訂成冊,妥善保存。
第11篇 華東醫(yī)院信息檔案管理制度
人民醫(yī)院信息檔案管理制度
一、根據(jù)《檔案法》規(guī)定,按醫(yī)療設備的管理等級,確定建立醫(yī)療設備檔案管理的范圍。
二、檔案資料要按規(guī)定的項目內(nèi)容認真填寫,做到字跡端正、完整、清晰并分類編號登記。資料收集應真實、完整。案卷目錄應與案卷內(nèi)容一致。
三、完善技術檔案借用手續(xù)。大型精密儀器的原始技術檔案,非經(jīng)批準不得外借。醫(yī)療設備使用說明書復印件或副本交使用科室。
四、技術檔案要按規(guī)定的保存時間保管,銷毀檔案、資料要經(jīng)過批準。
五、及時做好動態(tài)檔案信息的補充更新工作。
六、保證信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全,定期備份數(shù)據(jù)。
七、檔案管理人員工作變動時,要按程序辦理檔案移交手續(xù)。
第12篇 第2人民醫(yī)院財務會計檔案管理制度
第二人民醫(yī)院財務會計檔案管理制度
1、醫(yī)院會計檔案的管理應接受衛(wèi)生主管部門的指導和檢查。
2、醫(yī)院每月、每年形成的會計核算資料必須經(jīng)過嚴格的審核、整理,按程序編號訂裝成冊、歸檔管理。
3、各種財務會計檔案保管期限屆滿需要銷毀時,應按國家規(guī)定執(zhí)行。銷毀時由本單位檔案部門會同財務科共同鑒定、編制造冊,并報請上級主管部門批準方可進行。
4、財務人員調離和離職必須辦理移交手續(xù)。
5、借閱財務會計檔案必須履行審批、登記、注銷手續(xù)。
6、對會計業(yè)務的重要核算資料要設專柜嚴密管理。其他會計檔案管理事項按會計制度規(guī)定執(zhí)行。
第13篇 醫(yī)院檔案管理制度范例
醫(yī)院檔案管理制度
為全面反映醫(yī)院歷年經(jīng)營和管理工作的內(nèi)容,妥善完整地保存各類重要文件、資料,加強檔案管理工作的規(guī)范化、標準化、程序化,制定本制度。
1、適用范圍
本制度適用于醫(yī)院各類檔案的管理。
3、職責部門
3.1院辦(人事行政部)負責院級文件檔案的管理工作。
3.2部門(科室)指派專人兼任檔案管理員,負責部門(科室)檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦(人事行政部)負責人。
3.3院辦(人事行政部)負責指導與監(jiān)督各部門檔案管理的實施情況。
3.4部門(科室)負責人負責審批本部門(科室)普通文檔的借閱申請,其它文檔的借閱申請由總經(jīng)理(院長)或指定負責人審批。
3.5機密文件借閱、所有文件的復制及銷毀申請由總經(jīng)理(院長)或指定負責人審批。
4、檔案收集、歸檔
4.1凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文(含定稿和打印的原件與附件、批復請示、轉發(fā)文件等),原件一律由院辦(人事行政部)統(tǒng)一歸檔管理,發(fā)文復印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。
4.2各部門處理完畢或批存的文件材料,由部門文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。
4.3一項工作分別由幾個部門(科室)參與辦理形成的文件、決議,由主辦部門(科室)負責收集整理,交院辦(人事行政部)歸檔。
4.4部門(科室)組織召開的工作會議紀要與有關材料由本部門(科室)收集、歸檔。
4.5醫(yī)院召開的工作會議文件由院辦(人事行政部)收集、歸檔,并由會議組織部門(科室)指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦(人事行政部)辦理歸檔手續(xù)。
4.6醫(yī)院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議等公務活動需將文件歸檔的,應及時交院辦(人事行政部)歸檔。
5、檔案立卷
5.1檔案管理員應使用檔案盒(或文件夾)根據(jù)文件類型將檔案分別立卷,統(tǒng)一存放至檔案柜中。
5.2檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”,“案卷類目”條文必須簡明確切。
5.3案卷類目編制原則:含醫(yī)院全稱和經(jīng)辦部門全稱,按上(醫(yī)院全稱)、下(經(jīng)辦部門全稱)排版;根據(jù)文字量,也可以按左(醫(yī)院全稱)、右(經(jīng)辦部門全稱)排版。
5.4案卷類目名稱需根據(jù)5.3款標準,采用標黑一號字體打印,粘貼于檔案盒(或文件夾)左側距頂部3厘米處。
5.5歸檔的文件資料須按年度分別立卷,立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度,對存在缺陷的文件資料要責成有關人員收集齊全后再行立卷歸檔。
5.6歸檔文件應符合國家有關檔案管理的要求,目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰,不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復寫紙復寫。
5.7部門(科室)經(jīng)辦的文件原則上應于收、發(fā)文后一個月內(nèi)完成歸檔;醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
6、檔案目錄編制
6.1檔案文件編號原則:a1a2a3a4―b1b2c1c2―d1d2其中a1a2為醫(yī)院代字(遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡稱對照表》),a3a4為兩位數(shù)年份號,b1b2為部門(科室)代字(大類)號,c1c2為文件類型(小類)號,d1d2為兩位數(shù)檔案序號。以上代字為漢字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經(jīng)辦部門,歸檔文件類型為2006年的通知,是此卷中的第7份文件,則檔號為:j*06―*ztz―07。
6.2檔案管理員應在檔案盒(或文件夾)首頁位置設立《檔案目錄》(附件10.1)。
6.3所有歸檔文件必須在首頁面右側用口取紙標記文件編號,并按順序將檔案信息登記在《檔案目錄》中,以便查閱。
6.4《檔案目錄》內(nèi)容應包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號、備注等項目。
7、檔案保管權限、期限與類型
7.1檔案保管權限
7.1.1財務部檔案由財務部保存;
7.1.2人事部檔案由人事部保存;
7.1.3醫(yī)院證、章、信由總經(jīng)理(院長)指定負責人保存;
7.1.4其它各類檔案由院辦(人事行政部)保存。
7.2檔案保管期限
7.2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
7.2.2醫(yī)院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。
7.2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
7.2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
7.2.5普通文檔保管期限為3年至5年。
7.2.6保密文檔須于失效當日即刻銷毀。
7.3文檔的保存形式:
7.3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
7.3.2計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施,文件密碼由指定的文件保管人設定,并須將該文件路徑及密碼報院辦(人事行政部)備存,并保證其真實性。
7.3.3機密文檔以書面或實物形式保存。
7.4檔案類型
7.4.1行政檔案,包括:
營業(yè)執(zhí)照正、副本,復印件;
法定代表人身份證(護照)(復印件);
對內(nèi)、對外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文;
各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料;
各部門(含財務、醫(yī)務科室)現(xiàn)行的各項規(guī)章制度、規(guī)定、流程等;
院級會議的會議紀要、決議;
醫(yī)院年度(季、月、周)工作計劃匯總表;
《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權證等固定資產(chǎn)檔案;
購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證(復印件)等車輛管理檔案;
對外簽訂的各類購買(租賃、服務)性質的合同文件;
其它應歸檔保管的文件、資料。
7.4.2人事檔案,包括:
全院員工個人信息資料(花名冊);
勞動合同及保密協(xié)議;
考勤打卡數(shù)據(jù);
工資、社保等薪酬相關資料;
招聘表格、人才庫等相關資料;
員工績效考核相關資料;
其它應歸檔保管的文件、資料。
7.4.3財務會計檔案,包括:
各類審計帳冊及報表;
各類會計帳冊及報表;
固定資產(chǎn)資料;
其它須保存文檔。
7.4.4藥械設備檔案,包括:
設備臺帳;
設備出廠合格證、使用說明書;
設備安裝、調試、驗收報告;
設備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式;
設備運行維修、保養(yǎng)記錄;
設備更新改造記錄;
設備管理制度;
其它應保存的設備資料。
7.4.5醫(yī)療檔案,包括:
檔案內(nèi)容由醫(yī)療管理部門提供。
8、檔案查閱與復制
8.1總經(jīng)理有權查閱醫(yī)院所有檔案。
8.2部門(科室)負責人有權查閱本部門(科室)所有檔案。
8.3其他員工因工作需要應經(jīng)過審批方可借閱有關檔案。
8.4文檔查(借)閱應在檔案保管部門(科室)進行登記,機密文檔及權限外查借(閱)須辦理審批手續(xù)。
8.5查(借)閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由院辦(人事行政部)負責人審批,并進行相關登記。
8.6查(借)閱或復制財務檔案、人事檔案須由總經(jīng)理審批。
9、檔案的銷毀
9.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單,由院辦(人事行政部)負責人審核無誤后報總經(jīng)理審批。
9.2總經(jīng)理審批同意銷毀計劃后,必須指派兩名(含)以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程,并進行簽字確認。
第14篇 p中醫(yī)院檔案管理制度
中醫(yī)院檔案管理制度
一、檔案保密
1.認真學習,宣傳貫徹執(zhí)行(保密法);
2.對保密文件、資料、檔案的劃分,等級的變更,必須按國家有關制度和規(guī)定處理。
3.嚴格執(zhí)行保密文件、資料、檔案的查、借閱審批手續(xù),并只限于在閱覽室內(nèi)閱讀,不得私自抄錄或拍照,更不得帶回家。
4.保密文件、資料、檔案閱讀完畢,應交保密員存放在專柜內(nèi),妥善保管,以防丟失、泄密事件的發(fā)生。
5.凡遇重大節(jié)、假日,要對全體干部、職工進行保密教育,并對“三密”文件、資料進行一次清理,重點保護。
6.對造成損失、泄密的科室和個人,應追究其責任,并視其情節(jié)輕重給予必要處罰。
二、檔案保管
1.機關全部檔案必須由檔案室集中統(tǒng)一保管,任何人不得據(jù)為已有。
2.加強庫房管理,做好防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防有害氣體和微生物的侵蝕等工作,做好庫房內(nèi)溫、濕度測記,保持室內(nèi)合理溫度。
3.嚴禁無關人員進入檔案庫房。
4.室藏檔案必須排列整齊有序,并定期進行清理,校對工作,做到目錄與室藏檔案相符。
5.嚴格按檔案管理的規(guī)定履行檔案移交,接收等手續(xù)。
6.認真做好檔案的鑒定工作,不得擅自銷毀檔案,如需銷毀,首先編制銷毀清冊,由鑒定小組批準鑒定,在有人監(jiān)督的情況下,方能銷毀。
7.檔案保管不善造成毀冊和丟失,要追究有關人員法律責任并予以處罰。
三、檔案利用
1.凡因公需到檔案室利用檔案的,必須填寫使用登記,外單位利用者,必須持單位介紹信或有關證件,經(jīng)院領導批準后方可使用。
2.檔案原則上不外借,利用者可在閱覽室查閱,特殊情況需要借出者,必須經(jīng)分管院領導批準,并辦理借閱手續(xù),外借時間不得超過三天。
3.檔案利用者必須愛護檔案,嚴禁畫杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散檔案資料,否則,按《檔案法》的有關規(guī)定追究責任。
4.檔案工作人員要熱情招待檔案利用者,準確迅速地調出利用者所需檔案,同時,要認真做好查閱檔案的登記與統(tǒng)計工作,注意反饋和收集利用效果。
5.“三密”文件借閱范圍要從嚴掌握.必須借閱時,要經(jīng)分管領導批準。
四、檔案的借、傳閱
1.借閱和傳閱文件,要辦理登記手續(xù),退還文件要辦理注銷手續(xù)。
2.對檔案或文件進行翻拍或復制要經(jīng)院辦同意,任何科室或個人不得自行復印或傳閱,復印件視同正式件一樣管理,如系秘密材料應加蓋檔案號章并注明此材料的出處和依據(jù)。
3.利用者應精心愛護和妥善保管檔案,不得在上畫線條,作標記,不得涂改,沾污,拆散檔案,未經(jīng)允許不得轉借他人或攜帶外出。
4.普通文件一般一周內(nèi)歸還,幾個科室合辦的文件兩周內(nèi)歸還,特殊情況要辦理續(xù)借手續(xù)。
5.個人不得查閱涉及本人有關問題的檔案,如需查證某一問題,可通過有關職能部門審檔。
6.上級機關和院外有關單位需要借閱檔案,須持該單位介紹信,經(jīng)審批同意后方可查閱,如有特殊原因需要借出者,須經(jīng)院辦公室負責人或院領導批準。
7.檔案歸還時,工作人員應對案卷的數(shù)量和卷內(nèi)的文件情況仔細進行清點,檢查無誤后方可注銷。
第15篇 醫(yī)院護理技術檔案管理制度
某醫(yī)院護理技術檔案管理制度
(1)護理業(yè)務技術資料檔案內(nèi)容
1)護理技術資料:包括本院制訂的各種疾病護理常規(guī),各項技術操作規(guī)程,每年制訂的科研計劃,發(fā)表的護理學術論文,國內(nèi)外護理科技動態(tài),編目存檔。全國、省、市有關護理學術論文資料,各種學習班及業(yè)務學習情況,專題講座等。
2)護理業(yè)務工作檔案:包括年度護理工作計劃、工作總結,以及上級有關護理文件,申報上級有關呈批件存底;年度、季度護理工作檢查評比總結;院內(nèi)外有關護理工作制度;各種會議紀要、記錄;護理人員的執(zhí)業(yè)注冊、進修、培訓、出勤情況,以及獎、懲、缺陷事故等資料,均應登記存檔。
3)各級護理人員業(yè)務技術檔案:主要包括個人學歷、經(jīng)歷、業(yè)務培訓、業(yè)務技術考核情況,科研成果,學術論文,獎、懲及晉升材料等。
(2)護理業(yè)務技術檔案管理
1)護理部指定專人負責材料收集、登記和保管工作。應保證材料的完整、清晰。
2)建立保管制度,平時分卷、分檔存放,年終進行分類、分冊裝訂,長期保管。
3)每位科護長配備電腦一臺,建立檔案與護理部聯(lián)網(wǎng)。
第16篇 三民醫(yī)院會計檔案管理制度
人民醫(yī)院會計檔案管理制度4
1、會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),必須嚴格執(zhí)行安全和保密制度,嚴防毀損、散失和泄密。
2、單位每年形成的會計檔案,由財務科負責整理立卷,裝訂成冊。當年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務科保管一年。期滿之后,編造清冊移交檔案室保管。財務科不得自行封包保存。
3、會計檔案向外單位提供利用時,檔案原件原則上不得借出,如有特殊需要,須報上級主管部門批準。但不得拆散原卷冊,并應限期歸還。
4、各種會計檔案保管的期限:
(1)5年保管期:會計月、季報表
(2)15年保管期:總帳、明細分類帳;原始憑證和記帳憑證;會計移交清冊
(3)25年保管期:現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳
(4)永久性保管期:會計年度決算報表;會計檔案保管,銷毀清冊;職工工資及獎金發(fā)放清冊。
5、會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由檔案室提出銷毀意見,會同財務科共同鑒定,嚴格審查,編造會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱。卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。報領導批準后方可銷毀。銷毀時,應由檔案室、財務科共同派員監(jiān)督。監(jiān)銷人在銷毀后必須在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告領導。
6、會計檔案銷毀前,對本單位認為重要的會計資料,應復留存,以便備查。
第17篇 州醫(yī)院護理部檔案管理制度
自治州醫(yī)院護理部檔案管理制度
一、目的
護理部有關信息的儲存為護理臨床、教育、法律提供依據(jù),以便有計劃地、系統(tǒng)地進行護理管理,達到優(yōu)化管理的效果,逐步達到計算機管理。
二、要求
檔案分類
(一)按年度分類:即按文件的形成時間及處理日期所屬的年度分類。
(二)按文件內(nèi)容分類:護理檔案根據(jù)工作的范圍和性質分為三部分:護理行政工作檔案,護理業(yè)務工作檔案,護理人員業(yè)務技術檔案。
(三)護理行政工作檔案
1、護理管理制度、護理人員職責。
2、各類文件:上級下達文件及護理部的有關文件。
3、各種會議記錄及查房記錄:護理部會議及護士長例會記錄,護理行政查房記錄,夜查房記錄。
4、向上級的請示、報告的存根、批復等。
5、護理部年度計劃、總結,季度工作重點、小結評價。
(四)護理業(yè)務工作檔案
1、各級護理人員培訓檔案:護士外出學習、進修時間、內(nèi)容、收獲、評語等。
2、護理質量控制資料:質量管理委員會會議記錄,全院護理查房、隨機檢查資料及匯總統(tǒng)計表和每月檢查記錄。
3、護理缺陷報告及鑒定處理檔案:護理過失登記。
4、教學檔案:在職教育規(guī)劃,各級護理人員培養(yǎng)計劃。
5、護理科研情況:論文撰寫、立項課題、科研成果等。
6、護理活動記錄:包括技術競賽、知識競賽、紀念“512”國際護士節(jié)情況、全院各級護理人員理論考試、技術操作考試情況。
7、護士長工作月報情況:包括護士長手冊、每月工作量、科室查房、講座等。
8、業(yè)務學習情況:包括教學的主講人、時間、地點、內(nèi)容、參加人數(shù)、效果評價。
(五)護理人員業(yè)務技術檔案即分級管理檔案
一般指個人基本情況、職稱晉升、進修、學歷、獎勵、考核成績等。
第18篇 x醫(yī)院人事干部檔案管理制度
附屬醫(yī)院人事干部檔案管理制度
一、干部檔案保管制度
1、干部檔案要建立堅固、防火、防潮的庫房,做到庫房、辦公室、查閱室分開,庫房面積每1000卷需20-25平方米,要有數(shù)量充足的鐵質檔案柜。
2、配備必要的安全設施,保持清潔衛(wèi)生,做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。
3、對庫房設備和安全措施進行經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
4、對干部檔案收進、移出、調閱、歸還都要嚴格登記,做到有章可循,有目可查。
5、每年要核對一次干部檔案順序號,并作好登記,發(fā)現(xiàn)錯號、錯位要及時糾正;發(fā)現(xiàn)缺少,及時查找。
6、嚴禁任何人私自保存他人的檔案材料,對私自保存他人檔案材料拒不交出的,應視情節(jié)輕重,予以嚴肅處理。
二、干部檔案管理部門的十項職責
1、保管干部檔案,為國家積累檔案史料。
2、收集、鑒別和整理干部檔案材料。
3、辦理干部檔案的查閱、借閱和轉遞。
4、登記干部職務的變動情況。
5、為有關部門提供干部的情況。
6、做好干部檔案的安全、保密、保護工作。
7、調查研究干部檔案工作情況,制定規(guī)章制度,搞好干部檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導。
8、推廣、應用干部檔案現(xiàn)代化管理技術。
9、定期向檔案館(室)移交死亡干部的檔案。
10、辦理其他有關事項。
三、檔案管理人員崗位職責
1、嚴格遵守《干部檔案工作條例》和《檔案法》等的規(guī)定,認真執(zhí)行干部檔案管理的各項制度。
2、熱愛本職工作,忠于職守,刻苦專研業(yè)務,不斷提高業(yè)務水平和工作能力。
3、經(jīng)常與有關部門聯(lián)系,及時收集干部檔案工作中形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實干部檔案內(nèi)容。
4、對收集的材料進行認真鑒別,準確分類,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊;對要銷毀的材料進行詳細登記,并報請主管領導同意后,按規(guī)定處理。
5、嚴格執(zhí)行查、借閱干部檔案規(guī)定,熱情接待查閱者,積極提供檔案為干部工作服務。
6、嚴格遵守《保密法》的規(guī)定,保守干部檔案秘密。
7、加強干部檔案的安全保護工作,保證檔案無丟失、損壞、盜竊、蟲蛀、霉爛等。
8、完成領導交辦的其他工作。
四、干部檔案安全保衛(wèi)制度
1、檔案工作人員對干部檔案安全要有高度意識,增強崗位責任感,自覺的做好檔案安全工作。
2、檔案庫房非檔案管理人員嚴禁入內(nèi)。
3、檔案工作人員應嚴格遵守庫房安全管理規(guī)定,經(jīng)常檢查庫房安全,離開庫房時,必須關好門窗切斷電源。
4、檔案庫房應具有防火、防盜、防有害氣體、防光、防濕、防蟲、防塵、防高溫八防設施;嚴禁吸煙,室內(nèi)外嚴禁堆放易燃、易爆物品。
5、檔案工作人員應定期或不定期檢查檔案安全情況,及時將情況報告分管領導。
6、檔案的摘抄、復印過程,必須隨時有檔案工作人員監(jiān)護。
五、干部檔案庫房管理制度
1、干部檔案庫房是干部檔案管理的基礎設施,檔案人員應高度重視,搞好庫房管理。
2、庫房內(nèi)檔案柜架要排列整齊,柜內(nèi)案卷排列寬松適度,柜架編號利于取放。
3、定期觀察庫房溫、濕度表,做好記錄,并根據(jù)情況采取調節(jié)措施,使溫度控制在14-24°c,相對濕度控制在45-60%。
4、加強干部檔案保護,搞好清潔衛(wèi)生,做到檔案無霉變、蟲蛀、鼠咬、塵污、褪變、破損等。
5、切實搞好干部檔案庫房的保密、保衛(wèi)和防火工作,落實安全措施,下班前要關好電源、門窗。
6、非檔案管理人員,未經(jīng)允許不得擅自進入庫房。
六、查閱干部檔案規(guī)定
1、因工作需要查干部檔案,須填寫《查閱干部檔案審批表》,按規(guī)定辦理審批手續(xù)后,方可查閱。不得憑借調查證明或介紹信查閱干部檔案。
2、查閱人必須是查閱單位的兩名*黨員干部。
3、任何個人不得查閱本人及其直系親屬的檔案。
4、查閱人應嚴格遵守保密制度,不得向無關人員泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經(jīng)批準,不得擅自復制、拍攝檔案內(nèi)容。
6、查閱檔案在查閱室內(nèi)進行;查閱時不得喝水、吸煙,防止檔案材料被毀壞。
7、查閱完畢,要進行登記。
七、借閱干部檔案規(guī)定
1、干部檔案一般不外借,如遇特殊情況要借閱時,借閱單位必須填寫《借閱干部檔案審批表》,由單位領導簽字,經(jīng)主管部門負責人批準方可外借。
2、借閱人不得借閱本人及其直系親屬的檔案。
3、借出的干部檔案必須指定專人保管,不得轉借,更不得把檔案給無關人員或干部本人翻閱。
4、借出的檔案嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經(jīng)批準,不得擅自復制、拍攝、公布檔案內(nèi)容。
5、借閱干部檔案的時間,最長不超過15天,若需延長使用時間,應辦理續(xù)借手續(xù)。
八、轉遞干部檔案規(guī)定
1、干部檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取,不準郵寄或交干部本人自帶。
2、縣及相當縣以上黨委組織,人事部門,可以直接轉遞干部檔案。
3、轉出的檔案必須齊全完整,并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出。
4、轉出檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細登記,嚴密包封。
5、收到檔案的單位,經(jīng)核對無誤后,應在回執(zhí)上簽名蓋章后立即退回,逾期一個月未退回者,應進行催問,防止丟失。
6、為使干部檔案能夠隨著干部調動或職務的變動而及時轉遞,干部調配、任免工作部門應將干部調入單位和任免通知及時告訴干部檔案管理部門,并建立必要聯(lián)系制度。
第19篇 某人民醫(yī)院檔案管理制度
某市人民醫(yī)院檔案管理制度
檔案管理制度
1、認真執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī),健全檔案管理制度。統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按規(guī)定及時向檔案室移交檔案。
2、醫(yī)院的檔案工作要與本部門的各項工作緊密結合,實行“四同步”管理,即布置、檢查、總結、驗收各項工作時應同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
3、院內(nèi)各部門要按照歸檔范圍要求,將上年形成的各資料,在本年度三月底前移交綜合檔案室,綜合檔案室應于六月底前完成立卷、歸檔工作。
4、每年形成的會計檔案由財務部門負責整理立卷裝訂成冊,并按規(guī)定要求編造清冊按時移交綜合檔案室保管。
5、基建檔案在每一項目竣工后2個月內(nèi),負責基建人員應及時向城建檔案館交齊文件材料,并收回押金,同時上交一套給綜合檔案室。
6、科研檔案在項目完成后,由項目負責人及時收集整理后交綜合檔案室。
7、設備檔案應由綜合檔案室統(tǒng)一管理,確因工作需要的,設備科可采取借用形式保管使用,新設備開箱前,應有檔案人員在場清點全部機器資料,辦好歸檔手續(xù)。
8、綜合檔案室要維護檔案的完整和安全,妥善保管好檔案,為本單位提供利用。
檔案保密制度
1、嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關保密制度,及時向查檔人中進行保密宣傳。
2、嚴格遵守查閱檔案的制度。對有密級的檔案材料更應嚴格查閱手續(xù),必要時使用閱檔案保密夾。
3、會計檔案、科技檔案除直接責任人外,他人不得查閱。如需查閱,須經(jīng)責任人同意,并由檔案人員陪同查閱。
4、檔案材料需要復制時,須領導批準,不得擅自轉借及復制。
5、經(jīng)鑒定確認無保存價值的檔案,要造冊登記,按有關規(guī)定手續(xù)辦理,以防失密。
檔案保管制度
1、檔案是黨和國家的寶貴財富,檔案人員必須切實保護、保管好。
2、建立全宗卷,做好立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等工作。
3、利用現(xiàn)有的設備,改善庫房保管條件,保持庫房適宜的溫濕度。
4、每半年檢查檔案的保管狀況,并作記錄,及時消除各種隱患,保護檔案的完好性。
5、對已破損、霉變和褪色的檔案,及時進行修補搶救工作,維護檔案的完整。
6、做好“六防”(防火、防盜、防潮、防蟲咬、防光、防鼠),“三無”(無丟失、無霉變、無差錯)。
借閱制度
1、本院保管的檔案原則上只供內(nèi)部查閱,外單位人員借閱檔案,憑介紹信、本人身份證或工作證,征得管理部門意見,經(jīng)辦公室負責人同意,方可查閱。
2、一般情況下查閱檔案,應在閱文室或指定地點。欲外借者,需經(jīng)辦公室負責人批準,借期不得超過一周(設備資料除外),特殊情況需辦理續(xù)借手續(xù)。對超期不還者,除及時催收外,對其進行批評教育。
3、絕密案卷不得外借和隨便利用,查閱需經(jīng)分管領導批準。
4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、轉借。不得短少和丟失,違者必究。
5、建立借閱檔案登記制度,嚴格填寫登記簿。歸還的檔案,進行復查其完整度,辦理注銷手續(xù)。
統(tǒng)計制度
1、做好檔案的接收、移交登記工作。
2、準確及時填報檔案工作情況報表。
3、做好檔案的利用情況統(tǒng)計,包括利用人次、利用效果的登記工作。
4、做好檔案的鑒定情況統(tǒng)計,包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
檔案的鑒定制度
1、成立醫(yī)院檔案鑒定小組,負責對醫(yī)院各類檔案的鑒定工作,判定檔案的價值,調整檔案密級,決定檔案存毀。
2、做好平時鑒定、到期鑒定工作,銷毀鑒定后需銷毀的檔案。
3、對鑒定需銷毀的檔案,編制鑒定清冊,經(jīng)批準后,指派專人負責監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽名。
4、做好檔案鑒定情況的統(tǒng)計,包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
檔案利用制度
1、檔案人員要有責任心,熟悉業(yè)務、熟悉室藏。
2、建立檔案的全引目錄、分類目錄、案卷目錄、大事記、組織沿革、全宗介紹、干部任免、離退休等索引。
3、利用者按規(guī)定辦理利用手續(xù)。
4、主動提供檔案信息,對檔案的利用情況和效果反饋進行認真登記。
檔案修改補充制度
1、歸檔案后的文件材料發(fā)現(xiàn)重要的原始材料遺漏歸檔,或發(fā)現(xiàn)歸檔文件有誤,表達不確切,應予修改補充。
2、修改前應填寫更改通知單,通過會簽的方法,取得有關科室同意,分管領導的批準。
3、文件材料修改、補充后在卷內(nèi)備考表中注明更改情況。
科室預立卷制度
1、院的發(fā)文及上級來文由文書收發(fā)人員做好平時的分發(fā)工作。辦理完畢及時歸檔,并按要求,做好檔案的預立卷工作,于次年三月底前交院綜合檔案室。
2、各業(yè)務科室在開展疾病防治、教學、健康教育、科研培訓及其它業(yè)務活動中形成的材料,由各科室兼職檔案員進行預立卷工作,并于次年三月底前交綜合檔案室。
檔案庫房管理制度
1、檔案庫房為保存本單位全部檔案的場所,全宗內(nèi)的檔案按永久、長期、短期安放、排列。
2、進入庫房的檔案應放置干燥的檔案架上,排放整齊、美觀,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,在適當時候進行自然通風。
3、檔案架內(nèi)放置樟腦丸,室內(nèi)存放滅火器及溫度計,相對的濕度控制在60%左右。并有溫濕度記錄,室內(nèi)做到防火、防蟲、防潮等六防措施。
4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,非檔案人員末經(jīng)允許,不得入內(nèi),與檔案無關的物品不得存放庫房內(nèi)。未經(jīng)鑒定和批準的檔案,不得任意銷毀。
科研課題鑒定、工程竣工驗收、設備開箱制度
1、本院召開科研課題鑒定會、工程竣工驗收會以及設備儀器開箱,經(jīng)辦人必須通知綜合檔案室。
2、本院工程項目(十萬元以上)的全部材料在竣工驗收后歸檔。
3、儀器、設備(萬元以上)文件資料,在安裝驗收后合格,正常運行后即歸檔。
4、科研課題、專題調查項目待調查、研究結束或告一段落時做出總結和成果鑒定后歸檔。
5、資料收集齊全、完整交綜合檔案室出具歸檔證明。
照片與聲像檔案管理制度
1、本院科室、個人在工作活動中形成的照片、聲像等具有保存價值的,均應及時交院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,任何部門和個人不得占
為已有。
2、向綜合檔案室移交的照片檔案應包括照片、底片和文字說明,照片與影像相符。
3、向綜合檔案室移交的聲像檔案應是原片,并貼有文字說明。
4、存放照片與聲像檔案的庫房應采取防止高溫、高濕和強化的措施,應定期檢查,以防損壞。
5、向綜合檔案室移交照片與聲像檔案時,交接雙方根據(jù)目錄清點核對,并履行簽字手續(xù)。
財務檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證,會計賬簿和會計報表等會計核算材料。
2、會計檔案資料是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要資料和證據(jù),必須專人負責保管。
3、每年形成的會計檔案由財務部門按照歸檔的要求,負責整理立卷裝訂成冊,每年會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務科保管一年,期滿后,由財務科編造清冊移交檔案部門保管,檔案部門保管的會計檔案,不得任意拆封,如要拆封須會同財務部門一起拆封,重新訂須雙方加蓋印章,在不具備移交的情況下,財務科要加強管理,要有專柜存放,不得隨意堆放,造成毀損散失。
4、建立會計檔案查閱登記簿,詳細記錄查閱會計檔案的時間、內(nèi)容、單位和人員姓名、通信號碼、批準領導等內(nèi)容,會計檔案原則上不得外借,如有特殊情況,須經(jīng)院領導批準并辦理登記手續(xù)。
5、保存期限按財政部,國家檔案局(84)第85號關于制發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知執(zhí)行。
6、原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、日記賬總賬、明細分類、分戶或登記簿,會計清冊保存期為十五年。
7、月報、季報保存期為五年。
8、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊保存期為二十年。
9、涉及外事的會計憑證、預算、決算工資冊保存期限為永久。
第20篇 醫(yī)院檔案管理制度5
醫(yī)院檔案管理制度(五)
第一章總則
第一條為認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》的《浙江省科學技術事業(yè)單位檔案管理工作實施意見》,進一步加強本院檔案管理,充分發(fā)揮檔案在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中的作用,根據(jù)本院實際情況,特制定本制度。
第二條本院醫(yī)療衛(wèi)生檔案是指各科在從事醫(yī)療、教學、科研、培訓、衛(wèi)生宣教及黨群、行政管理等活動中形成的具有備考、利用、保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄。
第三條本院設立綜合檔案室,作為管理本院檔案工作的職能機構,由一名院領導負責領導,醫(yī)院辦公室主任或副主任分管,并設立一名專職檔案員,各科室確定一名兼職檔案員,督促指導本科檔案的積累、整理和歸檔工作。綜合檔案室集中統(tǒng)一管理本院全部檔案(人事、病史檔案除外),負責對本院各科檔案工作的業(yè)務指導和督促工作,并接受上級衛(wèi)生管理部門及本區(qū)檔案局的監(jiān)督、檢查和指導。
第四條醫(yī)療衛(wèi)生檔案是提高醫(yī)療、防病工作和管理水平的重要條件,本院將檔案工作列入事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃,加強管理,做好歸檔立卷工作。
第五條全院職工都有保護檔案的義務和利用檔案的權利,每個職工對應當立卷歸檔的材料,應按照本辦法規(guī)定,及時向院綜合檔案室或各科兼職檔案員移交,統(tǒng)一管理,任何人不得以任何理由將應歸檔的材料占為己有。
第六條評聘技術職務所需的科研成果、論文專著材料,必須以檔案室提供的為依據(jù)。已發(fā)表論文必須經(jīng)檔案員登記,原件歸檔。
第七條檔案管理人員的待遇與其他技術人員等同。
第八條對在管理和開發(fā)利用檔案信息資源工作中做出顯著成績的科室和個人,應給予表彰、獎勵;對違反檔案管理法規(guī)的,要根據(jù)不同情況,給予批評和必要的處分。
第二章檔案的收集與整理
第九條建立健全文件資料的形成、積累、歸檔制度,并納入各類專業(yè)技術人員和管理人員的職責范圍和考核項目,確保歸檔材料的準確、完整。本院在各項工作和活動中形成的應歸檔材料,應由材料的直接形成者或兼職檔案員負責收集、整理,按本制度規(guī)定,完成組卷工作并向綜合檔案室移交。
本院職工因公外出參觀、學習、培訓、考察和參加各種會議等,其帶回的文件材料必須按歸檔范圍的規(guī)定及時向綜合檔案室移交。歸檔范圍按《蕭山區(qū)中醫(yī)院文件材料歸檔與不歸檔范圍》執(zhí)行。
第十條歸檔時間
一、定期歸檔的材料
1.本院全部應當歸檔的材料,必須于次年六月底前完成立卷歸檔(由綜合檔案室共同參與進行)。
2.各科室的業(yè)務技術檔案,在次年六月底前,由職能部門兼職檔案員將應歸檔材料組成保管單位后,經(jīng)科負責人審定后移交綜合檔案室歸檔。
二、隨時歸檔的材料
1.本院基建工程項目竣工驗收后,其全部材料即歸檔。
2.儀器設備安裝驗收合格,正常運行后其材料即歸檔。
3.專題調查、科研課題待調查、研究結束或告一段落時,做出總結和經(jīng)成果鑒定后歸檔。
4.論文、著作、科技文章正式發(fā)表后歸檔。
5.本院編寫印制的出版物裝訂成冊后,原稿與印本即一并歸檔。
第十一條歸檔要求
1.各科室的歸檔立卷工作,由文件材料形成者或兼職檔案員承擔,院綜合檔案室協(xié)助、負責。
2.歸檔材料必須是原件(外來復印件除外),做到完整、齊全、系統(tǒng)、準確,底稿與印刷件一并歸檔;紙張質量和規(guī)格符合要求,書寫必須使用藍黑墨水、碳素墨水等符合歸檔要求的耐久字跡材料,不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、簽字筆、純藍墨水、紅墨水及復寫紙等不耐久材料。
一式數(shù)份的發(fā)票、檢驗報告、鑒定證書及報表等,可使用標有“da”的圓珠筆芯及檔案用復寫紙。
3.歸檔案卷的文件材料要求排列有序、裝訂美觀、編好頁號,卷內(nèi)目錄填寫完整,案卷題名確切,書寫整齊美觀,卷內(nèi)目錄和案卷目錄一律用鋼筆或毛筆書寫。
4.歸檔材料必須經(jīng)形成部門負責人審定,并在卷內(nèi)備考表檢查人一欄上簽字。
5.各科室按綜合檔案室統(tǒng)一規(guī)定編寫全宗號、目錄號和案卷號并編制卷目錄、全引目錄和移交目錄,一式三份,一份交綜合檔案室,其中移交目錄在向綜合檔案室移交檔案時,按目錄點清后,在移交目錄上簽字。
第十二條綜合檔案室的全部檔案,應進行統(tǒng)一的分類、編號和排列。具體方法按《蕭山區(qū)中醫(yī)院檔案實體分類、立卷、編號、排列規(guī)則》執(zhí)行。
第十三條本院檔案保存期限分永久(50年以上),長期(16-49年)、短期(15年以下)三種。具體保管期限分類詳見《蕭山區(qū)中醫(yī)院檔案保管期限表》。
第三章檔案的保管與庫房設施
第十四條醫(yī)院須配備檔案專用庫房,檔案工作用房及閱覽室。檔案庫房要配備相應的儀器設備及防盜、防火、防光、防污染、防腐蝕、防有害生物等安全措施,并保持適當?shù)臏?、濕度。存入的聲像等特殊載體的檔案要配備恒溫、恒濕設施。檔案庫房要指定專人管理,保持室內(nèi)整潔、衛(wèi)生、有序,定期檢查檔案保管狀況,對破損、變質的檔案及時修復和補救。
第十五條建立檔案的保密制度和檔案室管理制度,嚴格按照要求加強檔案的保管,確保檔案的安全。
第四章檔案的統(tǒng)計和利用
第十六條綜合檔案室要采用科學化管理,大力開發(fā)檔案信息資源,提高檔案現(xiàn)代化管理水平,科學地編制檢索工具和編研材料,準確及時地為利用者提供資料,并加強利用效果的反饋、收集。
第十七條綜合檔案室要建立檔案的借閱和利用制度,根據(jù)檔案的機密程序確定不同的利用范圍,規(guī)定不同審批手續(xù)。
第十八條建立檔案統(tǒng)計制度,對檔案的收進、移出、保管、利用等情況及時完整做好登記并進行統(tǒng)計分析,按檔案業(yè)務部門的要求,按時填報各種統(tǒng)計報表。
第五章檔案的鑒定、銷毀
第十九條成立由院領導、檔案管理人員和有關業(yè)務科室負責人組成的檔案鑒定小組,負責本院檔案鑒定工作的組織和實施。
第二十條銷毀失去保存價值的檔案須由檔案鑒定小組鑒定,提出審查意見;由綜合檔案室編制銷毀目錄,經(jīng)分管院長批準后,二人以上在指定地點監(jiān)銷,監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。
第六章附則
第二十一條
; 本制度由院綜合檔案室負責解釋。
