第1篇 物業(yè)其他行政管理規(guī)定工作制度格式怎樣的

物業(yè)行政工作制度:其他行政管理規(guī)定22其他行政管理規(guī)定22.1.員工證2

2.1.1 所有員工在入職時(shí)均由物管公司行政人事部簽發(fā)的員工證。

2

2.1.2 員工證必須當(dāng)值時(shí)按規(guī)定佩戴,不得掛在腰際或以其他外衣遮蓋,違者以不配戴論處。

22.4員工須注意愛(ài)護(hù)員工證,人為損壞或遺失,除按規(guī)定及時(shí)到行政人事部補(bǔ)辦手續(xù)外,將視實(shí)際情況可能給予一定的紀(jì)律處分。

2

2.1.4 離職員工必須將員工證交回,否則扣罰工本費(fèi)30元。

22.2.更衣柜、鑰匙的管理2

2.2.1 員工更衣柜不能隨便與他人調(diào)換,不能私裝鎖頭和私配鑰匙,不能存放易燃易爆危險(xiǎn)物品,不要存放貴重物品,物管公司/管理處不負(fù)任何私人財(cái)物損失的責(zé)任。

2

2.2.2 物管公司/管理處有權(quán)隨時(shí)選派兩名行政人員檢查更衣柜。

2

2.2.3 員工離職時(shí)須將更衣柜清理干凈。

2

2.2.4 物管公司內(nèi)部鑰匙由資源部統(tǒng)籌管理、復(fù)制。

領(lǐng)用人領(lǐng)用鑰匙后,需在領(lǐng)用單上注明確認(rèn)。

2

2.2.5 鑰匙保管人應(yīng)遵守下列條件,否則所發(fā)生損失由保管人負(fù)擔(dān)責(zé)任,并按情節(jié)輕重論處或依法究辦:22.2.

5.1離職時(shí)應(yīng)將鑰匙交回資源部。

22.2.

5.2鑰匙遺失時(shí),應(yīng)立即向資源部報(bào)告。

22.2.

5.3不得復(fù)制或任意借予外人使用。

22.3電腦使用管理2

2.3.1 總則隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,電腦作為企業(yè)員工進(jìn)行文件處理、文件和信息傳輸以及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的基本工具,對(duì)提高工作效率和管理水平、實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化發(fā)揮著積極的促進(jìn)作用。

為配合企業(yè)的制度化、程序化、規(guī)范化管理,公司對(duì)現(xiàn)電腦的使用、管理與維護(hù)制定本制度。

2

2.3.2 適用范圍廣州物業(yè)管理有限公司全體員工。

2

2.3.3 電腦調(diào)配原則2

2.3.3 .1各管理處根據(jù)實(shí)際工作需要,制定電腦配置與采購(gòu)計(jì)劃,報(bào)請(qǐng)公司審批采購(gòu)。

2

2.3.3 .2所有電腦設(shè)備均須按照崗位工作需要進(jìn)行調(diào)配,并由行政助理負(fù)責(zé)資產(chǎn)登記與管理。

2

2.3.3 .3外出公干需要使用筆記本電腦的員工,報(bào)請(qǐng)所在部門(mén)經(jīng)理或管理處主任批準(zhǔn)、資源部審核通過(guò)后可予以借用。

2

2.3.4 電腦的使用與管理22.3.

4.1各部門(mén)必須按照規(guī)定機(jī)型、外設(shè)設(shè)備、硬件配置使用電腦,不得私自拆卸或安裝任何硬件設(shè)備。

并保證電腦設(shè)備在良好環(huán)境下使用,不得在設(shè)備上放置雜物,并做好電腦設(shè)備的防塵、防潮、通風(fēng)工作。

22.3.

4.2各管理處電腦未經(jīng)批準(zhǔn)一律不得安裝光驅(qū),如確有需要,由行政助理報(bào)公司資源部備案后在管理處主任或其他指定的電腦上安裝。

22.3.

4.3為防止管理處資料外泄,各管理處僅在管理處主任、行政助理、客戶服務(wù)主管、保安主管、財(cái)務(wù)部、工程部主管電腦上安裝usb接口,電腦使用者必須負(fù)責(zé)usb接口的管理,并確保相關(guān)資料不被外泄。

22.3.

4.4任何員工不得將私人可移動(dòng)u盤(pán)帶入公司使用,公司、管理處根據(jù)工作需要配備公用u盤(pán)。

22.3.

4.5管理處主任、財(cái)務(wù)部、客戶服務(wù)部主管的電腦可根據(jù)需要開(kāi)通上網(wǎng)功能,上網(wǎng)帳號(hào)和密碼由電腦使用者管理并保密,其它電腦不得開(kāi)通上網(wǎng)功能。

22.3.

4.6各管理處電腦出現(xiàn)重大故障,由行政助理報(bào)請(qǐng)公司進(jìn)行維修處理。

如因員工私自卸拆卸造成電腦損壞,由該員工承擔(dān)此項(xiàng)損失。

22.3.

4.7電腦操作應(yīng)按一定的規(guī)程進(jìn)行。

啟動(dòng)時(shí)應(yīng)先開(kāi)顯示器、打印機(jī)等外部設(shè)備,后開(kāi)主機(jī);

時(shí)應(yīng)先取出磁盤(pán)或光盤(pán) 主機(jī),后 顯示器,打印機(jī)等外部設(shè)備。

22.3.

4.8在電腦運(yùn)作過(guò)程中,若發(fā)現(xiàn)異常聲音或怪味時(shí),應(yīng)立即切斷電源,并通知行政助理及供應(yīng)商檢查機(jī)件。

22.3.

4.9各使用部門(mén)設(shè)有專(zhuān)人操作電腦,每臺(tái)電腦均必須設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼及熒屏保護(hù)密碼,電腦使用者必須對(duì)密碼保密,并對(duì)自己的一切電腦操作負(fù)責(zé)。

嚴(yán)禁未經(jīng)允許擅自使用他人電腦。

22.3.

4.10為了預(yù)防電腦病毒,使用磁盤(pán)及光盤(pán)前必須進(jìn)行病毒檢測(cè),嚴(yán)禁員工未經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)私自安裝外來(lái)軟件、程序,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分。

22.3.

4.11任何時(shí)間嚴(yán)禁員工利用公司、管理處電腦玩游戲,嚴(yán)禁非公務(wù)情況下上網(wǎng),一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分。

22.3.

4.12嚴(yán)禁員工使用不健康、消極或產(chǎn)生不良影響的圖片與文字作為電腦桌面,并不得瀏覽或傳播不健康、消極或反動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)信息。

22.3.

4.13員工離職時(shí),必須將電腦的所有密碼如實(shí)交接給指定的交接人后方可辦理離職手續(xù)。

2

2.3.5 責(zé)任及義務(wù)22.3.

5.1人事資源部:對(duì)電腦設(shè)備資產(chǎn)管理、調(diào)配、調(diào)試負(fù)責(zé),有義務(wù)指導(dǎo)員工正確應(yīng)用電腦。

22.3.

5.2員工:員工對(duì)配置的電腦有資產(chǎn)監(jiān)管的責(zé)任和日常保養(yǎng)的義務(wù)。

2

2.3.6 監(jiān)督機(jī)制22.3.

6.1員工不按規(guī)定操作電腦者,將視情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分。

22.3.

6.2員工故意損壞電腦設(shè)備者,公司將視情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分,并追究其相應(yīng)責(zé)任且有權(quán)要求其經(jīng)濟(jì)賠償。

22.4復(fù)印機(jī)使用管理2

2.4.1 復(fù)印機(jī)必須由各部門(mén)指定人員負(fù)責(zé)操作,其他人員非必要請(qǐng)勿使用復(fù)印機(jī)。

2

2.4.2 員工在每次復(fù)印完后必須即時(shí)在《復(fù)印機(jī)使用薄》上如實(shí)登記(雙面復(fù)印當(dāng)2張),及清理遺留的物件及廢紙。

2

2.4.3 使用復(fù)印機(jī)只限于復(fù)印管理處有必要復(fù)印的文件,禁止復(fù)印私人文件。

2

2.4.4 當(dāng)連續(xù)復(fù)印文件數(shù)量達(dá)100張,必須暫停2分鐘,禁止將沾有未干涂改液或膠水等文件進(jìn)行復(fù)印。

2

2.4.5 行政助理負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)維保工作,及監(jiān)督復(fù)印機(jī)的使用狀況。

22.5傳真機(jī)使用管理2

2.5.1 所有文件的傳真工作由各管理處指定行政助理或前臺(tái)接待文員負(fù)責(zé)操作。

2

2.5.2 傳真文件統(tǒng)一由指定人員負(fù)責(zé)接收及發(fā)出的登記工作,禁止其他人員私自取走未經(jīng)登記的文件。

2

2.5.3 傳真機(jī)操作人員必須盡快將已發(fā)出或接收到的文件登記后及時(shí)分派到各部門(mén)負(fù)責(zé)人。

2

2.5.4 使用傳真機(jī)只限于傳真管理處文件,禁止傳真私人文件。

2

2.5.5 行政助理負(fù)責(zé)傳真機(jī)維保工作,及監(jiān)督復(fù)核傳真機(jī)的收發(fā)記錄。

22.6辦公費(fèi)用控制2

2.6.1 文具22.6.

1.1新入職員工(保安工程除外)可領(lǐng)取一套必要辦公文具,費(fèi)用控制在人民幣一百元以下,包括以下非易耗物品:筆筒、計(jì)算器、剪刀、訂書(shū)機(jī)、起訂器、打孔機(jī)、直尺、文件架等,上述物品一旦領(lǐng)用后原則上不再重復(fù)領(lǐng)用,唯以舊換新時(shí)也需由行政助理審核是質(zhì)量原因還是使用不當(dāng)所致,因個(gè)人原因造成損壞、遺失的,由個(gè)人自負(fù),不應(yīng)再向公司申請(qǐng)補(bǔ)領(lǐng)。

員工離職時(shí)同樣要求返還整套非易耗文具。

22.6.

1.2每月文具領(lǐng)用原則上只是添置易耗材料,如紙薄類(lèi)、筆類(lèi)等,或添置必要的文件夾類(lèi)。

22.6.

1.3行政助理有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)各部門(mén)提交的文具申請(qǐng)中的數(shù)量和品種作相應(yīng)的控制、調(diào)整,并視進(jìn)度給予發(fā)放。

22.6.

1.4本著環(huán)保、節(jié)約的原則,公司建議各管理處善用資源,采取適當(dāng)措施控制不必要的花費(fèi),如適當(dāng)使用可換筆芯循環(huán)再用的筆類(lèi),使用二次用紙等。

第2篇 某物業(yè)管理公司行政例會(huì)制度

物業(yè)管理公司行政例會(huì)制度

為提高會(huì)議質(zhì)量,增強(qiáng)行政辦事效率,現(xiàn)對(duì)公司行政例會(huì)作出以下規(guī)定:

一、例會(huì)時(shí)間:每周一上午8:30,與會(huì)人員必須提前5分鐘到場(chǎng)(如有變動(dòng),另行通知)。

二、出席人員:酒店總經(jīng)理、各部門(mén)主管級(jí)以上人員,行政文員負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)后勤、簽到和會(huì)議記錄。行政擴(kuò)大會(huì)議如有參加人員變動(dòng),行政部另行通知。

三、會(huì)議內(nèi)容:會(huì)議由總經(jīng)理或總經(jīng)理安排專(zhuān)人主持,常規(guī)例會(huì)安排各部門(mén)匯報(bào)上周工作完成情況、未完成工作、下周工作計(jì)劃及工作建議,需要協(xié)商事務(wù),總經(jīng)理下達(dá)工作指令和質(zhì)量要求;行政辦負(fù)責(zé)匯總行文并傳達(dá)落實(shí)。

四、例會(huì)紀(jì)律:

1、無(wú)特別緊急情況,應(yīng)與會(huì)人員不得請(qǐng)假,都應(yīng)按時(shí)參加。否則,遲到一次罰款20元,無(wú)故缺席一次罰款50元。

2、自覺(jué)維護(hù)例會(huì)秩序和辦公環(huán)境,關(guān)閉通訊工具,加快會(huì)議進(jìn)程,避免中途退場(chǎng)、接聽(tīng)電話或其它干擾。

3、對(duì)于會(huì)議上達(dá)成決議的要求和總經(jīng)理下達(dá)的工作指令,各部門(mén)未能按時(shí)按要求貫徹、落實(shí)和傳達(dá),將追究部門(mén)負(fù)責(zé)人工作失職責(zé)任。

五、本制度自公布之日起執(zhí)行。

簽署人:zz物業(yè)管理有限公司

第3篇 物業(yè)行政集團(tuán)網(wǎng)手機(jī)使用管理規(guī)定工作制度

物業(yè)行政工作制度:集團(tuán)網(wǎng)手機(jī)使用管理規(guī)定

11集團(tuán)網(wǎng)手機(jī)使用管理規(guī)定

11.1手機(jī)所有

手機(jī)為聯(lián)通公司送給zz物管公司,所有權(quán)為zz物管公司所有,手機(jī)與手機(jī)號(hào)碼統(tǒng)一由資源部配于zz物管公司主管級(jí)以上員工使用。

11.2手機(jī)使用管理

11.2.1cdma手機(jī)由zz公司配于主管級(jí)以上員工使用,是屬于員工福利的一種,在使用cdma手機(jī)時(shí),同時(shí)享有公司手機(jī)補(bǔ)助。

11.2.2ma手機(jī)統(tǒng)一由資源部管理,由資源部統(tǒng)一調(diào)配,員工不能干涉。

11.2.3員工在使用cdma手機(jī)時(shí),必須保證在工作時(shí)間內(nèi)開(kāi)機(jī),如果發(fā)現(xiàn)在工作時(shí)間內(nèi)無(wú)故關(guān)機(jī),無(wú)法聯(lián)系的情況,資源部有權(quán)做出處理。

11.3手機(jī)費(fèi)用管理

11.3.1cdma手機(jī)交由員工使用的當(dāng)月起,員工相應(yīng)享有與其職位相應(yīng)的手機(jī)報(bào)銷(xiāo)。具體參照'手機(jī)通信費(fèi)用管理規(guī)定'。

11.3.2cdma手機(jī)話費(fèi)每月由使用者自行到營(yíng)業(yè)廳繳費(fèi),索取話費(fèi)發(fā)票交行政核準(zhǔn),在限額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo),超過(guò)報(bào)銷(xiāo)限額的話費(fèi)由持機(jī)人自行承擔(dān)。

11.4其他

11.4.1員工在領(lǐng)取cdma手機(jī)時(shí),需和公司簽定一份公司內(nèi)部手機(jī)管理協(xié)議;

11.4.2員工在領(lǐng)取cdma手機(jī)后,在使用過(guò)程中,如果出現(xiàn)手機(jī)損壞、遺失等情況,由員工負(fù)責(zé)賠償;

11.4.3員工在離職后,需把手機(jī)交還公司,如果私自帶走手機(jī)者,當(dāng)在其當(dāng)月工資里扣除其中費(fèi)用,同時(shí)公司有權(quán)追究其法律責(zé)任;

11.4.4如員工在領(lǐng)取手機(jī)后,在公司工作滿兩年(從領(lǐng)取手機(jī)后開(kāi)始算),公司把其使用的手機(jī)及號(hào)碼送于該員工。

11.4.5如享有報(bào)銷(xiāo)補(bǔ)助員工現(xiàn)使用中的cdma手機(jī),想加入集團(tuán)網(wǎng),可把手機(jī)號(hào)碼及身份證復(fù)印件交給資源部,由資源部代為辦理。加入后,手機(jī)號(hào)碼屬員工不變,超出話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)部分自行繳納。不享有報(bào)銷(xiāo)補(bǔ)助的員工,如想把自己使用的cdma手機(jī)加入集團(tuán)網(wǎng),亦可把號(hào)碼及身份證交于資源部代為辦理。話費(fèi)方面由員工自己以預(yù)存話費(fèi)方式繳費(fèi)。公司不承擔(dān)任何責(zé)任。

11.4.6員工如想把原屬于自己的cdma手機(jī)號(hào)碼退出公司集團(tuán)網(wǎng),可以向資源部提出申請(qǐng),由資源部辦理。

11.5內(nèi)部手機(jī)管理協(xié)議

為便于與zz公司的溝通,提高工作效率,zz物業(yè)管理有限公司決定對(duì)主管級(jí)以上員工統(tǒng)一配發(fā)手機(jī)及對(duì)應(yīng)的號(hào)碼。為更好地進(jìn)行管理,現(xiàn)制定以下規(guī)定:

11.5.1公司配發(fā)員工使用的手機(jī)及其配件、號(hào)碼,屬公司所有,員工僅享有使用權(quán),未征得公司書(shū)面同意,使用者不能擅自更改號(hào)碼或轉(zhuǎn)讓手機(jī)及其配件。

11.5.2使用者在手機(jī)使用期間須妥善保管好手機(jī)及配件,如有損壞或遺失,公司將視實(shí)際情況要求使用者作出相應(yīng)賠償。

11.5.3員工經(jīng)公司書(shū)面批準(zhǔn),將獲得公司配發(fā)的手機(jī)及其配件和對(duì)應(yīng)的號(hào)碼,并可以享有定額手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷(xiāo)。公司每月提供給使用者的定額話費(fèi)報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用,是為滿足公司通信需求及日常工作需要,使用者不能因個(gè)人原因而導(dǎo)致關(guān)機(jī)甚至停機(jī),影響公司工作效率;違者將按公司管理制度追究相關(guān)責(zé)任。

11.5.4使用者實(shí)際話費(fèi)如超過(guò)公司批準(zhǔn)的定額報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用,超出部分由使用者自行承擔(dān)。

11.5.5手機(jī)號(hào)碼為公司的一種資源,使用者不得利用此號(hào)碼作違法違紀(jì)使用。一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將會(huì)受到公司的調(diào)查,公司將保留追究使用者相關(guān)責(zé)任的權(quán)利。

11.5.6如手機(jī)存在質(zhì)量問(wèn)題或者通訊故障時(shí),可向公司資源部報(bào)告,或直接致電中國(guó)聯(lián)通廣州分公司服務(wù)經(jīng)理,以盡快解決。

11.5.7使用者與公司提前解除或終止勞動(dòng)關(guān)系時(shí),需同時(shí)返還手機(jī)及其配件、uim卡,結(jié)清話費(fèi),否則公司有權(quán)直接從使用者的薪金中扣抵配發(fā)手機(jī)的市場(chǎng)價(jià)款、話費(fèi)及其他相關(guān)費(fèi)用。

11.5.8員工一經(jīng)領(lǐng)用手機(jī)及其配件或使用公司配發(fā)的手機(jī)號(hào)碼,則視作自愿遵守上述規(guī)定。

第4篇 物業(yè)行政宿舍管理制度工作制度

物業(yè)行政工作制度:宿舍管理制度

17宿舍管理制度

因工作及管理需要,管理處為部分員工安排員工宿舍,統(tǒng)一配備床鋪及必需生活用品,并制定員工住宿及管理規(guī)定如下:

17.1住宿員工需提供個(gè)人資料,到管理處行政人事部辦理宿舍入住的相關(guān)手續(xù)。

17.2員工應(yīng)保證無(wú)不良嗜好,不得攜眷住宿;

17.3住宿作為員工福利,房屋租金、管理費(fèi)及必要正常的修繕維護(hù)費(fèi)由管理處負(fù)責(zé),水電費(fèi)用由員工自行負(fù)擔(dān)。

17.4員工離職時(shí),應(yīng)于離職日內(nèi)遷離宿舍,不得借故拖延或要求任何補(bǔ)償費(fèi)或搬家費(fèi)用。

17.5單元宿舍統(tǒng)一由保安部住宿人員中職位最高者擔(dān)任宿舍舍監(jiān),其工作任務(wù)如下:

17.5.1總管一切內(nèi)務(wù),保持整潔、維持秩序;

17.5.2備置員工資料(如暫住證資料、緊急聯(lián)絡(luò)人等);

17.5.3監(jiān)督舍員的行為規(guī)范,宿舍制度的執(zhí)行,定期向行政人事部匯報(bào)各項(xiàng)情況,配合行政人事部定期的宿舍檢查。

17.6舍員應(yīng)遵守下列規(guī)定,違犯者將視情節(jié)輕重給予必要行政處分,甚至解雇。

17.6.1服從舍監(jiān)管理、派遣與監(jiān)督;

17.6.2遇緊急事故時(shí)能服從召集命令,迅速到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)增援;

17.6.3室內(nèi)遵守消防規(guī)定,嚴(yán)禁使用及裝接高負(fù)荷的電器,嚴(yán)禁私接電線,(禁止明爐烹飪);

17.6.4室內(nèi)不得使用或存放危險(xiǎn)及違禁物品;

17.6.5個(gè)人被鋪及其他物品必須疊放整齊,保持室內(nèi)清潔;

17.6.6愛(ài)護(hù)室內(nèi)一切公共設(shè)施及物品,不得于墻壁隨意張貼字畫(huà)或裝釘物品,不得任意改造、改建室內(nèi)現(xiàn)有裝修及設(shè)備;

17.6.7愛(ài)護(hù)管理處統(tǒng)一配備的設(shè)施和物品,員工離職或損壞將按有關(guān)規(guī)定折舊或賠償;

17.6.8各房間的清潔由舍監(jiān)安排住宿人輪流清潔值日;

17.6.9任何時(shí)侯均不得制造噪音、氣味;

17.6.10宿舍內(nèi)不得招待、留宿外人或親友;

17.6.11換洗衣物必須曬掛整齊,干凈的收入柜內(nèi),不得堆積室內(nèi);

17.6.12貴重物品應(yīng)妥善保管,遺失由當(dāng)事人自行負(fù)責(zé);

17.6.13不得在宿舍內(nèi)喝酒、賭博(打撲克、麻將)或其他不良行為;

17.6.14水電使用得當(dāng),不得浪費(fèi),隨手關(guān)水掣、電掣;

17.6.15不得無(wú)正當(dāng)理由及事先未經(jīng)批準(zhǔn)在外留宿;

17.6.16舍員下班后外出時(shí)間超過(guò)三小時(shí)的,必須向舍監(jiān)報(bào)告;

17.6.17下班后舍員著裝仍需得體,不得穿著拖鞋、睡衣、背心、內(nèi)衣褲甚至赤裸身軀在小區(qū)內(nèi)走動(dòng);

17.6.18入住宿舍的員工,一律要向公安部門(mén)申辦暫住證。

第5篇 物業(yè)行政文件、資料管理制度作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

物業(yè)行政管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū):文件、資料管理制度

1 目的

規(guī)定本公司文件資料的編寫(xiě)、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來(lái)文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開(kāi)展和保存必要的證據(jù)。

2適用范圍

適用于本公司內(nèi)部文件的編寫(xiě)、收發(fā)、控制及資料保管和外來(lái)文件的管理。

3 職責(zé)

3.1 各職能部門(mén)負(fù)責(zé)工作文件的編寫(xiě)、收集和存檔。

3.2 綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

3.3 辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4相關(guān)文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5工作程序和管理辦法

5.1 文件的產(chǎn)生

5.1.1 各相關(guān)部門(mén)根據(jù)工作需求編寫(xiě)文件。

5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。

5.1.3總經(jīng)理審批通過(guò)的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、資料的類(lèi)別

5.2.1 受控文件

a) 內(nèi)業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c) 按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來(lái)文件;

e)與服務(wù)過(guò)程有關(guān)的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

a)內(nèi)行文、外行文: 1

b) 未被質(zhì)量體系引用的外來(lái)文件: 2

c) 與服務(wù)過(guò)程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議: 3

d) 未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī): 4

e) 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件: 5

f) 照片、錄像帶:6

g) 電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號(hào)

*-*.*-**

文件盒編號(hào)

同號(hào)柜序列號(hào)

文件柜編號(hào)

文件類(lèi)別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門(mén)對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫(xiě)、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3 辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門(mén)別類(lèi)包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](méi)(qr-wd01-02-02),注明文件類(lèi)別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說(shuō)明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。

5.5 文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應(yīng)按各職能部門(mén)工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過(guò)程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。

5.6 文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)

5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定

a) a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專(zhuān)項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類(lèi)文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。

d) 行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。

e) 業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。

f)外來(lái)單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門(mén),如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來(lái)訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。

g) 以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

5.7文件的復(fù)制、破損和丟失

5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫(xiě)復(fù)印文件的名稱(chēng),復(fù)印數(shù)量,并簽名。

5.7.2 文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫(xiě)[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來(lái)文件分發(fā)號(hào)。

5.8 文件、資料的更新

文件增加條款和更

新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9 文件的作廢與銷(xiāo)毀

5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過(guò)有效期限的文件,經(jīng)過(guò)總經(jīng)理過(guò)期審批后給予作廢或銷(xiāo)毀處理。

5.9.2 在分發(fā)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過(guò)程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷(xiāo)毀。文件銷(xiāo)毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。

5.9.4 辦公室對(duì)于作廢和銷(xiāo)毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷(xiāo)毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷(xiāo)毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門(mén)書(shū)面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

6 使用的記錄表格

序號(hào)名稱(chēng)編號(hào)存放地點(diǎn)存放時(shí)間

1[印制文件登記表] qr-wd01-02-01辦公室一年

2[存檔備案資料目錄](méi) qr-wd01-02-02辦公室長(zhǎng)期

3[文件分發(fā)登記表] qr-wd01-02-03辦公室一年

4[文件、資料借閱登記表] qr-wd01-02-04辦公室一年

5[文件復(fù)印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年

6[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表] qr-wd01-02-06辦公室一年

7[作廢、銷(xiāo)毀文件登記表] qr-wd01-02-07辦公室一年

起草人: 審核人:審批人:

第6篇 物業(yè)公司行政管理制度9

物業(yè)公司行政管理制度(九)

第一章總則

第一條為完善公司的行政管理機(jī)制,建立規(guī)范化的行政管理體系,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。

第二章公文處理規(guī)定

第二條為進(jìn)一步做好公司公文處理工作,使公文處理規(guī)范化、制度化,提高工作效率,參照上級(jí)有關(guān)公文處理規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際,特制定本規(guī)定。

第三條公文由辦公室統(tǒng)一簽收。公司的收文包括辦公管理信息系統(tǒng)的電子收文和紙質(zhì)收文。文書(shū)處理人員應(yīng)每天定時(shí)瀏覽局內(nèi)網(wǎng)信息并進(jìn)行電子收文,范圍包括上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的本公司主管業(yè)務(wù)的文件材料、上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的本公司非主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料。

第四條領(lǐng)導(dǎo)辦文閱文原則實(shí)行'一日一畢'制,承辦部門(mén)辦文時(shí)間按領(lǐng)導(dǎo)批示辦理,承辦人應(yīng)在處理單上注明處理結(jié)果,并及時(shí)送回辦公室文書(shū)處理人員。

第五條為確保文件在辦理過(guò)程中流向清晰、責(zé)任明確,辦公室負(fù)責(zé)公司文件的傳遞、交辦,嚴(yán)格杜絕文件橫傳。

第六條辦公室要對(duì)承辦公文情況進(jìn)行檢查、催辦,掌握公文的運(yùn)轉(zhuǎn)和處理情況。緊急公文,應(yīng)隨收隨批隨送,并提出辦理時(shí)限,必要時(shí),辦公室應(yīng)催辦,以防延誤或漏辦。

第七條簽收的文件,一律登記編號(hào)存入微機(jī)管理,次年初統(tǒng)一交檔案室編檔入庫(kù)。

第八條由部門(mén)起草的文件,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人認(rèn)真審核后交辦公室核稿后送分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。經(jīng)簽發(fā)后的文件需登記編號(hào),不得隨意更改,確需改動(dòng),須經(jīng)簽發(fā)人批準(zhǔn)。

第九條公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型。發(fā)文底稿一律使用公司印制的發(fā)文紙,各部門(mén)必須同時(shí)送打印稿(附磁盤(pán)或內(nèi)網(wǎng)共享),不得使用圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě)。

第十條付印的文稿由起草部門(mén)指定專(zhuān)人校對(duì)。校對(duì)要認(rèn)真負(fù)責(zé),重要文件要'二校'后才能付印。

第十一條文件蓋印完畢,辦公室即留存一份,然后由主辦部門(mén)自行裝封、寄送,有特殊要求的由辦公室裝封、寄送。

第三章檔案管理辦法

第一節(jié)總則

第十二條為了加強(qiáng)公司檔案工作,使檔案工作制度化、規(guī)范化,不斷提高檔案工作的科學(xué)管理水平,更好地為公司發(fā)展服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《浙江省錢(qián)塘江管理局檔案管理制度》,結(jié)合公司檔案工作實(shí)際,特制定本辦法。

第十三條本辦法所指的檔案,主要包括公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有查考利用價(jià)值,并按照有關(guān)規(guī)定立卷歸檔、集中保管的文件材料、視聽(tīng)資料及其它各種載體材料。它包括文書(shū)、會(huì)計(jì)、科技、聲像、實(shí)物、電子等各類(lèi)檔案。

第十四條公司檔案實(shí)行集中、統(tǒng)一管理,各部門(mén)應(yīng)把檔案工作納入本部門(mén)職責(zé)范圍,定期向檔案室移交部門(mén)檔案,任何部門(mén)和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第二節(jié)檔案室工作職責(zé)

第十五條檔案室工作職責(zé):

(一)貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法規(guī)和規(guī)定,在局信息中心業(yè)務(wù)指導(dǎo)下制定公司檔案工作計(jì)劃、管理辦法和業(yè)務(wù)性規(guī)范。

(二)監(jiān)督、指導(dǎo)各職能部門(mén)做好各種文件材料的收集、整理、歸檔工作。

(三)負(fù)責(zé)管理公司各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案,不斷提高科學(xué)管理水平,以維護(hù)檔案的完整與安全,積極提供利用,為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。

(四)定期接收各部門(mén)的各類(lèi)檔案資料,并做好檔案的立卷、保管、借閱工作。

(五)依法負(fù)責(zé)檔案材料保管期限的確定、核查和檔案的定期鑒定。

第三節(jié)檔案的歸檔

第十六條文書(shū)檔案按年度一年歸檔一次,在次年六月底前移交歸檔。

第十七條臺(tái)帳由各部門(mén)按要求整理,經(jīng)局年終考核后,于次年第一季度歸檔。

第十八條會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年,于次年六月底前移交檔案室歸檔。

第十九條技術(shù)檔案由相關(guān)部門(mén)在次年第一季度按要求整理移交檔案室,各相關(guān)部門(mén)在提交紙質(zhì)檔案的同時(shí),有電子稿的一并歸檔。

第二十條聲像資料(包括工作照片等),由形成部門(mén)在工作結(jié)束后及時(shí)整理,于年中、年底各交檔案室一次。

第二十一條實(shí)物檔案是指單位榮獲上級(jí)機(jī)關(guān)授予的獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、證書(shū),舊公章、名人字畫(huà)、題詞等物品,在收到榮譽(yù)實(shí)物后一周內(nèi)及時(shí)歸檔。

第二十二條各種辦公、動(dòng)力、汽車(chē)等大型設(shè)備儀器的使用說(shuō)明書(shū)、安裝說(shuō)明書(shū)、系統(tǒng)圖、線路圖等資料在驗(yàn)收后兩周內(nèi)及時(shí)收集歸檔。

第二十三條歸檔要求:

(一)歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),符合其形成規(guī)律。

(二)歸檔的文件材料,一般一式一份,重要或利用頻繁的文件材料,要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

(三)科技檔案、會(huì)計(jì)檔案由職能部門(mén)按有關(guān)規(guī)定整理、立卷后,以案卷形式歸檔。

(四)聲像資料歸檔應(yīng)是原版、原件,且用文字標(biāo)出材料反映的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景及責(zé)任者等。

(五)科技檔案形成的電子文件,歸檔時(shí)應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán),須一式兩份。

(六)紙質(zhì)文件歸檔必須紙質(zhì)優(yōu)良,字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,不得用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙、純藍(lán)墨水、紅墨水、涂改液等,且盡可能歸原件,不歸入復(fù)印件。

(七)文件材料向檔案室移交時(shí),應(yīng)編制移交清單,移交清單一式兩份,移交時(shí)按清單交點(diǎn)清楚,交接雙方簽名,各留一份,以便查考。

第四節(jié)檔案的利用

第二十四條本公司人員因工作需要查、借閱本職工作范圍內(nèi)的有關(guān)檔案,必須按規(guī)定辦理登記手續(xù),非本職范圍內(nèi)的檔案不得借閱或查閱。

第二十五條檔案的查閱必須在檔案室內(nèi)進(jìn)行,同時(shí)需有檔案管理人員陪同,不得獨(dú)自進(jìn)入。會(huì)計(jì)檔案除財(cái)務(wù)人員外原則上不得查閱。

第二十六條借閱檔案者超過(guò)一天或外借應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位人員查借閱檔案要寫(xiě)明查借閱檔案的用途和具體內(nèi)容,并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第二十七條借閱期限不得超過(guò)7天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時(shí)嚴(yán)格檢查,并予以借閱登記注銷(xiāo)。

第二十八條借閱檔案者必須遵守《檔案法》和檔案保密制度,自覺(jué)愛(ài)護(hù)檔案,妥善保管檔案,不得隨意轉(zhuǎn)借、勾劃、裁剪、抽出,未經(jīng)許可,不得擅自摘抄、復(fù)印。歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。

第五節(jié)檔案的保管

第二十九條公司設(shè)立專(zhuān)用庫(kù)房保存檔案,由檔案工作人員負(fù)責(zé)管理,無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。

第三十條庫(kù)房?jī)?nèi)保持清潔,嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品和雜物,嚴(yán)禁吸煙,電源設(shè)備保持完好,設(shè)置消防滅火器材,做好防火工作。

第三十一條庫(kù)房?jī)?nèi)

柜架排列合理,檔案排列整齊、科學(xué),對(duì)破損和變質(zhì)的文件、檔案,及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。

第三十二條定期檢查庫(kù)房檔案的數(shù)量及'八防'(即防溫、防潮、防盜、防火、防蟲(chóng)、防塵、防光、防有害氣體)措施的落實(shí)情況。及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,防患于未然。

第三十三條做好聲像檔案的安全保護(hù)工作,配備相應(yīng)的專(zhuān)用裝具,發(fā)現(xiàn)有盤(pán)片變形、斷裂,照片發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。

第三十四條做好檔案的保密工作,不得泄露庫(kù)房檔案內(nèi)容,若檔案人員有調(diào)動(dòng),必須辦妥交接手續(xù)。

第六節(jié)檔案的保管期限

第三十五條根據(jù)國(guó)家檔案局和有關(guān)部門(mén)的規(guī)定,結(jié)合我公司實(shí)際,認(rèn)真編制各類(lèi)檔案歸檔范圍及保管期限表。詳見(jiàn)《浙江錢(qián)塘江海塘物業(yè)管理有限公司文書(shū)檔案歸檔范圍及保管期限表》、《浙江錢(qián)塘江海塘物業(yè)管理有限公司科技檔案歸檔范圍及保管期限表》、《浙江錢(qián)塘江海塘物業(yè)管理有限公司會(huì)計(jì)檔案保管期限表》

第三十六條根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定,定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定,提出保存或銷(xiāo)毀意見(jiàn),報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。銷(xiāo)毀檔案時(shí),應(yīng)到國(guó)家指定場(chǎng)所進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo),并由2名監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名。銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)歸檔保存。情況特殊的專(zhuān)門(mén)檔案另有銷(xiāo)毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

附件:

第7篇 物業(yè)行政制服管理規(guī)定工作制度

物業(yè)行政工作制度:制服管理規(guī)定

15制服管理規(guī)定

15.1目的

為了統(tǒng)一物管公司對(duì)外形象,加強(qiáng)員工的歸屬感,促進(jìn)公司的業(yè)務(wù)和管理水平,公司均為各崗位的員工訂制制服,現(xiàn)特制定相關(guān)的員工制服管理規(guī)定,具體內(nèi)容如下:

15.2一般規(guī)定

15.2.1員工入職時(shí)可獲發(fā)兩套工作制服;

15.2.2每位員工當(dāng)值時(shí),必須穿整齊制服,下班后應(yīng)將制服放回更衣柜,工作服要整潔,鈕扣要扣齊,不允許敞開(kāi)外衣,非工作需要不允許將衣袖、褲管卷起,不允許將衣服搭在肩上;

15.2.3制服衣袖,衣領(lǐng)不顯露個(gè)人衣物,制服外不顯露個(gè)人物品,有裝衣袋不裝過(guò)大或過(guò)厚的物品,袋內(nèi)物品不外露;

15.2.4員工應(yīng)保管及愛(ài)護(hù)好制服,除集中換洗外,員工應(yīng)勤洗勤慰熨,時(shí)刻保持制服清潔;

15.2.5任何人為損壞或遺失,員工需負(fù)責(zé)賠償制服費(fèi)用,同時(shí)亦將會(huì)給予必要的紀(jì)律處分,嚴(yán)重者將由公司管理層作出裁決;

15.2.6員工離職前需將制服交還,若制服有損壞者按規(guī)定折舊作出賠償,若未能交還制服者按全額賠償;

15.2.7遇下雨天,保安部可統(tǒng)一不戴帽子;

15.2.8因保安制服分冬裝和秋裝兩款,保安部可根據(jù)天氣情況統(tǒng)一窒著其中一款,原則上以溫度攝氏22度為穿著標(biāo)準(zhǔn),22度以上的統(tǒng)一穿秋裝,但一切視實(shí)際情況而定,各班組必須統(tǒng)一著裝;

15.2.9員工不得在制服的任意部位標(biāo)記個(gè)人標(biāo)識(shí),只能在制服的腰線及褲頭部位標(biāo)記員工工號(hào)以作識(shí)別。

15.3折舊標(biāo)準(zhǔn)

15.3.1男、女西裝之折舊

按兩年時(shí)間折舊,即每年的折舊率為50%;

15.3.2男、女襯衫、西褲、西裙之折舊

按兩年時(shí)間折舊,即每年的折舊率為50%;

15.3.3保安服、帽之折舊

按兩年時(shí)間折舊,即每年的折舊率為50%;

15.3.4工程服之折舊

由于工程部技工所穿著之工程衣磨損較大,且一年四季只有兩套服裝,所以按一年時(shí)間折舊。

15.3.5工鞋之折舊

皮鞋類(lèi)按一年時(shí)間折舊;布鞋類(lèi)按半年時(shí)間折舊;

涉及個(gè)人衛(wèi)生問(wèn)題,員工離職時(shí)一律采用工鞋折舊方法,工鞋不予回收

15.3.6其他用品之折舊

如女門(mén)童使用的保暖長(zhǎng)襪等,一般按半年時(shí)間折舊,離職時(shí)不予回收,其他如保安精神帶等配飾,一般按一年時(shí)間折舊,或根據(jù)具體情況作出決定。

15.4工衣?lián)Q洗

15.4.1工衣清潔原則上由員工自行負(fù)責(zé),但管理處也會(huì)提供必要的換洗服務(wù),集中換統(tǒng)一律由公司行政部指定統(tǒng)一由一家合標(biāo)準(zhǔn)之洗滌服務(wù)商進(jìn)行,各管理處均按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

15.4.2各管理處行政人員負(fù)責(zé)工衣交收,檢查及費(fèi)用核算工作,并于月底統(tǒng)一洗滌服務(wù)商結(jié)算

15.4.3換洗周期:(根據(jù)目前各管理處的經(jīng)營(yíng)狀況,暫定以下標(biāo)準(zhǔn))

適用范圍夏季冬季備注

客服人員4次/月2次/月

保安人員2次/月1次/月

工程人員1次/月1次/月

后勤人員2次/月1次/月

15.4.4制服的保管

15.4.5各管理處行政人員/倉(cāng)管員負(fù)責(zé)制服的進(jìn)出倉(cāng),保管工作

15.4.6員工離職時(shí),行政人員/倉(cāng)管員應(yīng)仔細(xì)檢查制服,將破損情況3決定回收或折舊報(bào)廢,并將具體情況在員工離職手續(xù)清單上標(biāo)明,如需要折舊或賠償?shù)?須及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)計(jì)算費(fèi)用。

15.4.7制服繳倉(cāng)后,行政人員/倉(cāng)管員須及時(shí)送廠商洗滌,做好保潔工作

15.4.8行政人員/倉(cāng)管員于每次集中換洗時(shí),要仔細(xì)檢查制服的使用情況,對(duì)破損情況要做好相應(yīng)記錄,除向洗滌廠商跟進(jìn)修補(bǔ)外,對(duì)造成制服破損的員工及時(shí)給予警告,情節(jié)嚴(yán)重時(shí)應(yīng)及時(shí)向管理處主任匯報(bào)。

第8篇 a物業(yè)公司行政辦公管理制度

物業(yè)公司為了更好的發(fā)展,特制定相關(guān)管理規(guī)定。以下是小編搜集并整理的有關(guān)內(nèi)容,希望對(duì)大家有所幫助!

第一章 總則

第1條目的

為樹(shù)立良好的公司形象,規(guī)范行政辦公工作,維護(hù)良好的工作環(huán)境,保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn),特制定本制度。

第2條適用范圍

本制度適用于所有在我公司工作的正式員工、兼職人員及臨時(shí)工。

第3條歸口管理

行政人事部是行政辦公管理工作的歸口管理部門(mén),負(fù)責(zé)公司行政工作的各相關(guān)事項(xiàng)。

第二章 辦公管理

第4條員工應(yīng)遵守公司的規(guī)章制度,自覺(jué)維護(hù)辦公環(huán)境的清潔、安靜。

第5條辦公室應(yīng)保持整潔,無(wú)雜物,工作臺(tái)上擺放的辦公用品應(yīng)整齊有序。

第6條保持辦公室肅靜,工作時(shí)間不得高聲喧嘩。

第7條工作時(shí)間不離崗、串崗,不聚眾聊天,不打瞌睡,不在辦公室內(nèi)吃零食。

第8條上班時(shí)間,嚴(yán)禁辦理私人事情,因公外出應(yīng)向本部門(mén)負(fù)責(zé)人請(qǐng)假。

第9條接待來(lái)訪,應(yīng)起身相迎,做到態(tài)度和藹,彬彬有禮;來(lái)客告辭,起身相送;在回答來(lái)客詢(xún)問(wèn)時(shí),不得泄露公司管理制度及有關(guān)公司機(jī)密事項(xiàng)。

第10條下班或因事離開(kāi)辦公室,應(yīng)人走燈熄,關(guān)好門(mén)窗、電源等。

第11條愛(ài)護(hù)公物,節(jié)約使用辦公用品。

第12條講究文明禮貌,注重儀表儀容,按規(guī)定著裝;接待來(lái)訪客人,應(yīng)熱情主動(dòng)。

第三章 會(huì)議管理

第13條各種會(huì)議由召集者負(fù)責(zé)組織安排,并對(duì)出席對(duì)象提前發(fā)出通知。

第14條會(huì)議召開(kāi)之前應(yīng)確定議題、參會(huì)對(duì)象,準(zhǔn)備好有關(guān)的會(huì)議資料、文件。

第15條會(huì)議出席者應(yīng)安排好工作,準(zhǔn)時(shí)到會(huì),并帶筆記本及相關(guān)會(huì)議資料,如因故無(wú)法參加會(huì)議,須提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。

第16條會(huì)議堅(jiān)持效率原則,各發(fā)言者應(yīng)事先做好準(zhǔn)備,發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,以使會(huì)議起到應(yīng)有的效果。

第17條公司的固定性會(huì)議為公司經(jīng)理辦公會(huì)議、項(xiàng)目區(qū)域辦公會(huì)議、部門(mén)例會(huì)及班組例會(huì)。

1.公司經(jīng)理辦公會(huì)議原則上每月召開(kāi)一次,參會(huì)對(duì)象為公司總經(jīng)理、各項(xiàng)目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理、經(jīng)理助理及相關(guān)人員。

2.項(xiàng)目區(qū)域辦公會(huì)議于每月10日召開(kāi),參會(huì)對(duì)象為常務(wù)經(jīng)理、經(jīng)理助理、項(xiàng)目區(qū)域職能主管、管理處主任。

3.部門(mén)例會(huì)于每旬第一個(gè)星期五召開(kāi),參會(huì)對(duì)象為部門(mén)所有人員。

4.各班組每月至少組織一次例會(huì),進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)(具體時(shí)間由部門(mén)確定)。

第18條如遇特殊情況,會(huì)議組織者須另行通知;上一級(jí)別會(huì)議與本級(jí)別會(huì)議在時(shí)間上有沖突時(shí),以上一級(jí)別會(huì)議為主,本級(jí)別會(huì)議作相應(yīng)時(shí)間調(diào)整。

第19條凡會(huì)議所作的決議、決定及重要事項(xiàng)必須形成會(huì)議紀(jì)要,經(jīng)行政人事部整理后以文件形式印發(fā)并貫徹執(zhí)行。

第四章 公文管理

第20條各級(jí)政府、上級(jí)部門(mén)下發(fā)和其他單位抄送的公文,統(tǒng)一由行政人事部行政專(zhuān)員收管,并負(fù)責(zé)簽收、分類(lèi)、登記和分發(fā)、傳閱。

第21條以公司名義發(fā)出的各種文件須編號(hào)、登記,統(tǒng)一對(duì)外發(fā)送。

第22條公文處理程序

1.行政專(zhuān)員將公文登記、分類(lèi),交行政人事部經(jīng)理審閱并提出擬辦意見(jiàn)。

2.行政專(zhuān)員根據(jù)擬辦意見(jiàn),送有關(guān)部門(mén)相關(guān)人員閱辦。

3.領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,按批示意見(jiàn)交有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理。

4.如承辦過(guò)程中有疑問(wèn)或問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示、報(bào)告。

5.辦理完畢后,相關(guān)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)承辦結(jié)果,連同原文件退回行政人事部存檔。

第23條對(duì)送閱文件要抓緊時(shí)間閱讀,各部門(mén)人員不得無(wú)故拖延或扣押,文件傳閱后,閱文人須簽名并寫(xiě)上時(shí)間,

第24條文件一律由專(zhuān)人傳送,一般不得橫向傳閱。

第五章 印章使用管理

第25條公司印章由公司總經(jīng)理指定專(zhuān)人保管,法定代表人印章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部專(zhuān)人分開(kāi)保管。印章未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),不得隨意交與他人保管、使用。

第26條部門(mén)印章由部門(mén)負(fù)責(zé)人保管或指定專(zhuān)人保管。

第27條印章使用審批規(guī)定如下。

1涉及人員調(diào)動(dòng)(任免)、以公司名義簽署的合同協(xié)議、財(cái)務(wù)收支及對(duì)外發(fā)文、發(fā)函等方面用章,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

2有關(guān)業(yè)務(wù)管理工作用章,由項(xiàng)目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)。

3使用法定代表人印章,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4使用部門(mén)印章、有關(guān)業(yè)務(wù)管理工作用章,由部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第28條未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),公司人員不得私自用章,不準(zhǔn)攜帶公章外出,不準(zhǔn)蓋出空白信箋。

第29條對(duì)不符合用章規(guī)定的事項(xiàng),印章保管人員有權(quán)拒絕蓋章;對(duì)違反用章規(guī)定或弄虛作假,造成重大影響或經(jīng)濟(jì)損失的,要追究保管人、當(dāng)事人的責(zé)任。

第30條刻制印章,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。作廢的印章應(yīng)及時(shí)封存。

第六章 傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)管理

第31條為確保辦公設(shè)備的正常運(yùn)行和使用,公司指定專(zhuān)人保管、使用,非操作人員,未經(jīng)許可不得私自使用。

第32條為節(jié)約紙張和能源,公司嚴(yán)格控制復(fù)印和傳真數(shù)量,非必要不予復(fù)印和傳真。

第33條公司一般不承接外單位及私人委托的打印、復(fù)印、傳真業(yè)務(wù),特殊情況須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。

第34條計(jì)算機(jī)內(nèi)存資料注意保密,凡涉及機(jī)要文件資料須加密碼保存,未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得提取(閱)電腦內(nèi)存信息、數(shù)據(jù)資料。

第35條凡內(nèi)部常用業(yè)務(wù)資料、數(shù)據(jù),必須進(jìn)行備份處理,以免丟失。

第36條嚴(yán)格控制計(jì)算機(jī)外部軟件流入管理,嚴(yán)禁安裝和使用游戲軟件(盤(pán)),以防電腦感染病毒。

第37條工作結(jié)束后,應(yīng)做好辦公設(shè)備的日常保養(yǎng)和清潔工作,并及時(shí)處理廢棄稿件,切斷電源。

第七章 保密工作規(guī)定

第38條凡符合下列條款之一者,均屬于公司機(jī)要文件,不得泄露。

1.關(guān)于重要決策或計(jì)劃。

2.關(guān)于人事問(wèn)題。

3.關(guān)于會(huì)議重要的討論事項(xiàng)。

4.關(guān)于業(yè)主或租戶的檔案資料。

5.契約、協(xié)定或根據(jù)協(xié)商而決定的事項(xiàng)。

6.特別指定的事項(xiàng)。

第39條機(jī)要文件按保密等級(jí)可分為以下三級(jí)。

1.秘密,不能向相關(guān)人員以外者公開(kāi)。

2.機(jī)密,不能向外公開(kāi)。

3.絕密,不能向特別指名的最小范圍內(nèi)的工作人員以及承辦人員以外者公開(kāi)。

第40條機(jī)要文件、機(jī)要事項(xiàng)及其種類(lèi)的認(rèn)定,原則上由所管部門(mén)的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。

第41條機(jī)要文件由其制發(fā)部門(mén)制成正、副本兩份,一份由制發(fā)部門(mén)分類(lèi)保管,另一份由所管部門(mén)的負(fù)責(zé)人保管。

第42條機(jī)要文件的制發(fā)部門(mén)應(yīng)備有發(fā)文簿,文件發(fā)至有關(guān)部門(mén)時(shí),必須有收件人簽字。

第43條機(jī)要文件來(lái)往傳遞(包括傳真),應(yīng)指定專(zhuān)人傳接或采取親啟信函方式進(jìn)行。

第44條機(jī)要文件須經(jīng)制發(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后方可復(fù)制。機(jī)要文件復(fù)制時(shí),制發(fā)部門(mén)應(yīng)將復(fù)制件數(shù)量在原件或副本上詳細(xì)記錄,并在發(fā)文簿上記載復(fù)制件的去向。

第45條秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項(xiàng),由制發(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé),由專(zhuān)人進(jìn)行分發(fā)和傳送。

第46條機(jī)要文件及其相關(guān)草案、其他無(wú)用資料的銷(xiāo)毀,由所管負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。

第八章 檔案管理

第47條檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合,即分別由公司、部門(mén)管理或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)檔案管理工作。

第48條公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦部門(mén)、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將用完的文件、資料及時(shí)歸檔。

第49條文件結(jié)案移送歸檔時(shí),相關(guān)人員須檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查。

第50條文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應(yīng)立即退回承辦人。

第51條檔案管理人員做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作,對(duì)按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求的文件,及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)、立卷及歸檔。

第52條檔案管理人員每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。

第53條檔案管理人員保持檔案室清潔,隨時(shí)擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲(chóng)措施。

第54條檔案管理人員每年按規(guī)定清理一次,對(duì)已到保管期限、確定銷(xiāo)毀的檔案材料必須列冊(cè)登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷(xiāo)毀處理。

第55條公司嚴(yán)格履行檔案調(diào)、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱,確因工作需要須復(fù)印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第56條借閱人員不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。

第57條對(duì)于歸還的檔案,經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后,立即歸入檔卷。

第九章 附則

第58條本制度由公司行政人事部擬定,其解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司行政人事部。

第9篇 物業(yè)行政采購(gòu)管理規(guī)定工作制度

物業(yè)行政工作制度:采購(gòu)管理規(guī)定

9采購(gòu)管理規(guī)定

9.1目的

規(guī)范物管公司各管理處物品采購(gòu),物品入倉(cāng)、出倉(cāng)的程序,確保采購(gòu)物品符合規(guī)定要求。

9.2適用范圍

適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購(gòu)工作,供應(yīng)商管理及倉(cāng)庫(kù)管理等。

9.3職責(zé)

9.3.1各管理處行政助理負(fù)責(zé)編制管理處的月資金使用計(jì)劃及采購(gòu)清單,并負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)管理

作及貨款報(bào)銷(xiāo)、采購(gòu)資料存檔管理工作。

9.3.2各管理處主任負(fù)責(zé)審核本管理處的月資金使用計(jì)劃及采購(gòu)清單。

9.3.3公司資源部負(fù)責(zé)收集有關(guān)供應(yīng)商信息及資料,負(fù)責(zé)審核各管理處的月資金使用計(jì)劃及采購(gòu)清單,并匯總編制物管公司的月資金使用計(jì)劃,報(bào)總經(jīng)理審批,負(fù)責(zé)落實(shí)供應(yīng)商的評(píng)審管理工作。

9.3.4財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)資金審核及調(diào)撥。

9.3.5總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各管理處及物管公司的月資金使用計(jì)劃及采購(gòu)清單。

9.3.6倉(cāng)管員負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收、領(lǐng)用,庫(kù)存物品的管理。

9.4采購(gòu)制度要點(diǎn)

9.4.1維修物料的采購(gòu)原則:實(shí)行補(bǔ)倉(cāng)制,由各管理處行政助理與倉(cāng)管員核準(zhǔn)倉(cāng)庫(kù)最高庫(kù)存量及最低庫(kù)存量。每月保持物品庫(kù)存量在倉(cāng)庫(kù)最高庫(kù)存量及最低庫(kù)存量之間。倉(cāng)存金額最高限額在10,000元內(nèi),零星或補(bǔ)儲(chǔ)備倉(cāng)的采購(gòu)每月的次數(shù)不超過(guò)(含)三次。

9.4.2采購(gòu)行為分類(lèi)

9.4.2.1固定資產(chǎn)類(lèi)

指單位價(jià)值在1000元以上(含1000元)且使用期不少于2年的、在廣州zz物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車(chē)輛、工程設(shè)備、電機(jī)等物品。

9.4.2.2非固定資產(chǎn)物品/費(fèi)用類(lèi)

指單位價(jià)值在1000元以下(物品的使用期不限)的物品/費(fèi)用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的維修費(fèi)、辦公室綠化費(fèi)、公務(wù)交通費(fèi)、飲用水費(fèi)、郵遞費(fèi)及其它雜項(xiàng)品。

9.4.3采購(gòu)方式

9.4.3.1長(zhǎng)期協(xié)議范圍:

員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)(協(xié)議期限一般為一年)等。

9.4.3.2固定供應(yīng)商范圍:

文具/辦公用品、工程物料、制服洗滌、對(duì)講機(jī)購(gòu)置維保、電腦設(shè)備購(gòu)置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應(yīng)商等。

9.4.3.3一般供應(yīng)商

經(jīng)市場(chǎng)調(diào)查,固定供應(yīng)商無(wú)法供應(yīng)的、或在同等條件下固定供應(yīng)商的價(jià)格高時(shí),臨時(shí)尋找的供應(yīng)商,采購(gòu)品單價(jià)在300元(含)以上,或總價(jià)值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供應(yīng)商來(lái)進(jìn)行比較、核價(jià)。

9.4.4采購(gòu)審批權(quán)限按《廣州zz物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)審批權(quán)限》執(zhí)行。

9.5其他采購(gòu)要求:

9.5.1盡量要求按時(shí)送貨,如需外出采購(gòu),行政助理應(yīng)安排集中物品采購(gòu)。

9.5.2采購(gòu)物品均要求供應(yīng)商提供正式的商品銷(xiāo)售發(fā)票。

9.5.3對(duì)于批量貨品或大宗物品,均要求供應(yīng)商送貨上門(mén)。

9.6采購(gòu)程序一般分請(qǐng)購(gòu)、詢(xún)/比/議價(jià)、呈核訂購(gòu)、驗(yàn)收、報(bào)銷(xiāo)及存檔跟蹤管理六個(gè)階段。

9.6.1請(qǐng)購(gòu)

9.6.1.1倉(cāng)管員于每月月底編制好倉(cāng)庫(kù)存量報(bào)表,以便審核各部門(mén)提交的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃,并于每月25日前匯總本管理處下月的資金使用計(jì)劃(附請(qǐng)購(gòu)清單),依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。

9.6.1.2資源部匯總審核各管理處的資金使用計(jì)劃,并交總經(jīng)理批準(zhǔn)。

9.6.1.3急需及臨時(shí)需采購(gòu)的小件物品價(jià)值在人民幣五百元以下,由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《請(qǐng)購(gòu)表》交行政助理審核,經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后交行政助理統(tǒng)籌采購(gòu),價(jià)值在人民幣五百元以上,一律報(bào)公司資源部及總經(jīng)理批準(zhǔn)。

9.6.1.4大件貴重物品除按照資金使用程序報(bào)批外,仍需由使用管理處擬寫(xiě)書(shū)面詳細(xì)申請(qǐng)報(bào)告報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

9.6.1.5固定資產(chǎn)(1000元以上)采購(gòu)需填寫(xiě)《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》。

9.6.2詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)

9.6.2.1行政助理按月資金使用計(jì)劃中的采購(gòu)清單或《請(qǐng)購(gòu)表》的緩急,參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄進(jìn)行詢(xún)價(jià)作業(yè),若因特殊情況(獨(dú)家制造或代理等原因)應(yīng)于《請(qǐng)購(gòu)單》上注明并填報(bào)《獨(dú)家特約委托方/供應(yīng)商審批表》外,原則上應(yīng)精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià),或經(jīng)分析后議價(jià)。

9.6.2.2行政助理應(yīng)獲取正式書(shū)面的報(bào)價(jià)資料,內(nèi)容須詳細(xì)、真實(shí),除包括產(chǎn)品的必要信息外(如貨號(hào)、規(guī)格、產(chǎn)地、價(jià)格、貨期等),還須顯示供應(yīng)商的詳細(xì)資料,必要時(shí)要有蓋章確認(rèn),并附上公司簡(jiǎn)介、產(chǎn)品樣板、技術(shù)參數(shù)資料、質(zhì)檢證明等。

9.6.3呈核、訂購(gòu)

9.6.3.1行政助理須將經(jīng)議價(jià)后的報(bào)價(jià)資料匯總,歸納整理報(bào)價(jià)分析,并將擬選定的產(chǎn)品、最終價(jià)格及供應(yīng)商資料填制于《請(qǐng)購(gòu)單》上,依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。

9.6.3.2于議價(jià)后商定的貨品規(guī)格與采購(gòu)清單上載明的有出入或?qū)俅闷?行政助理應(yīng)在《請(qǐng)購(gòu)單》上注明并附上詳細(xì)資料,一同呈報(bào)使用部門(mén)核準(zhǔn)后,再依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。

9.6.3.3采購(gòu)材料較專(zhuān)業(yè)復(fù)雜時(shí),行政助理需密切聯(lián)系使用部門(mén),并先把《請(qǐng)購(gòu)單》交使用部門(mén)確認(rèn)無(wú)誤后,才依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。

9.6.3.4《請(qǐng)購(gòu)單》經(jīng)核準(zhǔn)后,如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時(shí),行政助理應(yīng)重新依權(quán)限報(bào)批。

9.6.3.5行政助理接到核準(zhǔn)后的《請(qǐng)購(gòu)單》后,應(yīng)密切跟進(jìn)交貨事宜,并及早做好相關(guān)的收貨準(zhǔn)備工作。

9.6.4驗(yàn)收

9.6.4.1驗(yàn)收原則上應(yīng)有行政助理和倉(cāng)管員會(huì)同使用部門(mén)人員共同檢驗(yàn),專(zhuān)業(yè)產(chǎn)品還需要專(zhuān)業(yè)人員陪同驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后驗(yàn)貨人需在《送貨單》上簽名確認(rèn)收貨,如不合格,由驗(yàn)貨人填寫(xiě)《不合格產(chǎn)品驗(yàn)收表》要求供貨商簽名,交人事資源部存檔備案,月底總結(jié),如《不合格產(chǎn)品驗(yàn)收單》超過(guò)一定數(shù)量,取消供貨資格,另?yè)Q其它供貨商。

9.6.4.2倉(cāng)管員須及時(shí)做好貨品的入倉(cāng)進(jìn)帳紀(jì)錄,對(duì)退換及分批交貨產(chǎn)品需及時(shí)反饋使用部門(mén),并作出跟進(jìn)。

9.6.4.3行政助理持手續(xù)完備的《請(qǐng)購(gòu)表》、《入倉(cāng)單》、相關(guān)申請(qǐng)報(bào)告及發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo)。

9.6.5存檔跟蹤管理

9.6.5.1購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)設(shè)立檔案,便于查閱,以及做好跟蹤管理工作。

9.6.5.2貨品的保修、使用說(shuō)明等相關(guān)資料,須由行政助理統(tǒng)一管理。

9.6.5.3行政助理應(yīng)定期整理資料,做好歸類(lèi)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作,隨時(shí)為管理處提供準(zhǔn)確的記錄信息

。

9.6.5.4采購(gòu)記錄及規(guī)程須接受各部門(mén)、財(cái)務(wù)人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。

9.7倉(cāng)庫(kù)管理

9.7.1.物品出倉(cāng)

9.7.1.1各部門(mén)出倉(cāng)物品范圍:《請(qǐng)購(gòu)單》中申購(gòu)的物品;必需的辦公用品。

9.7.1.2各部門(mén)根據(jù)出倉(cāng)物品范圍憑《工作任務(wù)單》向行政助理辦理材料出倉(cāng)手續(xù)。

9.7.1.3行政助理將每天出倉(cāng)的物品數(shù)量登記在《庫(kù)存物品盤(pán)點(diǎn)表》上。

9.7.2物品盤(pán)點(diǎn)

9.7.2.1每月25日前,人事行政助理對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。由財(cái)務(wù)部復(fù)核。

9.7.2.2根據(jù)清點(diǎn)結(jié)果,填寫(xiě)《庫(kù)存物品盤(pán)點(diǎn)表》。

9.7.2.3將庫(kù)存物品明細(xì)賬的庫(kù)存物品額和盤(pán)點(diǎn)表上的實(shí)物余額進(jìn)行核對(duì)。

9.7.2.4在次月1日前將前月《庫(kù)存物品盤(pán)點(diǎn)表》、《入倉(cāng)單》、《出倉(cāng)單》交人事資源部主任審核。

9.7.3倉(cāng)庫(kù)管理

9.7.3.1倉(cāng)庫(kù)物品應(yīng)擺放整齊,由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放;

9.7.3.2物品應(yīng)分名別類(lèi),在物品前掛上物品標(biāo)簽卡;

9.7.3.3倉(cāng)庫(kù)除倉(cāng)管員外,無(wú)特殊情況其他人員不準(zhǔn)入內(nèi);

9.7.3.4倉(cāng)庫(kù)應(yīng)通風(fēng)良好,做好防鼠、防潮等措施,定期投放鼠藥,對(duì)易腐爛、發(fā)霉的物品應(yīng)定期晾曬;

9.7.3.5倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的機(jī)械設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)上油;

9.7.3.6倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)擺放足夠的滅火器;

9.7.3.7倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)做好安全用電管理,不準(zhǔn)在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)進(jìn)行加工、烹調(diào)等作業(yè),必須做到人走燈關(guān);

9.7.3.8倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)做好防范措施,門(mén)、窗、鎖保持完好;

9.7.3.9倉(cāng)管員休息或不在崗位時(shí),應(yīng)將倉(cāng)庫(kù)房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當(dāng)值主管,在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往,并做好登記記錄。

9.8物品供應(yīng)商評(píng)審管理

9.8.1評(píng)審范圍

9.8.1.1長(zhǎng)期供貨合作的供應(yīng)商/委托方;

9.8.1.2成交標(biāo)的大額的供應(yīng)商/委托方

9.9行政助理應(yīng)當(dāng)對(duì)合格供應(yīng)商及時(shí)建檔,包括以下內(nèi)容:

9.9.1供應(yīng)商/委托方的名稱(chēng)、注冊(cè)地址

9.9.2營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件

9.9.3資質(zhì)等級(jí)證書(shū)

9.9.4評(píng)審結(jié)果和記錄

9.9.5其他證明材料

9.10物管公司資源部每半年至少應(yīng)當(dāng)對(duì)各管理處所管理的合格供應(yīng)商狀況全面組織跟蹤、評(píng)審一次,并編制成一覽表報(bào)總經(jīng)理閱示。具體要求:

9.10.1掌握委托方/供應(yīng)商內(nèi)部管理的狀況

9.10.2委托方/供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格的變化

9.10.3社會(huì)信譽(yù)的變化

9.10.4同本管理處合作的情況跟蹤

9.10.5其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素

9.11跟蹤評(píng)審結(jié)果的處置

9.11.1資源部應(yīng)當(dāng)依據(jù)每半年的跟蹤評(píng)審結(jié)果將委托方/供應(yīng)商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。

9.11.2委托方/供應(yīng)商將作為管理處對(duì)外采購(gòu)的優(yōu)先合作對(duì)象,可在合作時(shí)享受付款方式、評(píng)審條件、貨品驗(yàn)收方面的優(yōu)惠和方便。

9.12物品采購(gòu)流程

采購(gòu)流程

預(yù)算內(nèi)預(yù)算外

第10篇 物業(yè)行政圖書(shū)借閱管理規(guī)定工作制度

物業(yè)行政工作制度:圖書(shū)借閱管理規(guī)定

14圖書(shū)借閱管理規(guī)定

14.1圖書(shū)的收集和管理

14.1.1圖書(shū)館藏書(shū)來(lái)源:

購(gòu)買(mǎi)、定期收集、公司/管理處/部門(mén)/員工提供。

14.1.2申購(gòu)、入倉(cāng)、登記、借出

14.1.2.1申請(qǐng)購(gòu)書(shū)者,先向行政助理查詢(xún)管理處書(shū)籍明細(xì),搜索所需購(gòu)買(mǎi)的書(shū)籍或類(lèi)似的書(shū)籍是否已備有。若無(wú),再提表申購(gòu),由管理處行政人員復(fù)核后交管理處主任審批。

14.1.2.2管理處行政人員負(fù)責(zé)購(gòu)買(mǎi),購(gòu)買(mǎi)圖書(shū)所發(fā)生的費(fèi)用由申請(qǐng)管理處負(fù)擔(dān)。

14.1.2.3管理處行政人員辦理圖書(shū)登記手續(xù),并及時(shí)更新書(shū)籍明細(xì)。

14.2圖書(shū)借閱

14.2.1管理處每一位員工都可以借閱管理處圖書(shū),先向行政助理查詢(xún)書(shū)籍明細(xì),查出所需圖書(shū)的編號(hào),再填寫(xiě)借閱登記;

14.2.2為了提高圖書(shū)的利用效率和資源共享的目的,原則上圖書(shū)借閱一般不得超過(guò)三個(gè)月;因工作需要未能及時(shí)歸還的,須將其原因和現(xiàn)用人的情況通知行政助理,并由行政助理作出追蹤、登記工作;

14.2.3圖書(shū)借閱人應(yīng)有高度責(zé)任感,保持圖書(shū)的整潔的完整,不得涂污及損壞;如有損壞或遺失,公司將酌情要求賠償。

14.3圖書(shū)歸還

借閱人歸還圖書(shū)時(shí),須經(jīng)圖書(shū)管理員檢查所歸還之圖書(shū)是否整潔、完整、并簽名確認(rèn)。

14.4圖書(shū)處理

14.4.1指對(duì)原借閱人自己或因轉(zhuǎn)借他人而造成圖書(shū)的人為損壞、或遺失的情況而作出處理;

14.4.2借閱人書(shū)面說(shuō)明損壞/遺失圖書(shū)的原因,管理處行政人員審核并和管理處主任作出最后賠償意見(jiàn)。

第11篇 某物業(yè)公司行政和人事管理制度1

e物業(yè)公司行政和人事管理制度(1)

1.員工考勤管理規(guī)定

1.1.工時(shí)制度

1).下列崗位員工實(shí)行綜合計(jì)算工時(shí)制:

內(nèi)保人員、工程技術(shù)人員及值班人員等因工作性質(zhì)需連續(xù)作業(yè)的崗位,以月為計(jì)算單位,平均工作時(shí)間每周不少于40小時(shí)。

1.2.定時(shí)工作制

1).除上述規(guī)定的人員,其余崗位員工均實(shí)行定時(shí)工作制,每周工作五天,每天工作8小時(shí),每周工作不少于40小時(shí)。

2).定時(shí)工作時(shí)間(星期一至星期五作息時(shí)間):

上午工作時(shí)間:08:30-12:00

下午工作時(shí)間:13:00-17:30

午餐時(shí)間:12:00-13:00

1.3.各種假期的規(guī)定

依照公司發(fā)布的《員工手冊(cè)》相應(yīng)條款執(zhí)行。

2.員工打卡管理暫行規(guī)定

2.1.員工出勤,執(zhí)行上、下班打卡規(guī)定。

2.2.員工因公外出延誤打卡,須及時(shí)填寫(xiě)'補(bǔ)卡單',月末按出勤統(tǒng)計(jì)。

2.3.員工患病、非因工負(fù)傷(急診除外)或有事不能上崗工作須提前填寫(xiě)《請(qǐng)(休)假申請(qǐng)單》,經(jīng)批準(zhǔn)后,免打卡。

2.4.月末出勤統(tǒng)計(jì),以員工考勤卡及補(bǔ)卡單、請(qǐng)假單為依據(jù)進(jìn)行考勤匯總。

2.5.凡出勤日未打卡者,同時(shí)也無(wú)請(qǐng)假單、補(bǔ)卡單,按曠工處理。

2.6.代他人打卡或委托他人打卡,及打卡中弄虛作假者,按《員工手冊(cè)》規(guī)定處理。

2.7.記錄及表格

yz-zg/b*r-f08-01《請(qǐng)(休)假申請(qǐng)單》

3.計(jì)算機(jī)使用管理規(guī)定

3.1.所有員工在使用計(jì)算機(jī)時(shí)需遵守本規(guī)定。

3.2.各部門(mén)的計(jì)算機(jī)原則上只供本部門(mén)員工使用,如有特殊情況需使用其它部門(mén)的計(jì)算機(jī)時(shí)應(yīng)事先取得該部門(mén)經(jīng)理的許可。

3.3.初學(xué)計(jì)算機(jī)的使用者在操作中遇到難題,不得擅自處理,應(yīng)向技術(shù)人員求助。

3.4.在使用過(guò)程中,因事暫時(shí)停止使用時(shí),應(yīng)保存文件,并退出應(yīng)用程序。

3.5.使用完畢計(jì)算機(jī)后,必須退出應(yīng)用程序,以防止意外造成對(duì)機(jī)器的損害。

3.6.各部門(mén)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件編輯處理時(shí)應(yīng)建立部門(mén)子目錄,避免在根目錄下直接處理管理文件。

3.7.子目錄的命名用各部門(mén)名稱(chēng),如屬個(gè)人專(zhuān)用文件應(yīng)另設(shè)子目錄進(jìn)行處理。

3.8.文件名稱(chēng)使用漢字,要基本反映文件內(nèi)容。

3.9.文件處理應(yīng)在硬盤(pán)上操作,并注意保存,文件處理完畢后存儲(chǔ)文件的同時(shí)應(yīng)用軟盤(pán)備份,保證軟硬盤(pán)都有文件。

3.10.對(duì)硬盤(pán)上長(zhǎng)時(shí)間不再使用的文件定期刪除,只保存軟盤(pán)備份。

3.11.使用軟盤(pán)時(shí)應(yīng)確保軟盤(pán)沒(méi)有病毒,否則在使用前應(yīng)進(jìn)行病毒檢查。

3.12.軟盤(pán)中存儲(chǔ)文件時(shí)應(yīng)在軟盤(pán)上做出標(biāo)記,便于使用查閱。

3.13.遵守軟盤(pán)的使用保護(hù)規(guī)定,防止軟盤(pán)損壞時(shí)文件丟失。

3.14.各部門(mén)的計(jì)算機(jī)維護(hù)由公司設(shè)專(zhuān)人統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

3.15.維護(hù)人員定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù),包括檢查、處理病毒和硬盤(pán)整理等。

3.16.工作時(shí)間禁止在計(jì)算機(jī)上玩游戲或與進(jìn)行工作無(wú)關(guān)的作業(yè)。

3.17.計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障時(shí),應(yīng)及時(shí)請(qǐng)維護(hù)人員處理,嚴(yán)禁未明故障原因擅自處理。

3.18.凡因使用不當(dāng)造成機(jī)器損壞的,據(jù)情節(jié)輕重給予責(zé)任人相應(yīng)的處罰。

4.關(guān)于印章使用管理的暫行規(guī)定

4.1.印章種類(lèi)

公司印章、公司業(yè)務(wù)專(zhuān)用章、部門(mén)印章、簽字印章和其他內(nèi)部印章等。

4.2.印章使用

1).公司印章的使用

i.凡以公司名義發(fā)送的公文,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后,方能送交行政與人力資源部加蓋公司印章。

ii.重要的公文,如財(cái)務(wù)、人事和業(yè)務(wù)等方面或涉及面廣的公文,必須由公司總經(jīng)理或主持工作的副總經(jīng)理核簽后,方能送交行政與人力資源部加蓋公司印章。

iii.公司各部門(mén)對(duì)外定期報(bào)送各類(lèi)業(yè)務(wù)報(bào)表需加蓋公司印章的,由使用部門(mén)填寫(xiě)《印章使用審批表》,經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方能送交行政與人力資源部加蓋公司印章。

iv.對(duì)外發(fā)出的便函、證明及對(duì)外聯(lián)系工作的介紹信需加蓋公司印章的,由使用部門(mén)填寫(xiě)《印章使用審批表》,經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方能送交行政與人力資源部加蓋公司印章。

v.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議,按合同評(píng)審程序使用公司印章。

vi.各物管中心在所轄業(yè)務(wù)范圍內(nèi)對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)類(lèi)合同、協(xié)議須加蓋公司印章的,按合同評(píng)審程序,以公司確定的合同金額標(biāo)準(zhǔn)為限,合同金額在標(biāo)準(zhǔn)以上的,須經(jīng)中心內(nèi)部審核,公司審批、總經(jīng)理簽字后,方能送交公司行政與人力資源部加蓋公司合同專(zhuān)用章;合同金額在標(biāo)準(zhǔn)以下的,經(jīng)中心內(nèi)部審批、中心總經(jīng)理簽字后,可送交公司行政與人力資源部加蓋公司合同專(zhuān)用章。(合同原件要在公司備案)

vii.物管中心以公司名義對(duì)外發(fā)文、報(bào)送報(bào)表、辦理相關(guān)業(yè)務(wù)等需加蓋公司印章的,由中心填寫(xiě)《印章使用審批表》,中心總經(jīng)理審批,公司相關(guān)職能部門(mén)經(jīng)理、公司總經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方能送交公司行政與人力資源部加蓋公司印章。

2).各部門(mén)印章的使用:

i.凡以部門(mén)名義發(fā)出的公文或便函,須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理核簽后加蓋部門(mén)印章。

ii.公司部門(mén)不能以公司的名義加蓋部門(mén)印章對(duì)外發(fā)送公文。部門(mén)僅能向外發(fā)送本部門(mén)業(yè)務(wù)權(quán)限范圍內(nèi)的公文。物管公司頒發(fā)的證書(shū)、獎(jiǎng)狀等,經(jīng)物管公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后,加蓋北京物業(yè)管理公司印章。

4.3.印章的保管

1).公司的印章,原則上由公司行政與人力資源部經(jīng)理指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。遇特殊情況,由其他部門(mén)專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管時(shí),需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

2).部門(mén)的印章由各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。

3).使用印章須有登記存底,隨用隨取,用畢即存,嚴(yán)防私用、盜用公章,以免造成損失。

4).未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),任何人不得攜帶公司印章外出。

5).印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)定,履行加蓋印章的手續(xù)。對(duì)不符合程序或超出授權(quán)范圍的,印章保管人有權(quán)拒絕用印。

6).印章保管人員因工作疏忽而造成印章丟失或誤用、錯(cuò)用,須承擔(dān)關(guān)聯(lián)責(zé)任。不能為空白信箋蓋印。

4.4.記錄及表格

yz-zg/b*r-f09-02《印章使用審批表》

5.女職工勞動(dòng)保護(hù)管理辦法

5.1.女職工的特殊保護(hù),是指根據(jù)其身體、生理特點(diǎn)以及哺育教育子女的需要,而采取的對(duì)女職工在生產(chǎn)勞動(dòng)中的安全與健康實(shí)行的管理辦法。

5.2.本辦法所涉及的女職工系指公司依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定,通過(guò)正常聘用程序正式聘用的女性員工,包括臨時(shí)聘用人員和環(huán)境保潔人員。

5.3.女職工月經(jīng)期的保護(hù)措施參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定從事適當(dāng)勞動(dòng)強(qiáng)度的工作。

5.4.女職工孕期的保護(hù)措施:

1).女職工自確定妊娠之日起持醫(yī)院證明向人事部門(mén)及時(shí)報(bào)告?zhèn)浒浮?/p>

2).女職工懷孕期間不得接觸超過(guò)衛(wèi)生防護(hù)要求劑量當(dāng)量限值的*射線、y射線和其他工業(yè)毒物和有急性中毒危險(xiǎn)的作業(yè)及國(guó)家規(guī)定的三級(jí)強(qiáng)度的勞動(dòng)內(nèi)容。

3).妊娠女職工不應(yīng)加班加點(diǎn),妊娠滿7個(gè)月不得上夜班,并可根據(jù)個(gè)人身體狀況申請(qǐng)休假。

4).對(duì)不能適宜原工作的妊娠女職工,應(yīng)根據(jù)醫(yī)務(wù)部門(mén)證明,予以減輕勞動(dòng)量或安排其它崗位工作。

5).從事立位作業(yè)的女職工,懷孕7個(gè)月以后,其工作場(chǎng)所應(yīng)設(shè)立工間休息座位,在勞動(dòng)時(shí)間內(nèi)安排一定的休息時(shí)間并允許孕婦在預(yù)產(chǎn)期前休息兩周。

6).懷孕女職工在勞動(dòng)時(shí)間內(nèi)進(jìn)行產(chǎn)前檢查,應(yīng)按勞動(dòng)時(shí)間計(jì)算。

5.5.女職工生育期保護(hù)措施:

1).女職工生育期間享受?chē)?guó)家規(guī)定的產(chǎn)假待遇。

2).女職工產(chǎn)假為90天,其中產(chǎn)前休假15天;晚育者(24周歲及以上初育)增加15天產(chǎn)假;遇難產(chǎn)情況延長(zhǎng)產(chǎn)假30天;生育多胞胎的,每多生育一個(gè)嬰兒,延長(zhǎng)產(chǎn)假15天。

3).女職工懷孕期間流產(chǎn)的,根據(jù)醫(yī)療部門(mén)證明,給予北京市有關(guān)規(guī)定產(chǎn)假。

5.6.女職工哺乳期保護(hù)措施:

1).對(duì)有不滿一周歲嬰兒的女職工,每班工作給予兩次授乳時(shí)間,每次半小時(shí),可合并使用,并不得安排夜班及加班加點(diǎn)。

2).女職工哺乳期間不得安排從事接觸有毒物質(zhì)的作業(yè)。

第12篇 物業(yè)公司行政管理制度格式怎樣的

物業(yè)公司行政管理制度范本辦公室是直接對(duì)管理中心總經(jīng)理負(fù)責(zé)中心行政事務(wù)管理的部門(mén),亦可稱(chēng)為總經(jīng)理辦公室,行政事務(wù)包括中心辦事處內(nèi)部行政管理、部門(mén)協(xié)調(diào)、及協(xié)助總經(jīng)理處理文書(shū)、租戶溝通和外界聯(lián)絡(luò)工作。

1 內(nèi)部政策管理

1.1 有關(guān)申領(lǐng)采購(gòu)的規(guī)定1.部門(mén)員工根據(jù)工作需要申請(qǐng)領(lǐng)用文具時(shí),須填寫(xiě)文具申請(qǐng)表。

2. 文具申請(qǐng)表由部門(mén)經(jīng)理審核簽批后,該表格于每月20日前送達(dá)辦公室。

3. 辦公室接收申請(qǐng)表后,由辦公室經(jīng)理審核并由辦公室統(tǒng)籌做預(yù)算。

4. 辦公室采用'先進(jìn)先出'方法,發(fā)放文具用品,于次月7日、14日前,將文具送達(dá)使用者。

5.申領(lǐng)原則:要力盡節(jié)約,避免浪費(fèi)。

1.2 有關(guān)印刷品及印刷名片的規(guī)定1.由申請(qǐng)人填寫(xiě)'印刷品申請(qǐng)表'及'印刷品申請(qǐng)表(名片)'(市場(chǎng)推廣所用印刷品除外)2.填寫(xiě)申請(qǐng)表應(yīng)列明所需印刷品的名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格。

3. 申請(qǐng)表由部門(mén)經(jīng)理審核簽批后,于每月20日前送達(dá)辦公室。

4. 由辦公室統(tǒng)籌做預(yù)算,報(bào)總經(jīng)理審批。

5.預(yù)算經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由辦公室按財(cái)務(wù)規(guī)章支出申請(qǐng)ref表程序統(tǒng)一進(jìn)行印刷。

如未批準(zhǔn),辦公室將申請(qǐng)表,退還申請(qǐng)部門(mén)。

1.3 有關(guān)雜費(fèi)報(bào)銷(xiāo)的規(guī)則1.所有雜費(fèi)須在'雜費(fèi)批據(jù)'上記錄,每宗以rmb300元為限。

2. '雜費(fèi)批據(jù)'由申請(qǐng)人填寫(xiě),部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn),并附上這些雜費(fèi)的文件資料如供應(yīng)商的發(fā)票等。

3. 批準(zhǔn)后,辦公室通知申請(qǐng)人,收款簽字后安排付款。

1.4有關(guān)電腦操作的規(guī)定1.電腦操作人員必須嚴(yán)格遵守電腦操作規(guī)程,做好計(jì)算機(jī)設(shè)備的安全維護(hù)工作,愛(ài)護(hù)機(jī)器設(shè)備,保持機(jī)器設(shè)備的清潔。

2. 對(duì)管理處的各種軟件,嚴(yán)禁私自外傳。

嚴(yán)禁使用外來(lái)磁盤(pán),以免感染病毒。

1.5申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)固定資產(chǎn)、辦公室設(shè)備及用品的規(guī)定1.各部門(mén)在申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)固定資產(chǎn)、辦公設(shè)備及用品時(shí),需填寫(xiě)'物品購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)表'。

2. 在填寫(xiě)時(shí),應(yīng)列明所購(gòu)物品的名稱(chēng)、品牌、規(guī)格、數(shù)量、理由。

3. '物品購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)表'由申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)后,由行政部簽署意見(jiàn)。

如可以在部門(mén)間調(diào)撥,則優(yōu)先調(diào)撥 2 物業(yè)管理處財(cái)務(wù)的管理有關(guān)預(yù)算申請(qǐng)、審批、執(zhí)行的規(guī)定概由行政部統(tǒng)籌。

一貫積極提倡節(jié)約,反對(duì)浪費(fèi),將費(fèi)用開(kāi)支嚴(yán)格控制在預(yù)算之內(nèi)及低于預(yù)算。

1. 嚴(yán)格的采購(gòu),發(fā)包制度(將專(zhuān)項(xiàng)工程包給專(zhuān)業(yè)公司完成),要貨比三家,跟蹤商品質(zhì)量及維修質(zhì)量。

2. 健全的材料物質(zhì)收發(fā)存制度。

3. 嚴(yán)格借支、報(bào)銷(xiāo)制度和審批權(quán)限。

預(yù)算內(nèi)項(xiàng)目及預(yù)算內(nèi)金額開(kāi)支有嚴(yán)格的申請(qǐng)、審批、借支、報(bào)銷(xiāo)制度,預(yù)算外開(kāi)支必須向業(yè)主申請(qǐng)批準(zhǔn)。

5.預(yù)算內(nèi)項(xiàng)目及預(yù)算內(nèi)金額大的合同,于洽談后須經(jīng)業(yè)主審批。

第13篇 物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度

物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理

3收發(fā)文及檔案管理

3.1文件定義

3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門(mén)/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。

3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。

3.2收發(fā)文管理

3.2.1收文

3.2.1.1收到的文件(包括通過(guò)前臺(tái)之外來(lái)文件,以及內(nèi)部各部門(mén)/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書(shū)或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記;另物管公司秘書(shū)必須在項(xiàng)目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行收文登記。無(wú)具體收文部門(mén)的文件,由資源部負(fù)責(zé)收文登記。

3.2.1.2收文登記后,及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見(jiàn),再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。無(wú)總經(jīng)理/管理處主任簽署意見(jiàn)的文件,可不予處理。

3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后,由收件物管公司秘書(shū)/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書(shū)須定期交到檔案室歸檔。

3.2.1.4管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫(xiě)《收文登記表》。

3.3發(fā)件

3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門(mén)/管理處起草文件。

3.3.2編號(hào):對(duì)外公文由物管公司秘書(shū)上公司網(wǎng)登記索取編號(hào)。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)及填寫(xiě)《發(fā)文登記表》。

3.3.3打印:由發(fā)文部門(mén)/管理處負(fù)責(zé)。

3.3.4校對(duì)、簽署

由發(fā)文部門(mén)/管理處負(fù)責(zé),部門(mén)/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。

3.3.5申請(qǐng)蓋章

由物管公司秘書(shū)負(fù)責(zé)申請(qǐng)蓋物管公司公章,按項(xiàng)目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行,文件的審批件由項(xiàng)目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。

3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門(mén)/管理處負(fù)責(zé),并作出發(fā)文、簽收登記。

3.3.7內(nèi)部傳閱

收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱,不應(yīng)拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。

3.3.8歸檔

具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書(shū)應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書(shū)和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理,做好文件類(lèi)別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。

3.3.9管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫(xiě)管理處的《發(fā)文登記表》。

3.4文件保管及處理

3.4.1物管公司秘書(shū)及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。

3.4.2管理處秘書(shū)/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi),具體類(lèi)別根據(jù)各自的具體情況制定,做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類(lèi)的類(lèi)別規(guī)則,每年一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。

3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。

3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專(zhuān)人負(fù)責(zé),根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:

3.4.4.1對(duì)于保管期限已到的文件,集中銷(xiāo)毀,并做好注銷(xiāo)的登記手續(xù),包括文件名稱(chēng)、文件日期、來(lái)文單位/收文單位、文件編號(hào)、存放期限、注銷(xiāo)日期、注銷(xiāo)負(fù)責(zé)人、注銷(xiāo)批準(zhǔn)人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;

3.4.4.2對(duì)于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件,按類(lèi)別進(jìn)行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;

3.5檔案管理

3.5.1文件的移交

3.5.1.1對(duì)于各部門(mén)/管理處在工作中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書(shū)移交至項(xiàng)目管理中心檔案室,具體移交期限如下:

3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書(shū)、合同、及其他法律文件,應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書(shū)移交項(xiàng)目管理中心檔案室。

3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。

3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫(xiě)申請(qǐng),交到項(xiàng)目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點(diǎn)無(wú)誤后,予以簽名確認(rèn)。

3.5.2檔案的保管

公司的檔案由資源部指定專(zhuān)人進(jìn)行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號(hào)的規(guī)則,將文件進(jìn)行編號(hào),分類(lèi)存放。

3.5.3檔案信息的使用

3.5.3.1復(fù)印檔案

公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案,但必須填寫(xiě)《檔案復(fù)印記錄表》。如所復(fù)印的文件屬公司證照類(lèi),由物管公司秘書(shū)統(tǒng)一向項(xiàng)目中心行政及信息管理部辦理。

3.5.3.2檔案原件的借用

1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門(mén)的通知填寫(xiě)《檔案原件借用申請(qǐng)表》,交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書(shū)向項(xiàng)目中心行政及信息管理部借出。

2)檔案原件外借期一般不得超過(guò)一個(gè)月。如因工作需要未能及時(shí)歸還的,須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會(huì)項(xiàng)目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。

3)檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。

3.5.3.3檔案原件的歸還

1)借用人將檔案歸還時(shí),須經(jīng)項(xiàng)目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認(rèn)。

2)檔案管理員將《檔案原件借用申請(qǐng)表》復(fù)印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續(xù)。

3.5.3.4檔案原件的處理

由物管公司秘書(shū)統(tǒng)一交項(xiàng)目中心檔案室存檔。

4月報(bào)制度

4.1月報(bào)制度:每月25日前,各管理處以規(guī)定書(shū)面格式上報(bào)該管理處各部門(mén)工作情況至物管公司秘書(shū)。

4.2香港月報(bào)制度:每月28日前,各管理處以規(guī)定書(shū)面格式上報(bào)該管理處工作狀況至物管公司秘書(shū)及項(xiàng)目。

第14篇 物業(yè)公司行政管理保密制度

物業(yè)公司行政管理之保密制度

保密工作必須貫穿公司的各個(gè)環(huán)節(jié),適用于各部門(mén)及全體組織成員,既針對(duì)各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人,又針對(duì)每一個(gè)員工。

1、公司各類(lèi)資料要嚴(yán)格確定密級(jí)和保密期限、保密范圍,并在規(guī)定的載體上予以注明。公司的所有資料(含文件、協(xié)議、證件、合同、報(bào)表、信息等)分機(jī)密、密級(jí)、非密級(jí)三級(jí)。機(jī)密級(jí)嚴(yán)禁張貼;密級(jí)原則不準(zhǔn)張貼、傳閱;非密級(jí)可張貼、傳閱。

2、密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)由資料的建立部門(mén)確定,經(jīng)理核定。機(jī)密級(jí)必須明確閱讀者姓名;密級(jí)明確閱讀級(jí)別;非密級(jí)資料明確傳遞、張貼方式。

3、機(jī)密資料由經(jīng)理統(tǒng)一保管或指定專(zhuān)人人保管;密級(jí)資料由人事行政部備案,使用部門(mén)保管;非密級(jí)資料由建立部門(mén)保管。機(jī)密資料和密級(jí)資料借閱、傳閱需辦理登記手續(xù)。

4、凡涉及公司機(jī)密的記錄本、筆記本、電腦、圖片等載體要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理,無(wú)關(guān)人員不得動(dòng)用或隨意查閱。公司任何人員不得私自收藏、銷(xiāo)毀、出售涉及企業(yè)機(jī)密的文件、實(shí)物。

5、公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及機(jī)要保管人員調(diào)離公司時(shí),必須按規(guī)定將其使用或保管的機(jī)要資料、筆記本等移交給公司。否則,有關(guān)部門(mén)可拒絕為其辦理調(diào)動(dòng)或離職手續(xù)。

6、各部門(mén)建立資料而不確定密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、保密期限、范圍,也不交經(jīng)理核定,責(zé)任由建立部門(mén)負(fù)責(zé)。凡因泄密造成嚴(yán)重后果,將給予當(dāng)事人行政處分,或追究其法律責(zé)任。

7、與保密制度同時(shí)執(zhí)行的附件有《資料密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)》、《資料密級(jí)登記表》、《資料借閱登記表》。

第15篇 成都萬(wàn)達(dá)物業(yè)公司基本行政管理制度

重要說(shuō)明:該資源由于版權(quán)原因,已取消全文瀏覽。

成都物業(yè)公司基本行政管理制度

§考勤

一、工作時(shí)間

全年除法定節(jié)假日和公休日外均為工作日。公司夏季工作時(shí)間:

上午9:00-12:00午餐12:00-14:00下午14:00-18:00

冬季工作時(shí)間:

上午8:30-12:00午餐12:00-14:00下午14:00-17:30

公司實(shí)行上下班打卡制度,每月收、放卡時(shí)間為31日晚21時(shí),按出勤卡統(tǒng)計(jì)出勤情況計(jì)發(fā)工資。

遲到(早退)一次扣款10元,一月遲到(早退)三次(含三次)以上,每次扣款50元,每次遲到(早退)30分鐘以上視為半天事假,超過(guò)一個(gè)小時(shí)則視為曠工半天。一個(gè)月連續(xù)曠工三日以?xún)?nèi)給予扣槳金、處分處理,連續(xù)曠工三日即作辭職處理。上班時(shí)間外出辦私事者按曠工論處。

二、假期

-法定假日:國(guó)家法定節(jié)日,公司按國(guó)家規(guī)定休假,如法定假日值班,則按國(guó)家規(guī)定給予換休或補(bǔ)發(fā)加班工資。

-婚假:員工憑結(jié)婚證可享受婚假三天。

-喪假:員工直系親屬死亡(父母、配偶、子女)給喪假三天;旁系親屬死亡(祖父母、兄弟姐妹)給喪假一天。

婚假、喪假為帶薪假。員工休婚假、喪假必須提前向管理處或總經(jīng)理提出申請(qǐng),征得同意后報(bào)行政人事部備案?；椤始俚扰c休息日和節(jié)假日重合時(shí),其休息天數(shù)不順延。

-病假:普通員工因病請(qǐng)假應(yīng)提前向部門(mén)負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)(急診須提供加蓋醫(yī)院急診章的證明材料),同時(shí)須出具市級(jí)以上醫(yī)院證明,急診可于復(fù)職后第一天補(bǔ)辦手續(xù)。病假三天以上(含三天),必須報(bào)管理處主任、公司相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批;五天以上(含五天)由管理處或公司相關(guān)部門(mén)審核,報(bào)行政人事部核準(zhǔn),總經(jīng)理審批。員工去醫(yī)院看病時(shí)間不超過(guò)四小時(shí)且當(dāng)日不病休的,仍按工作時(shí)間計(jì)算。

-事假:普通員工因事請(qǐng)假,二天以?xún)?nèi)(含二天),由部門(mén)經(jīng)理審批;三天以上(含三天)由部門(mén)經(jīng)理提出意見(jiàn),管理處主任審批;五天以上(含五天),須經(jīng)總經(jīng)理審批。

事假及病假請(qǐng)假日無(wú)工資,員工一年內(nèi)累計(jì)病假超過(guò)十五天,事假超過(guò)七天,當(dāng)年度無(wú)年終獎(jiǎng)金。

員工請(qǐng)假程序:當(dāng)事人填寫(xiě)申請(qǐng)單-部門(mén)經(jīng)理審批-管理處主任或公司領(lǐng)導(dǎo)審批-行政人事備案。

公司部門(mén)經(jīng)理、副主管理處主管、經(jīng)理以上員工請(qǐng)假,均須總經(jīng)理批準(zhǔn)。

所以假期如超過(guò)規(guī)定的期限,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第16篇 物業(yè)行政電話管理制度工作制度

物業(yè)行政工作制度:電話管理制度

19電話管理制度

19.1為規(guī)范公司及所轄各管理處電話的使用和管理,特制定本制度。

19.2公司及各管理處的電話,主要是作為公司員工進(jìn)行內(nèi)外公務(wù)溝通、以及開(kāi)展辦公業(yè)務(wù)之用,在非緊急情況下,不得使用辦公電話作私人用途。

19.3任何情況下,嚴(yán)禁使用撥號(hào)上網(wǎng)聊天、瀏覽、玩游戲等。一旦發(fā)現(xiàn),將給予書(shū)面警告處分。

19.4任何情況下,嚴(yán)禁接駁信息臺(tái),一旦出現(xiàn)信息費(fèi),將由使用人自行負(fù)擔(dān)此項(xiàng)費(fèi)用。

19.5員工打電話,用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確,以節(jié)約話費(fèi)成本。

19.6各管理處的分機(jī)號(hào)碼統(tǒng)一使用'8'開(kāi)頭的三位數(shù),各部門(mén)分機(jī)號(hào)碼按如下規(guī)定執(zhí)行。管理處主任:801;客戶服務(wù)部:802-805,客戶服務(wù)部前臺(tái)800;人事行政部:806;財(cái)務(wù)部:807-808;保安部:809-810;工程部:811-812。不設(shè)分機(jī)或分機(jī)號(hào)碼不能使用三位數(shù)的管理處,由公司根據(jù)實(shí)際情況另行審核批示。

19.7總機(jī)人工錄音服務(wù)內(nèi)容統(tǒng)一為'您好,**客戶服務(wù)中心,請(qǐng)撥分機(jī)號(hào)碼,查號(hào)請(qǐng)撥0。'、'您撥的分機(jī)正忙,請(qǐng)改撥其他分機(jī)號(hào)碼。,或撥0由總機(jī)為您服務(wù)。'、'您撥的分機(jī)無(wú)人接聽(tīng),請(qǐng)改撥其他分機(jī)號(hào)碼。'總機(jī)人工錄音的音色、音調(diào)、音質(zhì)各管理處全部統(tǒng)一。

19.8總機(jī)接外線電話至分機(jī)時(shí),一般電話鈴聲響五次無(wú)人接聽(tīng),即掛線。

19.9前臺(tái)文員接聽(tīng)外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)為'您好,**zz管理處',當(dāng)對(duì)方告知分機(jī)電話時(shí),說(shuō)'請(qǐng)稍候!'如分機(jī)占線,說(shuō)'電話占線,請(qǐng)稍后再撥。謝謝!'接聽(tīng)內(nèi)線電話的用語(yǔ)為'您好,前臺(tái)!'其他內(nèi)容視情況回答,要求規(guī)范、簡(jiǎn)潔、禮貌。

19.10由各管理處主任根據(jù)實(shí)際情況編制每年度辦公電話費(fèi)用預(yù)算報(bào)公司審核,并負(fù)責(zé)對(duì)辦公電話的費(fèi)用支出做出有效控制和監(jiān)督。

19.11行政人員要做好電話費(fèi)用的核準(zhǔn)報(bào)銷(xiāo)工作,并協(xié)助管理處主任監(jiān)督電話的正常合理使用。對(duì)電話費(fèi)用有疑問(wèn)的,應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系電信部門(mén)查明原因,為費(fèi)用結(jié)算提供合理的數(shù)據(jù)資料。對(duì)電話費(fèi)用定額管理的執(zhí)行情況做好跟蹤協(xié)調(diào),適時(shí)向物管公司提出檢討方案。

19.12各管理處的每月電話費(fèi)用應(yīng)不超過(guò)費(fèi)用預(yù)算的10%,若超出該范圍,管理處主任須提交充分合理的理由,書(shū)面報(bào)告予物管公司審核,否則超出費(fèi)用由該管理處相關(guān)責(zé)任人自行負(fù)擔(dān)。

19.13管理處的電話小總機(jī)應(yīng)有可打印分機(jī)電話清單及計(jì)費(fèi)的功能,若目前使用的未有該項(xiàng)功能,應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況提出整改意見(jiàn),并向公司報(bào)批加裝。

19.14消防監(jiān)控、工程報(bào)障及客戶熱線等直線電話一般只為方便外電打入和緊急情況而設(shè),業(yè)務(wù)撥打電話應(yīng)盡可能采用總機(jī)線路。

19.15管理處電話一律取消長(zhǎng)話功能。各管理處可根據(jù)話費(fèi)預(yù)算,統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)ip電話卡,由行政人員保管,員工因公需要撥打長(zhǎng)途的,必須在《長(zhǎng)話登記冊(cè)》上注明對(duì)方號(hào)碼、撥打原因,由部門(mén)主管或管理處主任簽字確認(rèn),行政助理才予以協(xié)助撥打,并記錄每次時(shí)長(zhǎng)及消費(fèi)額。若負(fù)責(zé)人不在,又確因業(yè)務(wù)需要掛長(zhǎng)途電話的,必須通過(guò)電話請(qǐng)示批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行撥打,并在三日以?xún)?nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù),逾期不補(bǔ)辦者視為私人電話,電話費(fèi)由其本人全額支付。

19.16行政助理未按上述的規(guī)定執(zhí)行,手續(xù)不全即幫他人撥打長(zhǎng)途電話者,除當(dāng)次電話費(fèi)由其全額支付外,每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。

19.17員工未經(jīng)同意私自撥打國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途電話,或以公事為由掛國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途電話者,經(jīng)查明屬實(shí)后,除全額支付當(dāng)次電話費(fèi)用外,每次罰款50元;私自撥打香港或澳門(mén)電話者,每次罰款100元。屢犯不改者,視情節(jié)給予處分,直至辭退處理。

第17篇 物業(yè)行政管理工作交流制度

物業(yè)行政管理之工作交流制度

為全面了解各部門(mén)各項(xiàng)工作,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決工作中存在問(wèn)題,建立上下一致思想共識(shí),提高工作效率質(zhì)量,以達(dá)到有效溝通與交流,特作如下規(guī)定:

1.會(huì)議制度

1.1 常規(guī)例會(huì)安排:

時(shí) 間會(huì)議名稱(chēng)主持參加人員

逢周六上午10:00周例會(huì)經(jīng)理一般為部門(mén)主管級(jí)以上管理人員

每月1日進(jìn)行月例會(huì)經(jīng)理一般為部門(mén)主管級(jí)以上管理人員

每半個(gè)月一次經(jīng)營(yíng)班子例會(huì)經(jīng)理主管以上管理人員、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員

3月、6月、9月、

12月的每月30日季度總結(jié)會(huì)經(jīng)理全體員工

7月1日年中總結(jié)大會(huì)經(jīng)理全體員工

次年1月10日年終總結(jié)大會(huì)經(jīng)理全體員工

備注以上會(huì)議時(shí)間若遇休息日,可適當(dāng)提前或順延,以通知為準(zhǔn)。

1.2 以上未定具體時(shí)間的會(huì)議,由人事行政部提前一天通知。

1.3 以上會(huì)議記錄由人事行政部負(fù)責(zé),會(huì)后48小時(shí)以?xún)?nèi)上報(bào)會(huì)議紀(jì)要。

1.4 各部門(mén)每周必須進(jìn)行一次部門(mén)內(nèi)部溝通會(huì)議,自行安排并記錄,會(huì)后24小時(shí)以?xún)?nèi)上報(bào)會(huì)議紀(jì)要。

1.5 會(huì)議紀(jì)律

1)與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到會(huì),不得遲到或早退。特殊情況者,須提前向主持人請(qǐng)示,經(jīng)批準(zhǔn)后方可缺席。

2)與會(huì)人員應(yīng)自覺(jué)簽到,關(guān)閉手機(jī)或調(diào)到震動(dòng),保持肅靜。

3)會(huì)議上應(yīng)保持端莊坐姿,認(rèn)真聆聽(tīng),維護(hù)會(huì)議氣氛,不得在場(chǎng)下交頭接耳雜談,不得哄談吵鬧。

4)與會(huì)人員應(yīng)等到宣布散會(huì)時(shí)方可離場(chǎng)。

5)退場(chǎng)時(shí),應(yīng)禮讓公司各階層領(lǐng)導(dǎo)先行,之后井然有序逐一退場(chǎng),不得搶先擁擠,退場(chǎng)時(shí)亦不得大聲喧嘩。

2.周/月/季/年工作報(bào)告

2.1為更好的配合工作會(huì)議順利進(jìn)行,各部門(mén)必須在會(huì)議前準(zhǔn)備好相關(guān)工作報(bào)告,報(bào)告的工作內(nèi)容包括:(按統(tǒng)一格式)

1)大事記(主要成績(jī));

2)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、業(yè)績(jī)指標(biāo)完成情況;

3)部門(mén)工作進(jìn)度,以及業(yè)務(wù)情況匯報(bào);

4)下一步工作安排,及費(fèi)用預(yù)算;

5)存在問(wèn)題及對(duì)策,需有關(guān)部門(mén)配合或解決事宜。

2.2具體如下:

工作報(bào)告內(nèi)容完成時(shí)間報(bào)告遞交流程

周工作計(jì)劃/總結(jié)逢周五16:30前部門(mén)負(fù)責(zé)人→人事行政部→經(jīng)理

月工作計(jì)劃/總結(jié)每月最后一天

季度工作報(bào)告3月、6月、9月、12月的每月28日前

年中述職報(bào)告6月28日前

年終述職報(bào)告次年1月5日前

3.外出參觀/學(xué)習(xí)/研究性質(zhì)的活動(dòng)

外出參觀、活動(dòng)(如:踩盤(pán)),回公司須上交工作報(bào)告,闡述學(xué)習(xí)的心得與收獲,達(dá)到共同交流與分享的目的。

4.工作交流要求

4.1 各種工作報(bào)告必須按照統(tǒng)一格式制作上報(bào)。

4.2 各部門(mén)必須高度重視,責(zé)任人須準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議并完成相關(guān)工作報(bào)告,周/ 月/季/年的工作報(bào)告,應(yīng)于會(huì)后結(jié)合最新會(huì)議精神,重新整理并24小時(shí)以?xún)?nèi)上交人事行政部。

4.3 外出活動(dòng)報(bào)告填寫(xiě)使用《外出工作考察報(bào)告》,活動(dòng)完畢兩天內(nèi)完成上報(bào)人事行政部。

第18篇 z物業(yè)項(xiàng)目管理處行政制度

物業(yè)項(xiàng)目管理處行政制度

1.物業(yè)管理處辦公室守則

(1)辦公室人員須嚴(yán)守公司的機(jī)密,各部門(mén)的各種內(nèi)部規(guī)定及不公開(kāi)的決策;

(2)按照公司檔案規(guī)定處理及保存檔案,未經(jīng)允許,不得私自將檔案外借;

(3)須流轉(zhuǎn)的文件和分發(fā)的通告,務(wù)必直接交到有關(guān)人士的手中;

(4)辦公室員工須保持儀容整潔穿公司規(guī)定的制服,男性員工留意頭發(fā)長(zhǎng)度、指甲;女性員工須注意化妝適度及避免過(guò)量飾物;

(5)辦公室作為整個(gè)公司的窗口,須注意言談舉止,為公司樹(shù)立一個(gè)良好的形象;

(6)辦公室員工應(yīng)自覺(jué)提高自身的業(yè)務(wù)水平,緊密配合,提高工作效率;

(7)辦公室員工如因需外出,需在接待秘書(shū)處將其外出原因、外出時(shí)間、去向及預(yù)計(jì)歸來(lái)時(shí)間填寫(xiě)清楚;

(8)辦公室員工在執(zhí)行公務(wù)時(shí),應(yīng)以維護(hù)公司利益為前提,不接受任何形式的賄賂或向他人行賄;

(9)辦公室員工盡量減少私人電話,若因要事的情況下,也需要在三分鐘內(nèi)結(jié)束;

(10)辦公室中所有來(lái)電,必須在電話鈴聲響起三次的時(shí)間內(nèi)接聽(tīng),接聽(tīng)時(shí)需報(bào):'_同馨管理處,您好!'在接聽(tīng)客戶電話時(shí),請(qǐng)多用:'請(qǐng)、謝謝及麻煩你'等禮貌用語(yǔ)。

2.往來(lái)文書(shū)控制及保密制度

(1)文書(shū)往來(lái)需嚴(yán)格,其中包括:

a.外發(fā)文書(shū):必需由總經(jīng)理辦公室發(fā)出。

b.內(nèi)部文書(shū):必需由部門(mén)主管發(fā)出或部門(mén)蓋公章才算有效公文。

c.保密文件:必需統(tǒng)一由行政或總經(jīng)理指派人員拆閱。

(2)保密制度

a.本制度是為處理涉及公司機(jī)密的文件及其機(jī)要事項(xiàng)而制定。公司職員必須根據(jù)自己的職務(wù)遵守處理機(jī)要文件及機(jī)要事項(xiàng)的紀(jì)律。

b.本規(guī)定的修改與廢止、由辦公室提議,公司總經(jīng)理決定后實(shí)施。

c.本規(guī)定中所稱(chēng)機(jī)要是指不得泄露其內(nèi)容的文件及事項(xiàng),凡符合下列條款之一者均屬于此。

關(guān)于公司的重要政策或計(jì)劃;

關(guān)于人事問(wèn)題;

關(guān)于重要會(huì)議的討論事項(xiàng);

關(guān)于業(yè)主或租戶的檔案資料;

契約、協(xié)定或根據(jù)協(xié)商而決定的事項(xiàng);

規(guī)定、命令中特別指定的事項(xiàng)。

d.機(jī)要文件及其處理,按其程序可分為以下三種:

公司內(nèi)部秘密,不能向公司以外公開(kāi)。

絕密,不能向部門(mén)經(jīng)理及主管,以及特別指名的最小范圍內(nèi)的相關(guān)工作人員以及承辦人員以外者公開(kāi)。

e.機(jī)要文件、機(jī)要事項(xiàng)及其種類(lèi)的認(rèn)定,原則上由所管部門(mén)的經(jīng)理負(fù)責(zé),但公司總經(jīng)理可以命其變更。

f.機(jī)要文件或機(jī)要事項(xiàng)由該業(yè)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)印制和傳達(dá)。

g.機(jī)要文件由其制發(fā)部門(mén)制成正本、副本兩份、一份由制發(fā)部門(mén)分門(mén)別類(lèi)加以保管,另一份由辦公室專(zhuān)人保管。機(jī)要文件應(yīng)加蓋相應(yīng)的紅色標(biāo)記,其處理和保管由收件人自行處理。

h.機(jī)要文件的制發(fā)部門(mén)應(yīng)備有發(fā)文簿,文件發(fā)送至有關(guān)部門(mén)時(shí),必須請(qǐng)收件人簽字蓋章。

i.公司內(nèi)機(jī)要文件的傳遞,除責(zé)任者自行攜帶方式外,必須加封后傳遞。不能以文件方式傳遞的秘密事項(xiàng)必須由直接關(guān)系者親自傳達(dá)。

j.機(jī)要文件須經(jīng)制發(fā)部門(mén)的經(jīng)理同意后方可復(fù)制。機(jī)要文件復(fù)制時(shí)制發(fā)部門(mén)應(yīng)將復(fù)制件數(shù)量在原件或副本上詳細(xì)記錄,并在上述(2.2.8)款規(guī)定的發(fā)文簿上記載復(fù)制件的去向。

k.秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項(xiàng),由制發(fā)部門(mén)的經(jīng)理負(fù)責(zé),請(qǐng)專(zhuān)人進(jìn)行分發(fā)和傳送,但必須履行上述規(guī)定的手續(xù)。

l.機(jī)要文件及其相關(guān)草案、其它無(wú)用物品的銷(xiāo)毀,應(yīng)確定一定的時(shí)間,由所管經(jīng)理負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀。

m.凡違反本規(guī)定者,由總經(jīng)理辦公室討論處理。

n.文件大致可分為:

法律效力文件:包括公約、手冊(cè)、指南等;

報(bào)告/表格;

作業(yè)指導(dǎo)書(shū)/工作手冊(cè);

程序文件

3.檔案系統(tǒng)

管理檔案系統(tǒng)是管理工作中一重大系統(tǒng),所有員工都必須積極關(guān)心,需采用簡(jiǎn)單及容易明白設(shè)計(jì),各員工應(yīng)按照下列規(guī)定處理文件:

(1)分管經(jīng)理工作職責(zé)

a.必須把檔案管理工作列入經(jīng)理任期目標(biāo)責(zé)任制,并分解下達(dá)管理目標(biāo)。

b.要重視檔案管理工作,積極解決檔案管理工作經(jīng)費(fèi)及其它問(wèn)題,每年至少要召開(kāi)兩次檔案工作會(huì)議。辦公室根據(jù)'檔案法'和經(jīng)理的年度方針、工作目標(biāo)制定每年工作計(jì)劃。

(2)檔案資料員工作職責(zé)

a.負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。

b.按規(guī)定程序及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。

c.按時(shí)收集好各類(lèi)檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔。分類(lèi)要準(zhǔn)確,裝訂要工整,要符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。

d.及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好工作總結(jié),每月或每季提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)正確、可靠的統(tǒng)計(jì)表。

e.嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。

f.妥善保管好各類(lèi)檔案資料。

4.會(huì)議系統(tǒng)

為有效率地執(zhí)行管理及不斷完善管理運(yùn)作,將采取下列安排:

(1)會(huì)議召開(kāi)之前應(yīng)作好準(zhǔn)備工作,確定議題內(nèi)容,準(zhǔn)備好有關(guān)的會(huì)議資料、文件。

(2)各種會(huì)議一般應(yīng)與辦公室聯(lián)系,對(duì)出席對(duì)象提前一天以上發(fā)出通知,以備會(huì)議出席者安排好工作。

(3)會(huì)議出席者應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì),如果無(wú)法參加,應(yīng)事先向會(huì)議組織者請(qǐng)假,未請(qǐng)假或未經(jīng)允許請(qǐng)假而缺席、遲到者按有關(guān)出勤考核辦法承擔(dān)責(zé)任。缺席者應(yīng)事后及時(shí)主動(dòng)補(bǔ)閱會(huì)議記錄,了解會(huì)議精神。

(4)會(huì)議應(yīng)堅(jiān)持講效率、開(kāi)短會(huì)原則,發(fā)言者做到言簡(jiǎn)意賅,不作題外話但又要暢所欲言,要使各種會(huì)議都能起到應(yīng)有的效果。

(5)固定性會(huì)議為:總經(jīng)理辦公室會(huì)議,部門(mén)經(jīng)理例會(huì)、部門(mén)例會(huì)、段組例會(huì)。

(6)會(huì)議如需增加、延期、合并或擴(kuò)大出席對(duì)象時(shí),由會(huì)議主持者商定后及時(shí)發(fā)出變更及擴(kuò)大范圍的通知。

(7)出席會(huì)議人員于會(huì)議前安排好工作,會(huì)議期間其它人如無(wú)特殊情況不得進(jìn)入會(huì)場(chǎng)找人、談事。如有來(lái)訪客人或來(lái)訪電話,安排適當(dāng)人員作好接待記錄,待會(huì)后再通知當(dāng)事人處理。如遇急事必須當(dāng)事人親自接待時(shí),應(yīng)先得到會(huì)議召集者的允許,由其通知有關(guān)人員離開(kāi)會(huì)場(chǎng),并盡量不影響會(huì)議進(jìn)程與發(fā)言,維護(hù)會(huì)議正常進(jìn)行。

(8)有關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議紀(jì)要、決議、決定的相關(guān)內(nèi)容,于規(guī)定完成日期后的首次會(huì)議上作出完成情況的扼要匯報(bào)。

(9)會(huì)議紀(jì)要,及所形成的決議、決定文稿應(yīng)妥善保管,無(wú)關(guān)人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱。

(10)與會(huì)者需遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律,尊重他人發(fā)言,充分闡明自己的觀點(diǎn),手機(jī)請(qǐng)調(diào)至振動(dòng)檔,以維護(hù)會(huì)議正常進(jìn)行。

5.辦公室設(shè)備使用管理

(1)電話

a.公司電話設(shè)備專(zhuān)為保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作得以順利進(jìn)行而配備,必須嚴(yán)格按規(guī)定使用,無(wú)故損壞應(yīng)賠償;

b.公司各部門(mén)辦公區(qū)域,因公事要求申請(qǐng)安裝電話,須由部門(mén)或個(gè)人提出申請(qǐng),辦公室統(tǒng)一辦理,報(bào)總經(jīng)理審批后,交工程部實(shí)施。

c.公司各部門(mén)職員辦公用電話,除總經(jīng)理辦公室電話及傳真機(jī)外,其余均不具有國(guó)際、國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途功能,任何人不得以任何理由申請(qǐng)開(kāi)啟ddd、idd功能,確因公需撥打長(zhǎng)途的,應(yīng)填寫(xiě)長(zhǎng)途申請(qǐng)單,經(jīng)辦公室審批后指定撥發(fā)。

d.不準(zhǔn)用公司電話聊天及處理私人事務(wù)。

(2)復(fù)印、電腦、打印機(jī)

a.復(fù)印、打字是公司文書(shū)機(jī)要崗位,工作人員應(yīng)嚴(yán)守崗位,非指定人員不得使用;

b.復(fù)印機(jī)保證每天上午8:15開(kāi)機(jī),下午5:30關(guān)機(jī);

c.使用復(fù)印機(jī)、電腦、打印機(jī)應(yīng)遵守操作規(guī)程,注意愛(ài)護(hù)。

6.庫(kù)存系統(tǒng)及計(jì)劃

(1)制定小區(qū)下月耗用材料的計(jì)劃,并根據(jù)實(shí)際庫(kù)存情況決定請(qǐng)購(gòu)數(shù)量,并報(bào)審批。

(2)購(gòu)進(jìn)材料、工具在進(jìn)庫(kù)前必須驗(yàn)收數(shù)量及質(zhì)量,合格無(wú)誤方可進(jìn)庫(kù)。

(3)材料、工具領(lǐng)用要填寫(xiě)領(lǐng)料單并簽字領(lǐng)料單應(yīng)用處,個(gè)人專(zhuān)用工具要填寫(xiě)個(gè)人領(lǐng)用單,如有遺失由個(gè)人承擔(dān)。

(4)領(lǐng)用工具如自然報(bào)廢,要填寫(xiě)報(bào)廢單,由主管以上簽字認(rèn)可,如屬意外報(bào)廢,要寫(xiě)明原因,由主管以上簽字認(rèn)可,否則照價(jià)賠償。

(5)每月清庫(kù)一次,做到帳物相符,對(duì)庫(kù)存材料、工具及時(shí)申報(bào)給上級(jí)部門(mén)。

(6)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物品擺放分類(lèi),地面保持清潔,易腐

、易碎、易燃、易揮發(fā)物品應(yīng)另外放置。

7.倉(cāng)庫(kù)管理制度

(1)凡入庫(kù)物料,需根據(jù)進(jìn)倉(cāng)單進(jìn)行數(shù)量、外觀、技術(shù)資料和品質(zhì)的檢查、清點(diǎn),對(duì)缺損和不合格物料,應(yīng)及時(shí)在進(jìn)倉(cāng)單內(nèi)說(shuō)明。

(2)物料入庫(kù)后要及時(shí)登帳、立卡、建立物料檔案,帳卡物要經(jīng)常核對(duì),做到帳物相符。如發(fā)現(xiàn)備料不足或缺損要查明原因提出書(shū)面報(bào)告。

(3)入庫(kù)物料要盡量合理堆垛,定量存放,過(guò)目成數(shù),做到不歪不倒,搬運(yùn)方便和安全不受損壞。

(4)應(yīng)做好倉(cāng)庫(kù)的門(mén)窗和庫(kù)存物料的保管和安全防患工作,要經(jīng)常檢查、維護(hù)、保養(yǎng)、保證物料不變形、不受損、不變質(zhì)。

(5)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和火種入內(nèi)。對(duì)存放庫(kù)內(nèi)的貴重、易燃或揮發(fā)性化工物料,要定期重點(diǎn)檢查和防護(hù)。

(6)物料出庫(kù)或領(lǐng)用均要按物料出倉(cāng)單內(nèi)容填寫(xiě)好出倉(cāng)物料品名、規(guī)格、數(shù)量、經(jīng)辦清出庫(kù)或領(lǐng)用交接手續(xù)后,方可發(fā)料。

(7)物料出倉(cāng)后,倉(cāng)管人員要及時(shí)清理庫(kù)房,整理貨垛,搞好庫(kù)內(nèi)整潔,并及時(shí)憑出倉(cāng)單上所發(fā)的物料登銷(xiāo)帳卡。

(8)非本單位或本單位非有關(guān)人員,未經(jīng)倉(cāng)管人員許可嚴(yán)禁進(jìn)入倉(cāng)庫(kù),倉(cāng)管人員所管理的倉(cāng)庫(kù)鎖匙亦不準(zhǔn)任意交他人保管或開(kāi)啟。

(9)出庫(kù)物料一般要成套領(lǐng)發(fā),對(duì)散件及包裝好的散裝部件,應(yīng)分別附有標(biāo)明物料品名、規(guī)格的標(biāo)簽。屬配件的,還應(yīng)標(biāo)記'備品備件'文號(hào)。

(10)任何負(fù)責(zé)物料運(yùn)輸?shù)墓?在運(yùn)送途中應(yīng)確保貨物的安全和完好。特殊和貴重物料倉(cāng)管人員應(yīng)隨車(chē)押運(yùn),做到接運(yùn)及時(shí)、超卸安全、交接準(zhǔn)確。

(11)對(duì)回收剩余或廢舊的物料,倉(cāng)管人員應(yīng)負(fù)責(zé)將所回收的物料分類(lèi)收存保管,并在入庫(kù)時(shí)亦應(yīng)辦理進(jìn)倉(cāng)手續(xù),另立帳冊(cè)及時(shí)進(jìn)行登帳。

8.各員工應(yīng)具備的禮儀及當(dāng)值時(shí)所需注意事項(xiàng)

(1)員工應(yīng)具備的禮儀

a.儀表

制服必須穿著整齊和清潔。

頭發(fā)應(yīng)定期修剪及梳理整齊。

胡子必須刮好。

皮鞋必須擦亮。

手指甲必須定期修理及保持清潔。

必須注意個(gè)人衛(wèi)生。

必須佩帶工作證。

b.禮貌

見(jiàn)到相熟的業(yè)戶,必須有禮貌地打招呼。

對(duì)所有業(yè)戶的提問(wèn),必須有禮貌地耐心回答。

在早上,中午及下午時(shí)間,在當(dāng)值班之員工看到業(yè)主須問(wèn)安,如早上好,午安及再見(jiàn)。

即使面對(duì)無(wú)理取鬧的業(yè)戶主,亦不可隨便惡言相向,必須耐心地解釋原因。若有必要時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)達(dá)上級(jí)處理。

在當(dāng)值時(shí)應(yīng)盡量面帶笑容,保持親切友善的形象。

即使正在向陌生人詢(xún)問(wèn)時(shí),亦應(yīng)盡量保持笑容及禮貌,切記不可無(wú)故厲聲喝問(wèn),影響管理處形象。

當(dāng)值時(shí)絕對(duì)不可粗言穢語(yǔ)。

絕對(duì)不可在面對(duì)業(yè)戶時(shí)隨便抽煙或吃零食,更不可咬著香煙或食物跟業(yè)戶講話。

不可無(wú)故遲到早退,即使有任何理由亦必須先向上級(jí)報(bào)告。如因故未能上班,更應(yīng)預(yù)先作出通知,以便安排其它員工替補(bǔ)。

若有需要輪班當(dāng)值,交接班必須準(zhǔn)時(shí),而下班前亦必須收齊所有需交予下一班員工辦理的事項(xiàng),向下一班員工交代清楚方可離去。倘若下一班的員工因任何理由而延遲到達(dá),則必須等待下一班員工全部返回后方可離去,以免崗位出現(xiàn)真空。

'若因用膳或其它理由而需要離開(kāi)任何崗位,應(yīng)先通知當(dāng)值主管,并且必須等待其它接崗員到達(dá)方可離開(kāi),以免崗位出現(xiàn)真空。

'若在巡邏時(shí)發(fā)現(xiàn)有崗位出現(xiàn)真空,應(yīng)暫時(shí)接替有關(guān)崗位,并立即通知主管處理。

'必須緊記服務(wù)業(yè)戶原是管理處員工應(yīng)盡的責(zé)任,所有員工嚴(yán)禁向業(yè)戶索取任何形式的賞賜。即使業(yè)戶主動(dòng)提出,亦應(yīng)該盡量禮貌地作出拒絕。

(2)禮貌培訓(xùn)

a.常備紙筆。

b.在正常情況下勿讓電話響鬧超過(guò)三下。

c.先說(shuō)公司/部門(mén)名稱(chēng)。

d.回答勿離題。

e.講普通話,發(fā)音清晰,咬字標(biāo)準(zhǔn)。

f.聽(tīng)時(shí)勿打斷。

g.記事/留言要筆錄,清楚,全面。

h.尊稱(chēng)來(lái)電者姓氏。

i.提供進(jìn)一步協(xié)助/服務(wù)。

j.友善、客氣。

k.讓來(lái)電者先掛電話。

l.掛后勿當(dāng)眾討論剛才來(lái)電者身份或談話內(nèi)容。

m.準(zhǔn)備再接下一個(gè)來(lái)電。

(3)服務(wù)行業(yè)以客為尊,電話應(yīng)對(duì)以禮為本,人人學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)應(yīng)對(duì)方法,同事間不會(huì)互相開(kāi)罪對(duì)方客戶。工作有準(zhǔn)則,齊來(lái)遵守,借此給予客戶第一個(gè)良好印象。亦以此將服務(wù)水平提高。

a.接聽(tīng)和應(yīng)對(duì)

'前臺(tái)/接待員/秘書(shū)回應(yīng):您好,公司/部門(mén)名稱(chēng)。請(qǐng)問(wèn)有甚幺我可以幫您

'其它回應(yīng):您好,部門(mén),自己的名字,請(qǐng)問(wèn)有甚幺我可幫您

'說(shuō)話清楚:低音且慢。

'語(yǔ)氣:喜氣而熱誠(chéng)。

'尊稱(chēng)客人:*董、*總、*經(jīng)理、*博士、*先生、*小姐、*女士(勿妄稱(chēng)太太,除非她自己已告訴您。)

*先生,請(qǐng)您稍等。

不要只說(shuō):請(qǐng)稍等。

'轉(zhuǎn)分機(jī)號(hào):熟悉使用電話機(jī)功能。

勿亂轉(zhuǎn)分機(jī)號(hào)。

勿重復(fù)胡亂再轉(zhuǎn)。

勿轉(zhuǎn)后不顧,不理會(huì)根本無(wú)人接聽(tīng)。

'套取客人全名:如有必要詢(xún)問(wèn)來(lái)電者身份時(shí),勿查問(wèn)/盤(pán)問(wèn),有禮貌地查詢(xún),用智套取。

如:您找的那位同事剛外出辦事,如果閣下留下全名和聯(lián)絡(luò)電話,就更能夠幫助他/她在外,即時(shí)回電話給您。謝謝。

'當(dāng)事人不在時(shí),慎說(shuō):我很抱歉,他/她出去辦事/剛剛出去辦點(diǎn)事,很快就回來(lái)或與另一位客人在開(kāi)會(huì)。

切忌說(shuō):他/她仍未上班/仍未有來(lái)/上午都未見(jiàn)過(guò)他。

他/她不在。

他/她不知道去了哪里。

'如果因事令來(lái)電者等久了

要說(shuō):我真對(duì)不起,讓您久等啦,**先生,我再給您轉(zhuǎn)。

或:當(dāng)事人可能暫時(shí)無(wú)法接聽(tīng)您的電話,請(qǐng)您留言,我一定會(huì)幫您轉(zhuǎn)達(dá)。

b.一般來(lái)電查詢(xún)

轉(zhuǎn)分機(jī)號(hào)之前告訴來(lái)電者該與哪一部門(mén)或哪一位同事聯(lián)絡(luò),然后代轉(zhuǎn)。一般來(lái)電查詢(xún)要登記。要跟進(jìn),要處理。

c.留言

若來(lái)電者是陌生人士請(qǐng)他留下:

'公司/單位全名。

'聽(tīng)不清楚以禮再問(wèn)。

'重復(fù)姓名及電話號(hào)碼,保證準(zhǔn)確性。

'寫(xiě)上自己的姓名。

切記:要求來(lái)電者留言只能以禮巧問(wèn),不重犯查問(wèn)語(yǔ)氣。

d.留言字條

'馬上親交/托人轉(zhuǎn)交當(dāng)事人或其秘書(shū)。

'托人轉(zhuǎn)交要確保盡快轉(zhuǎn)達(dá)。

'當(dāng)事人或秘書(shū)不在,貼在當(dāng)事人電話機(jī)上。

e.接聽(tīng)電話/錄音留言

接聽(tīng)限響三下,電話錄音限響五下。

f.交談完畢

說(shuō):謝謝來(lái)電,*先生,我確保代您轉(zhuǎn)達(dá)。

或:謝謝來(lái)電,*先生,他/她回來(lái)時(shí)我一定會(huì)告訴他

g.電話制度

'一個(gè)公司可能用超過(guò)一種電話機(jī)、總機(jī)、分機(jī)、傳真機(jī)電話功能,每位員工都要熟悉操作及分機(jī)號(hào)碼。

'前臺(tái)接待,有人值班。

'前臺(tái)離位,有二線人員接一線工作。

'對(duì)答語(yǔ)氣用一線用語(yǔ)。

'接觸與跟進(jìn)。

'令客戶感到賓至如歸,受重視,受歡迎。

'歡迎與接待。

'需要久侯著,奉茶,找人陪同或暫接待。

'每五分鐘招呼一次,直至當(dāng)事人接待為止。

'客人需要上衛(wèi)生間,請(qǐng)?jiān)敿?xì)指引。

'路過(guò)時(shí)對(duì)客人微笑/點(diǎn)頭,不要分是否是自己的客戶,所有客戶都是管理處寶貴的客戶。

'在任何情況下:

'勿胡亂泄露公司秘密。

'有客戶在場(chǎng),同事間要更友善,互相尊重。

第19篇 某物業(yè)公司行政和人事管理制度2

e物業(yè)公司行政和人事管理制度(2)

6.員工體格檢查管理辦法

6.1.為保證員工身體健康,特制定本管理辦法。

6.2.本管理辦法所稱(chēng)員工指與公司建立勞動(dòng)關(guān)系的正式員工。

6.3.公司行政與人力資源部為員工體格檢查的職能部門(mén),主要職責(zé):

1).對(duì)所有加入公司的新入職員工進(jìn)行上崗前體檢要求及管理。

2).對(duì)入公司工作滿一年后的員工統(tǒng)一組織體格檢查。

6.4.對(duì)入公司工作滿一年后的員工體格檢查費(fèi)用(認(rèn)可項(xiàng)目)由公司承擔(dān)。

6.5.體格檢查管理:

1).員工按接到公司發(fā)出的錄用通知書(shū)要求,在正式上崗前進(jìn)行體格檢查。

2).入公司工作滿一年后的員工由公司行政和人力資源部統(tǒng)一安排進(jìn)行體格檢查。

6.6.體格檢查操作規(guī)程:

1).新入職員工:

i.在接到錄用通知書(shū)后,持北京市衛(wèi)生行政部門(mén)評(píng)審認(rèn)可的一級(jí)以上醫(yī)院(含一級(jí)醫(yī)院)提供的合格的有效體檢健康證明方可正式錄用。

ii.體格檢查項(xiàng)目:北京市衛(wèi)生行政部門(mén)評(píng)審認(rèn)可的一級(jí)以上醫(yī)院(含一級(jí)醫(yī)院)設(shè)置的常規(guī)體格檢查項(xiàng)目以及血常規(guī)、尿常規(guī)、肝功能、澳抗、腎功能、血糖(包含但不限于)等化驗(yàn)項(xiàng)目。

iii.對(duì)從事過(guò)有毒有害職業(yè),患有職業(yè)病的人員,需提供相關(guān)資料。

2).入公司工作滿一年后的員工

i.公司每年定期統(tǒng)一安排,對(duì)入公司工作滿一年后的員工進(jìn)行體格檢查。

ii.體格檢查項(xiàng)目:

a.年齡在35周歲以下員工體格檢查項(xiàng)目:常規(guī)體格檢查項(xiàng)目以及血常規(guī)、尿常規(guī)、肝功能、澳抗、腎功能、血糖等化驗(yàn)項(xiàng)目(包含但不限于)。

b.年齡在35周歲以上(含35周歲)女員工、40周歲以上男員工、中心部門(mén)副經(jīng)理以上人員(含部門(mén)副經(jīng)理)體格檢查項(xiàng)目:常規(guī)檢查及化驗(yàn)項(xiàng)目(同第1)款),增加心電圖及b超檢查。

c.女員工體格檢查附加項(xiàng)目:

全體女員工:外科乳腺檢查、婦科b超

已婚女員工:a、婦科常規(guī)檢查、b、陰道分泌物懸滴檢查(查陰道滴蟲(chóng)、霉菌)

35周歲以上(含35周歲)女員工:子宮頸刮片(防癌普查、檢查子宮頸腫瘤)、陰道脫落細(xì)胞涂片(卵巢內(nèi)分泌功能、生殖器腫瘤普查)

45周歲以上(含45周歲)男員工體格檢查附加項(xiàng)目:泌尿外科檢查(檢查前列腺)

iii.體格檢查項(xiàng)目結(jié)果:

a.體格檢查項(xiàng)目結(jié)果由行政與人力資源部(行政人事部)統(tǒng)一存入員工行為檔案。

b.不合格者在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行復(fù)查,所產(chǎn)生的費(fèi)用由個(gè)人自理。

c.對(duì)于傳染性疾病復(fù)查不合格者,按照勞動(dòng)合同管理規(guī)定,與其解除勞動(dòng)合同。

6.7.其它:政府有關(guān)部門(mén)對(duì)特殊崗位要求進(jìn)行定期健康體格檢查的,已進(jìn)行體格檢查的項(xiàng)目不享受本辦法,未進(jìn)行體格檢查的項(xiàng)目可按本辦法規(guī)定進(jìn)行。

7.工傷事故管理辦法

7.1.總則

1).為了保障員工在工作中遭受事故傷害和患職業(yè)病后獲得醫(yī)療救治、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償和職業(yè)康復(fù)的權(quán)利,促進(jìn)工傷預(yù)防,根據(jù)《勞動(dòng)法》《北京市企業(yè)職工工傷事故管理辦法》《職業(yè)病防治法》,制定本辦法。

2).北京招商局物業(yè)管理有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司),所屬部門(mén)(部門(mén)系指北京招商局物業(yè)管理有限公司各部門(mén)及所管理的各項(xiàng)目中心)及其員工應(yīng)遵照本辦法的規(guī)定執(zhí)行。

3).公司依照《北京市企業(yè)勞動(dòng)者工傷保險(xiǎn)規(guī)定》為本公司建立勞動(dòng)關(guān)系的員工繳納工傷保險(xiǎn)。

4).對(duì)工傷員工按照《北京市企業(yè)勞動(dòng)者工傷保險(xiǎn)待遇給付辦法》規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)保障職工的工傷保險(xiǎn)待遇,提供經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償,公司將根據(jù)自身經(jīng)營(yíng)狀況及物價(jià)上漲因素,適當(dāng)調(diào)整由企業(yè)承擔(dān)部分的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。

5).公司、各部門(mén)及員工必須貫徹'安全第一,預(yù)防為主'的方針,遵守勞動(dòng)安全衛(wèi)生法規(guī)制度,嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家勞動(dòng)安全衛(wèi)生規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)及公司各項(xiàng)安全操作規(guī)程,防止勞動(dòng)過(guò)程中的事故,減少職業(yè)危害。

6).員工發(fā)生工傷事故或確診為職業(yè)病,公司將及時(shí)上報(bào)勞動(dòng)和社會(huì)保障部門(mén),并由其進(jìn)行工傷認(rèn)定。認(rèn)定為工傷的,按照國(guó)家頒布的標(biāo)準(zhǔn)評(píng)定傷殘等級(jí),根據(jù)傷殘等級(jí)享受相應(yīng)的工傷保險(xiǎn)待遇。

7).公司行政與人力資源部主管公司員工工傷管理工作,各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)安全生產(chǎn)第一責(zé)任人,各部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)人負(fù)責(zé)生產(chǎn)安全管理工作。

8).公司工會(huì)組織負(fù)責(zé)對(duì)公司實(shí)施工傷事故管理進(jìn)行監(jiān)督檢查。

7.2.工傷事故搶救

1).員工在工作崗位發(fā)生工傷事故,員工所在部門(mén)應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并向公司行政與人力資源部報(bào)告,最遲不得超過(guò)1小時(shí)。

2).各部門(mén)發(fā)生死亡事故或一次負(fù)傷三人以上(包括三人)的工傷事故,公司應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)公司并上報(bào)勞動(dòng)和社會(huì)保障主管部門(mén),最遲不得超過(guò)2小時(shí)。

3).員工在工作崗位發(fā)生工傷事故,員工所在部門(mén)應(yīng)立即組織搶救。

4).接到員工工傷事故通知后,主管領(lǐng)導(dǎo)及行政與人力資源部(行政人事部)負(fù)責(zé)勞動(dòng)安全人員應(yīng)立即到達(dá)現(xiàn)場(chǎng),由主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)指揮現(xiàn)場(chǎng)搶救工作。

5).員工工傷事故較嚴(yán)重時(shí),應(yīng)立即送往附近的醫(yī)院進(jìn)行搶救,或呼叫急救中心進(jìn)行搶救。

7.3.工傷范圍及其認(rèn)定

1).員工由于下列情形之一負(fù)傷、致殘、死亡的,應(yīng)當(dāng)認(rèn)定為工傷:

i.從事本公司日常生產(chǎn)、工作或者本部門(mén)負(fù)責(zé)人臨時(shí)指定的工作的,在緊急情況下,雖未經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人指定但從事直接關(guān)系本公司重大利益的工作的;

ii.經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人安排或者同意,從事與本公司有關(guān)的技術(shù)改進(jìn)工作的;

iii.在生產(chǎn)工作環(huán)境中接觸職業(yè)性有害因素造成職業(yè)病的;

iv.在生產(chǎn)工作的時(shí)間和區(qū)域內(nèi),由于不安全因素造成意外傷害的,或者由于部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意加班加點(diǎn),超負(fù)荷勞動(dòng)及因病請(qǐng)假未獲準(zhǔn)等原因,突發(fā)疾病造成死亡或經(jīng)第一次搶救治療后全部喪失勞動(dòng)能力的;

v.因履行職責(zé)遭致人身傷害的;

vi.從事?lián)岆U(xiǎn)、救災(zāi)、救人等維護(hù)國(guó)家、社會(huì)和公眾利益的活動(dòng)的;

vii.因公、因戰(zhàn)致殘的軍人復(fù)員轉(zhuǎn)業(yè)到公司工作后舊傷復(fù)發(fā)的;

viii.因公外出期間,由于工作原因,遭受交通事故或其他意外事故造成傷害或者失蹤的,或因突發(fā)疾病造成死亡或者經(jīng)第一次搶救治療后全部喪失勞動(dòng)能力的;

i*.在上下班的規(guī)定時(shí)間和必經(jīng)路線上,發(fā)生無(wú)本人責(zé)任或者非本人主要責(zé)任的道路交通機(jī)動(dòng)車(chē)事

故的;

*.法律、法規(guī)規(guī)定的其他情形。

2).員工由于下列情形之一造成負(fù)傷、致殘、死亡的,不應(yīng)認(rèn)定為工傷:

i.犯罪或違法;

ii.自殺或自殘;

iii.斗毆;

iv.酗酒;

v.蓄意違章;

vi.法律、法規(guī)規(guī)定的其他情形。

3).公司各部門(mén)應(yīng)當(dāng)自工傷事故發(fā)生第一時(shí)間或者職業(yè)病確診之日起,向公司行政與人力資源部報(bào)告,填寫(xiě)《工傷報(bào)告表》。公司應(yīng)當(dāng)自工傷事故發(fā)生之日或者職業(yè)病確診之日起,十五日內(nèi)向北京市朝陽(yáng)區(qū)勞動(dòng)和社會(huì)保障局提出工傷報(bào)告,填寫(xiě)《企業(yè)勞動(dòng)者工傷報(bào)告表》;并在三十日內(nèi)向朝陽(yáng)區(qū)勞動(dòng)和社會(huì)保障局提出工傷認(rèn)定申請(qǐng)。

4).各部門(mén)及其員工提出工傷認(rèn)定申請(qǐng)時(shí),應(yīng)當(dāng)提交以下資料:

i.《企業(yè)職工工傷認(rèn)定申請(qǐng)表》

ii.指定醫(yī)院或醫(yī)療機(jī)構(gòu)初次治療工傷的診斷書(shū)和職業(yè)病診斷證明書(shū),屬于輕傷無(wú)需住院醫(yī)院治療的,由公司指定醫(yī)院開(kāi)具工傷診斷書(shū);

iii.公司的工傷報(bào)告,或者勞動(dòng)行政部門(mén)根據(jù)職工的申請(qǐng)進(jìn)行調(diào)查的工傷報(bào)告。

iv.其他相關(guān)證明材料:

a.屬于交通事故,提交公安交通管理部門(mén)的責(zé)任裁決書(shū)或相關(guān)的處理證明;

b.屬于領(lǐng)導(dǎo)同意加班加點(diǎn)、超負(fù)荷勞動(dòng)、及因病不能休假造成突發(fā)疾病的,由所在部門(mén)提交以上情況的證明材料;

c.屬于因公因戰(zhàn)致殘的復(fù)員轉(zhuǎn)業(yè)軍人到公司工作后舊傷復(fù)發(fā)的,提交《革命傷殘軍人證》及醫(yī)院的舊傷復(fù)發(fā)診斷證明;

d.屬于從事?lián)岆U(xiǎn)、救災(zāi)、救人等維護(hù)國(guó)家、社會(huì)和公眾利益的活動(dòng)的,由所在部門(mén)或者縣級(jí)政府民政部門(mén)、公安部門(mén)出具的證明;

e.其他特殊情況,提交認(rèn)定工傷所需的材料。

5).員工因公外出期間或者在搶險(xiǎn)救災(zāi)中失蹤的,其親屬或者公司應(yīng)當(dāng)向公司所在地公安部門(mén)、勞動(dòng)行政部門(mén)報(bào)告。勞動(dòng)行政部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)人民法院宣告死亡的結(jié)論認(rèn)定因工死亡。

7.4.勞動(dòng)鑒定和工傷評(píng)殘

1).員工在工傷醫(yī)療期內(nèi)治愈或者傷情處于相對(duì)穩(wěn)定狀態(tài),或者醫(yī)療期滿仍不能工作的,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行勞動(dòng)能力鑒定,評(píng)定傷殘等級(jí)并定期復(fù)查傷殘狀況。

2).對(duì)因工負(fù)傷或者患職業(yè)病的員工傷殘后喪失勞動(dòng)能力的程度和護(hù)理依賴(lài)程度進(jìn)行等級(jí)鑒定。符合評(píng)殘標(biāo)準(zhǔn)一級(jí)至四級(jí)為全部喪失勞動(dòng)能力;五級(jí)至六級(jí)為大部分喪失勞動(dòng)能力;七級(jí)至十級(jí)為部分喪失勞動(dòng)能力 。傷殘待遇的確定和工傷職工的安置以評(píng)定的傷殘等級(jí)為主要依據(jù)。

3).公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)組織認(rèn)定為工傷的員工,憑工傷認(rèn)定通知書(shū),到勞動(dòng)鑒定機(jī)構(gòu)進(jìn)行勞動(dòng)能力的鑒定,評(píng)定傷殘等級(jí)。

7.5.工傷保險(xiǎn)待遇

1).員工因工負(fù)傷治療,享受工傷醫(yī)療待遇。

2).工傷員工治療工傷或職業(yè)病所需的掛號(hào)費(fèi)、住院費(fèi)、醫(yī)療費(fèi)、藥費(fèi)、就醫(yī)路費(fèi)全額報(bào)銷(xiāo)。 員工因工負(fù)傷達(dá)到傷殘等級(jí)工傷醫(yī)療費(fèi)由工傷保險(xiǎn)支付,未達(dá)到傷殘等級(jí)工傷職工的醫(yī)療費(fèi)等由醫(yī)療保險(xiǎn)支付,其中個(gè)人負(fù)擔(dān)部分可由公司支付。

3).工傷員工除緊急搶救外應(yīng)到本人選定醫(yī)療機(jī)構(gòu)和指定醫(yī)療機(jī)構(gòu)治療工傷、職業(yè)病。工傷員工經(jīng)緊急搶救脫離危險(xiǎn)后,應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)回本人選定醫(yī)療機(jī)構(gòu)繼續(xù)治療。

4).工傷員工需要住院治療的,按照公司職工因公出差伙食補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)的三分之二發(fā)給住院伙食補(bǔ)助費(fèi);經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)外地治療的,所需交通、食宿費(fèi)用按照本公司員工因公出差標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷(xiāo)。

5).工傷員工治療非工傷范圍的疾病,其醫(yī)療費(fèi)用按照醫(yī)療保險(xiǎn)的規(guī)定執(zhí)行。

6).員工因工負(fù)傷或者患職業(yè)病需要停止工作接受治療的,實(shí)行工傷醫(yī)療期。

7).工傷醫(yī)療期是指職工因工負(fù)傷或者患職業(yè)病停止工作接受治療和領(lǐng)取工傷津貼的期限。工傷醫(yī)療期應(yīng)當(dāng)按照輕傷和重傷的不同情況確定為一個(gè)月至二十四個(gè)月,嚴(yán)重工傷或者職業(yè)病需要延長(zhǎng)醫(yī)療期的,最長(zhǎng)不超過(guò)三十六個(gè)月。工傷醫(yī)療期滿后仍需治療的,繼續(xù)享受工傷醫(yī)療待遇。工傷醫(yī)療期的時(shí)間由指定治療工傷的醫(yī)院或醫(yī)療機(jī)構(gòu)提出意見(jiàn),經(jīng)勞動(dòng)鑒定委員會(huì)確認(rèn)并通知公司和工傷員工。

8).工傷員工在工傷醫(yī)療期內(nèi)停發(fā)工資,改為按月發(fā)給工傷津貼。工傷津貼標(biāo)準(zhǔn)相當(dāng)于工傷員工本人受傷前十二個(gè)月內(nèi)平均月工資收入。工傷醫(yī)療期滿或者評(píng)定傷殘等級(jí)后應(yīng)當(dāng)停發(fā)工傷津貼,改為享受傷殘待遇。

9).工傷員工經(jīng)評(píng)殘并確認(rèn)需要護(hù)理的,應(yīng)當(dāng)按月發(fā)給護(hù)理費(fèi)。

i.護(hù)理等級(jí)根據(jù)進(jìn)食、翻身、大小便、穿衣及洗漱、自我移動(dòng)五項(xiàng)條件,區(qū)分為全部護(hù)理依賴(lài)、大部分護(hù)理依賴(lài)和部分護(hù)理依賴(lài)三個(gè)等級(jí)。護(hù)理等級(jí)由勞動(dòng)鑒定委員會(huì)評(píng)定。

ii.工傷護(hù)理費(fèi)依照上述護(hù)理等級(jí)分別按上年度北京市職工月平均工資的百分之五十、百分之四十、百分之三十發(fā)給。

10).工傷員工因日常生活或者輔助生產(chǎn)勞動(dòng)需要,必須安置假肢、儀眼、鑲牙和配置代步車(chē)等輔助器具的,按國(guó)內(nèi)普及型標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用。

11).員工因工致殘被鑒定為一級(jí)至四級(jí)的,應(yīng)當(dāng)退出生產(chǎn)、工作崗位,終止與公司的勞動(dòng)關(guān)系,發(fā)給工傷傷殘撫恤證件,并享受以下待遇:

i.按月發(fā)給傷殘撫恤金,標(biāo)準(zhǔn)分別為本人工資的百分之九十至百分之七十五。其中:一級(jí)百分之九十,二級(jí)百分之八十五,三級(jí)百分之八十,四級(jí)百分之七十五。

ii.發(fā)給一次性傷殘補(bǔ)助金,標(biāo)準(zhǔn)相當(dāng)于傷殘職工本人十八至二十四個(gè)月工資。其中:一級(jí)二十四個(gè)月,二級(jí)二十二個(gè)月,三級(jí)二十個(gè)月,四級(jí)十八個(gè)月。

iii.患病時(shí)按醫(yī)療保險(xiǎn)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,對(duì)其中執(zhí)行由個(gè)人負(fù)擔(dān)部分有困難的,由公司向工傷保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)申請(qǐng),由工傷保險(xiǎn)基金酌情補(bǔ)助。

iv.易地安家的,發(fā)給相當(dāng)于北京市上年度職工平均工資六個(gè)月的安家補(bǔ)助費(fèi)。旅途所需車(chē)船費(fèi)、旅館費(fèi)、行李搬運(yùn)費(fèi)和伙食補(bǔ)助費(fèi),按照公司員工因公出差標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷(xiāo)。

12).因工致殘被鑒定為一級(jí)至四級(jí)并按本辦法第二十二條規(guī)定領(lǐng)取待遇的,到達(dá)退休年齡時(shí),繼續(xù)由工傷保險(xiǎn)基金支付傷殘撫恤金。傷殘撫恤金低于按養(yǎng)老保險(xiǎn)規(guī)定計(jì)發(fā)的養(yǎng)老金標(biāo)準(zhǔn)的,應(yīng)當(dāng)按養(yǎng)老金的標(biāo)準(zhǔn)由工傷保險(xiǎn)基金補(bǔ)足差額部分。社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)同時(shí)應(yīng)將該員工在養(yǎng)老保險(xiǎn)基金中個(gè)人帳戶的個(gè)人繳費(fèi)部分轉(zhuǎn)入工傷保險(xiǎn)基金。

13).員工因工致殘被鑒定為五級(jí)至十級(jí)的,原則上將由公司安排適當(dāng)工作,并可以享受以下待遇:

i.按傷殘等級(jí)發(fā)給一次性傷殘補(bǔ)助金,標(biāo)準(zhǔn)相當(dāng)于傷殘職工本人六至十六個(gè)月工資。其中:五級(jí)十六個(gè)月,六級(jí)十四個(gè)月,七級(jí)十二個(gè)月,八級(jí)十個(gè)月,九級(jí)八個(gè)月,十級(jí)六個(gè)月。

ii.因傷殘?jiān)斐杀救斯べY降低時(shí),由公司發(fā)給在職傷殘補(bǔ)助金,標(biāo)準(zhǔn)為工資降低部分的百分之九十,本人技能提高而晉升工資時(shí),在職

傷殘補(bǔ)助金予以保留。

iii.舊傷復(fù)發(fā)經(jīng)確認(rèn)需要治療和休息的,按照本辦法規(guī)定享受工傷醫(yī)療待遇和工傷津貼。

iv.傷殘程度被評(píng)為五級(jí)和六級(jí)且公司難以安排工作的,按月發(fā)給相當(dāng)于本人工資百分之七十的傷殘撫恤金。

v.傷殘程度被評(píng)為七至十級(jí),員工本人愿意自謀職業(yè)并經(jīng)公司同意的,或者勞動(dòng)合同期滿終止合同后本人另行擇業(yè)的,可以發(fā)給一次性傷殘就業(yè)補(bǔ)助金,具體標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行北京市勞動(dòng)和社會(huì)保障主管部門(mén)的規(guī)定。

14).員工因工死亡,應(yīng)按照以下規(guī)定發(fā)給喪葬補(bǔ)助金、供養(yǎng)親屬撫恤金、一次性工亡補(bǔ)助金:

i.喪葬補(bǔ)助金北京市上年度職工平均工資六個(gè)月的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)給。

ii.供養(yǎng)親屬撫恤金發(fā)給由死者生前提供主要生活來(lái)源的死者的親屬。其標(biāo)準(zhǔn)為:配偶每月按北京市上年度職工月平均工資的百分之四十發(fā)給,其他供養(yǎng)親屬每人每月按百分之三十發(fā)給,孤寡老人或者孤兒每人每月在上述標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加發(fā)百分之十。撫恤金總額不得超過(guò)死者本人工資。供養(yǎng)親屬的范圍和條件按照現(xiàn)行的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,供養(yǎng)親屬失去供養(yǎng)條件時(shí)不再享受該項(xiàng)撫恤金。

iii.一次性工亡補(bǔ)助金,標(biāo)準(zhǔn)為北京市上年度職工平均工資四十八個(gè)月至六十個(gè)月的金額,具體標(biāo)準(zhǔn)由北京市勞動(dòng)和社會(huì)保障部門(mén)的規(guī)定確定。符合第二十二條規(guī)定享受傷殘撫恤金期間死亡的,一次性工亡補(bǔ)助金按全額標(biāo)準(zhǔn)的百分之五十發(fā)給。

15).由于交通事故引起的工傷,應(yīng)當(dāng)首先按照《道路交通事故處理辦法》及有關(guān)規(guī)定處理。工傷保險(xiǎn)待遇按照以下規(guī)定執(zhí)行:

i.交通事故賠償已給付了醫(yī)療費(fèi)、喪葬費(fèi)、護(hù)理費(fèi)、殘疾用具費(fèi)、誤工工資的,公司或者工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不再支付相應(yīng)待遇(交通事故賠償?shù)恼`工工資相當(dāng)于工傷津貼)。公司或者工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)先期墊付有關(guān)費(fèi)用的,員工或其親屬獲得交通事故賠償后應(yīng)當(dāng)予以?xún)斶€。

ii.交通事故賠償給付的死亡補(bǔ)償費(fèi)或者殘疾生活補(bǔ)助費(fèi),已由傷亡員工或親屬領(lǐng)取的,工傷保險(xiǎn)的一次性工亡補(bǔ)助金或者一次性傷殘補(bǔ)助金不再發(fā)給。但交通事故賠償給付的死亡補(bǔ)償費(fèi)或者殘疾生活補(bǔ)助費(fèi)低于工傷保險(xiǎn)的一次性工亡補(bǔ)助金或者一次性傷殘補(bǔ)助金的,由公司或者工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)補(bǔ)足差額部分。

iii.員工因交通事故死亡或者致殘的,除按照本條(一)、(二)項(xiàng)處理有關(guān)待遇外,其他工傷保險(xiǎn)待遇按照本辦法的規(guī)定執(zhí)行。

iv.由于交通肇事者逃逸或其他原因,受傷害員工不能獲得交通事故賠償?shù)?公司或者工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照本辦法給予工傷保險(xiǎn)待遇。

v.公司或者工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)幫助員工向肇事者索賠,獲得賠償前可墊付有關(guān)醫(yī)療、津貼等費(fèi)用。

16).員工因公外出期間因意外事故失蹤的,從事故發(fā)生的下個(gè)月起三個(gè)月內(nèi),本人工資照發(fā),從第四個(gè)月起停發(fā)工資,對(duì)失蹤員工的供養(yǎng)親屬按月發(fā)給供養(yǎng)親屬撫恤金。生活有困難的,可以預(yù)支一次性工亡補(bǔ)助金的百分之五十。人民法院宣告死亡的,發(fā)給喪葬補(bǔ)助金和其余待遇。當(dāng)失蹤人重新出現(xiàn)并經(jīng)法院撤銷(xiāo)死亡結(jié)論的,已領(lǐng)取的工傷待遇應(yīng)當(dāng)退回。

17).享受傷殘撫恤金或者供養(yǎng)親屬撫恤金的人員到境外定居后,可以憑生存證明繼續(xù)領(lǐng)取撫恤金,也可以按照第二十七條的規(guī)定一次性領(lǐng)取有關(guān)待遇,并同時(shí)終止工傷保險(xiǎn)關(guān)系。生存證明應(yīng)每年向支付撫恤金的工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)提供一次。

18).享受工傷保險(xiǎn)待遇的人員,在執(zhí)行勞動(dòng)教養(yǎng)期間或者犯罪服刑期間,其工傷保險(xiǎn)待遇可以發(fā)給。

7.6.工傷保險(xiǎn)基金

1).本辦法規(guī)定的工傷醫(yī)療費(fèi)、護(hù)理費(fèi)、傷殘撫恤金、一次性傷殘補(bǔ)助金、殘疾輔助器具費(fèi)、喪葬補(bǔ)助金、供養(yǎng)親屬撫恤金、一次性工亡補(bǔ)助金,由公司負(fù)責(zé)向社會(huì)保障機(jī)構(gòu)申請(qǐng),由工傷保險(xiǎn)基金支付,其他費(fèi)用暫按原渠道支付。

2).工傷員工應(yīng)當(dāng)?shù)焦t(yī)療合同醫(yī)院進(jìn)行治療,緊急時(shí)可以到就近醫(yī)院或者醫(yī)療機(jī)構(gòu)救治。工傷員工需要轉(zhuǎn)院治療或者到外地就醫(yī)的,由工傷合同醫(yī)院提出意見(jiàn),并須經(jīng)公司及工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)。

3).員工因工死亡,其喪葬事宜的辦理應(yīng)當(dāng)執(zhí)行國(guó)家有關(guān)規(guī)定。

7.7.公司和職工責(zé)任

1).公司實(shí)行租賃、兼并、轉(zhuǎn)讓、分立時(shí),繼續(xù)經(jīng)營(yíng)者必須承擔(dān)原公司員工的工傷保險(xiǎn)責(zé)任, 并到當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門(mén)辦理工傷保險(xiǎn)登記。員工被借調(diào)或者聘用期間發(fā)生工傷事故的,由借調(diào)或者聘用單位承擔(dān)工傷保險(xiǎn)責(zé)任。

2).各部門(mén)必須負(fù)責(zé)做好工傷預(yù)防,落實(shí)工傷醫(yī)療搶救措施,確保工傷員工得到及時(shí)救治,公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)病傷職工管理和傷殘鑒定申報(bào)工作。

3).各部門(mén)必須如實(shí)申報(bào)工資總額和員工人數(shù),及時(shí)報(bào)告工傷和職業(yè)病情況,不得瞞報(bào)、虛報(bào)。

4).在招聘過(guò)程中,應(yīng)審查應(yīng)聘員工原工作背景,員工應(yīng)聘時(shí)應(yīng)主動(dòng)說(shuō)明所從事過(guò)的職業(yè)。原從事有職業(yè)危害作業(yè)的員工,應(yīng)聘時(shí)應(yīng)當(dāng)持有職業(yè)性健康檢查證明。發(fā)現(xiàn)患有職業(yè)病的,由原工作單位負(fù)責(zé)工傷保險(xiǎn)的處理工作;在公司發(fā)現(xiàn)患有職業(yè)病的,由公司負(fù)責(zé)工傷保險(xiǎn)的處理工作。

5).員工應(yīng)當(dāng)接受勞動(dòng)安全衛(wèi)生教育和培訓(xùn),服從公司安全生產(chǎn)管理人員的指導(dǎo),嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程。

6).工傷員工經(jīng)過(guò)勞動(dòng)鑒定確認(rèn)完全恢復(fù)或者部分恢復(fù)勞動(dòng)能力可以工作的,應(yīng)當(dāng)服從公司的工作安排。

7.8.爭(zhēng)議處理

1).工傷員工及其親屬,在申報(bào)工傷和處理工傷保險(xiǎn)待遇時(shí)與公司發(fā)生爭(zhēng)議的,按照勞動(dòng)爭(zhēng)議處理的有關(guān)規(guī)定辦理。

2).工傷員工及其親屬或者公司,對(duì)勞動(dòng)行政部門(mén)做出的工傷認(rèn)定和工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的待遇支付決定不服的,按照行政復(fù)議和行政訴訟的有關(guān)法律、法規(guī)辦理。

3).員工對(duì)勞動(dòng)鑒定委員會(huì)做出傷殘等級(jí)鑒定結(jié)論不服的,可以向北京市勞動(dòng)鑒定委員會(huì)辦公室申請(qǐng)復(fù)查;對(duì)復(fù)查鑒定結(jié)論不服的,可以向上一級(jí)勞動(dòng)鑒定委員會(huì)申請(qǐng)重新鑒定。

7.9.附則

1).本辦法所稱(chēng)員工本人工資,是指員工因工負(fù)傷或者死亡前十二個(gè)月的月平均工資標(biāo)準(zhǔn)收入。計(jì)發(fā)工傷保險(xiǎn)待遇時(shí),本人工資收入低于北京市職工平均工資百分之七十五的,以北京市職工平均工資百分之七十五為計(jì)發(fā)基數(shù);高于北京市職工平均工資百分之三百以上的,以北京市職工平均工資百分之三百為計(jì)發(fā)基數(shù)。

2).本辦法所稱(chēng)職業(yè)病,其范圍、名稱(chēng)按照《職業(yè)病范圍和職業(yè)病患者處理辦法的規(guī)定》和所附的'職業(yè)病名單'執(zhí)行,職業(yè)病的診斷按照《職業(yè)病診斷管理辦法》及有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3).本辦法所稱(chēng)因工死亡,是指因工傷事故或者職業(yè)中毒直接導(dǎo)致死亡、工傷或者職業(yè)病醫(yī)療期間死亡、工傷舊傷復(fù)發(fā)或者職業(yè)病舊病復(fù)發(fā)死亡,以及按照本辦法第二十二條規(guī)定享受傷殘撫恤金期間死亡。

4).到公司實(shí)習(xí)的大中專(zhuān)院校、技工學(xué)校、職業(yè)高中學(xué)生發(fā)生傷亡事故的,可以參照本辦法的有關(guān)待遇標(biāo)準(zhǔn),由北京市工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)發(fā)給一

次性待遇。工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不向有關(guān)學(xué)校和公司收取保險(xiǎn)費(fèi)用。

8.辦公用紙管理辦法

8.1.為提高行政辦公效率,降低整體費(fèi)用成本支出和自然資源使用消耗,特制定本辦法。

8.2.辦公用紙選購(gòu)應(yīng)本著品質(zhì)與價(jià)格合理搭配的原則,避免因質(zhì)量問(wèn)題影響正常辦公使用與效率。

8.3.辦公用紙以部門(mén)為單位進(jìn)行申領(lǐng)登記,部門(mén)文員定期按實(shí)際使用情況領(lǐng)取紙張,并填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用登記表》;如遇特殊情況需臨時(shí)或大量領(lǐng)用紙張,應(yīng)取得分管領(lǐng)導(dǎo)(或本部門(mén)經(jīng)理)和行政與人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)。

8.4.部門(mén)辦公用紙使用應(yīng)采取實(shí)際使用人簽字領(lǐng)用的辦法,除對(duì)外正式發(fā)文及存檔文件外,其他用紙應(yīng)雙面使用。

8.5.部門(mén)在使用紙張進(jìn)行文件打印、復(fù)印過(guò)程中應(yīng)注意紙張的實(shí)際使用情況,避免因操作原因使紙張遺漏、破損對(duì)辦公設(shè)備或辦公環(huán)境造成破壞與污染。

8.6.辦公紙張?jiān)趦?chǔ)存與使用過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)管理,避免人為原因的丟失與損壞,同時(shí)應(yīng)減少各種程度的人身傷害。

8.7.設(shè)定專(zhuān)人負(fù)責(zé)定期回收廢舊辦公用紙及其他紙張雜物。

8.8.相關(guān)記錄

yz-zg/b*r-f19-01《辦公用品領(lǐng)用登記表》

9.關(guān)于法律法規(guī)及其他要求搜集、更新和培訓(xùn)等工作管理辦法

9.1.為確定適用于本公司的法律、法規(guī)和其他要求,建立獲取和更新上述法律、法規(guī)和其他要求的渠道,并及時(shí)更新、培訓(xùn),特制定本辦法。

9.2.職責(zé)

1).公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)組織公司各部門(mén)、各物管中心獲取相關(guān)法律法規(guī)及其他要求,會(huì)同有關(guān)部門(mén)進(jìn)行適用性確認(rèn),并指導(dǎo)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行學(xué)習(xí)、培訓(xùn)。

2).物管中心行政人事部負(fù)責(zé)中心各部門(mén)相關(guān)法律法規(guī)及其他要求的獲取、學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

3).公司、物管中心各部門(mén)指定專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)人,在各自職能范圍內(nèi),按相關(guān)渠道定期獲取、識(shí)別和更新與本部門(mén)活動(dòng)和所轄范圍有關(guān)的法律法規(guī)及其他要求。

9.3.法律、法規(guī)及其他要求范圍

1).中國(guó)政府簽署的與本公司有關(guān)的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等方面的國(guó)際公約。

2).國(guó)家、地方及上級(jí)主管部門(mén)和其他相關(guān)部門(mén)頒布的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等的法律、法規(guī)、條例、規(guī)章、制度等。

3).行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、各級(jí)政府下達(dá)的指示、本組織與政府機(jī)構(gòu)的協(xié)定及其他非法規(guī)性指南等。

9.4.法律、法規(guī)及其他要求獲取渠道

1).通過(guò)正常的收發(fā)文渠道獲取政府主管部門(mén)頒發(fā)的相關(guān)法律、法規(guī)。

2).通過(guò)與各行業(yè)協(xié)會(huì)聯(lián)系和溝通獲取更多的其他要求信息。

3).通過(guò)專(zhuān)業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)機(jī)構(gòu)、圖書(shū)館、數(shù)據(jù)中心、信息中介機(jī)構(gòu)獲取相關(guān)信息。

4).通過(guò)購(gòu)買(mǎi)新的出版物(法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)匯編等),跟蹤報(bào)紙、刊物的最新發(fā)布情況,利用廣播電視、因特網(wǎng)等各種途徑獲取相關(guān)信息。

9.5.法律、法規(guī)及其他要求評(píng)價(jià)、登記和培訓(xùn)

1).公司、物管中心各部門(mén)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)獲取的法律、法規(guī)及其他要求進(jìn)行適用性識(shí)別、評(píng)價(jià)、確定使用范圍,填寫(xiě)《法律及其他要求有效版本清單》,經(jīng)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審定,交公司行政與人力資源部匯總。

2).公司行政與人力資源部對(duì)各部門(mén)提交的《法律及其他要求有效版本清單》匯總后,形成公司的法律及其他要求文件,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,發(fā)放到相關(guān)適用部門(mén)和崗位,確保適用場(chǎng)所都能得到現(xiàn)行有效版本或有關(guān)信息。

3).公司行政與人力資源部在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下,會(huì)同并督促公司、中心各部門(mén)采用各種形式和方法在不同場(chǎng)所向員工傳達(dá)相關(guān)的法律和其他要求;全體員工應(yīng)結(jié)合崗位培訓(xùn),認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)并貫徹執(zhí)行各項(xiàng)法律、法規(guī)及其他要求。

4).結(jié)合自身活動(dòng)和服務(wù)的范圍及所轄區(qū)域,公司各部門(mén)及各物管中心應(yīng)把相關(guān)法律、法規(guī)及其他要求及時(shí)向客戶和相關(guān)方傳達(dá),使他們能了解遵守有關(guān)要求,積極配合管理工作的開(kāi)展。

9.6.法律、法規(guī)及其他要求的更新

1).公司、物管中心各部門(mén)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)人定期及時(shí)跟蹤了解相關(guān)信息,得到更新版本或修訂信息后,上報(bào)公司行政與人力資源部。

2).公司行政與人力資源部根據(jù)相關(guān)部門(mén)的評(píng)審意見(jiàn),經(jīng)公司管理者代表批準(zhǔn)后,及時(shí)填寫(xiě)《法律和其他要求更新通知單》,并將相關(guān)信息向相關(guān)部門(mén)通告,確保新的要求得到貫徹執(zhí)行。

3).公司、物管中心各部門(mén)每半年組織各部門(mén)對(duì)《法律及其他要求有效版本清單》進(jìn)行修訂、更新,并更新所保存的版本。

4).對(duì)于作廢的法律及其他要求,公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)及時(shí)從相關(guān)部門(mén)撤回,并填寫(xiě)《文件發(fā)放(回收)登記表》。

9.7.相關(guān)記錄

c*5.2-03-f01-02《法律、法規(guī)及其他要求有效版本清單》

c*5.2-03-f02-02《法律、法規(guī)及其他要求更新通知單》

c*4.2.3-01-f01-01《文件發(fā)放(回收)登記表》

10.車(chē)輛使用的管理規(guī)定

10.1.車(chē)輛使用權(quán)限

1).北京物管公司車(chē)輛由公司行政與人力資源部統(tǒng)一管理、統(tǒng)一調(diào)度。

2).派車(chē)由行政與人力資源部負(fù)責(zé)。派車(chē)順序?yàn)?辦理重大事項(xiàng)優(yōu)先、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用車(chē)優(yōu)先。公務(wù)用車(chē)按照工作輕重緩急順序派車(chē)。

10.2.車(chē)輛使用申請(qǐng)程序

1).確需使用車(chē)輛外出辦公的部門(mén),須持部門(mén)經(jīng)理簽批后的《派車(chē)申請(qǐng)單》經(jīng)行政與人力資源部經(jīng)理簽批后生效,《派車(chē)申請(qǐng)單》由行政與人力資源部備案。

2).除緊急情況外,一般用車(chē)須提前一天將《派車(chē)申請(qǐng)單》報(bào)行政與人力資源部。

3).用車(chē)當(dāng)天由駕駛員到行政與人力資源部領(lǐng)取車(chē)輛鑰匙,并于收車(chē)后將車(chē)輛鑰匙交回行政與人力資源部。

10.3.車(chē)輛維保

1).行政與人力資源部負(fù)責(zé)車(chē)輛的維修、保養(yǎng)和車(chē)輛加油。

2).車(chē)輛使用人應(yīng)愛(ài)護(hù)車(chē)輛,遵守交通法規(guī),若因違章造成的事故,相關(guān)責(zé)任由當(dāng)事人承擔(dān)。

10.4.記錄及表格

第20篇 某某行政中心物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立管理規(guī)范

某行政中心物業(yè)管理處管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理

提要:

檔案管理的工作原則:符合實(shí)際、可操作、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。

以公司企業(yè)文化理念及iso9000質(zhì)量規(guī)律體系為指導(dǎo),導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎(chǔ),建立科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫润w系。

檔案的建立與管理科學(xué)化、規(guī)范化、技術(shù)化、高標(biāo)準(zhǔn)。

完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運(yùn)作的必要條件;科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運(yùn)作和快速發(fā)展提供強(qiáng)大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理是提供專(zhuān)業(yè)化物業(yè)管理服務(wù)的重要基礎(chǔ),能有效的為物業(yè)及公用設(shè)施的使用、維修以及各項(xiàng)物業(yè)管理服務(wù)工作提供引導(dǎo)和服務(wù)。

本公司素以嚴(yán)格規(guī)范的管理而著稱(chēng),在某某行政中心實(shí)施物業(yè)管理過(guò)程中,我們將依然按照iso9001質(zhì)量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅(jiān)決貫徹規(guī)范管理與專(zhuān)業(yè)服務(wù)相結(jié)合的路線。常言道:'沒(méi)有規(guī)矩,不成方圓',必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務(wù)的保證,要使該物管區(qū)域的管理與服務(wù)走上正軌,實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化的管理,必須從基礎(chǔ)抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度,這些制度的建立,是以政府相關(guān)法律法規(guī)和公司的經(jīng)營(yíng)宗旨、經(jīng)營(yíng)范圍和業(yè)主需求的為依據(jù),并在多年的實(shí)踐運(yùn)作中反復(fù)補(bǔ)充修改,逐步健全完善和提高的。

概括地說(shuō),這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管點(diǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的操作準(zhǔn)則和依據(jù),其總體涵蓋:公眾制度部分,內(nèi)部崗位責(zé)任制,管理運(yùn)作制度和考核標(biāo)準(zhǔn),它們整合形成一套完整的操作體系,以指導(dǎo)日常物業(yè)服務(wù)的方方面面,與傳統(tǒng)的管理方式相比,其更顯科學(xué)、規(guī)范。二是專(zhuān)門(mén)針對(duì)某某區(qū)行政中心物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目所制訂的系列內(nèi)部崗位制度,它包含事務(wù)所各崗位/部門(mén)職責(zé)描述、各類(lèi)人員職能規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)等,這一套制度的建立,為該物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目完善內(nèi)部機(jī)制,造就一支高素質(zhì)、高績(jī)效的員工隊(duì)伍奠定了基礎(chǔ),以完美的物業(yè)服務(wù)夯實(shí)政府辦事效率,提升政府形象。

一、規(guī)章制度的建立與管理

1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應(yīng)符合相關(guān)的法律法規(guī),所有管理制度的建立,均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎(chǔ),物業(yè)管理活動(dòng)中各法律主體的合法權(quán)益,特別對(duì)行政中心我們的責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行細(xì)化,并使之制度化、規(guī)范化,以保證如實(shí)履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務(wù)。

2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內(nèi)部管理制度時(shí),以我公司現(xiàn)有的管理運(yùn)作制度和iso9000質(zhì)量體系為基礎(chǔ),結(jié)合行政中心物業(yè)管理的具體特點(diǎn)和要求,并導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系,對(duì)整個(gè)規(guī)章制度體系作適當(dāng)?shù)男抻喓驼?使整套規(guī)章制度體系更切合實(shí)際,操作性更強(qiáng)。

3、規(guī)章制度注重服務(wù)、管理和責(zé)任的統(tǒng)一。每一項(xiàng)制度責(zé)任者對(duì)所承擔(dān)的管理、服務(wù)各項(xiàng)責(zé)任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。

4、在定性的基礎(chǔ)上強(qiáng)調(diào)定量的要求極其重要性,使績(jī)效考核評(píng)估具有標(biāo)準(zhǔn)尺度和依據(jù),又能激發(fā)員工工作熱情。

5、注重物業(yè)管理活動(dòng)中各部門(mén)人員職責(zé)范圍和工作接口關(guān)系,梳理各個(gè)環(huán)節(jié),用制度使其環(huán)環(huán)相扣,做到有序規(guī)范的運(yùn)作,協(xié)調(diào)一致。

6、制度文字條款簡(jiǎn)明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。

(規(guī)章制度的內(nèi)容見(jiàn)物業(yè)管理服務(wù)方案附件《管理制度匯編》)。

二、檔案的建立與管理

規(guī)章制度的執(zhí)行,需要通過(guò)檔案管理手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進(jìn)行的,對(duì)相關(guān)記錄進(jìn)行規(guī)范、整理、歸檔,做到每一項(xiàng)管理工作都有計(jì)劃、有標(biāo)準(zhǔn)、有規(guī)范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專(zhuān)職檔案管理人員,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、系統(tǒng)的管理,為整個(gè)管理工作的分析和改進(jìn)提供可靠的依據(jù)和信息支撐。

三、物業(yè)管理檔案的分類(lèi)

1、物業(yè)管理檔案的分類(lèi)以公司的檔案員崗位責(zé)任制度、檔案管理規(guī)定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據(jù),做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。

2、物業(yè)管理檔案按三個(gè)層面進(jìn)行分類(lèi)管理:

(1)第一層面:以建設(shè)部頒發(fā)的《全國(guó)物業(yè)管理示范大廈標(biāo)準(zhǔn)》建立管理檔案框架,對(duì)檔案資料采用統(tǒng)一格式。

(2)第二層面:融合了行政中心的實(shí)際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質(zhì)量管理體系文件及管理運(yùn)作制度、公眾管理制度等,通過(guò)適應(yīng)性修改,形成復(fù)合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。

(3)第三層面:將執(zhí)行復(fù)合型管理體系文件、相關(guān)規(guī)章制度的各種現(xiàn)場(chǎng)記錄補(bǔ)充到管理檔案架構(gòu)中,形成檔案管理的終端。

3、**區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機(jī)關(guān),保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此,我們將對(duì)日常管理檔案采用定期歸檔、密級(jí)保管等的方式嚴(yán)格進(jìn)行。